Recht

Das Handelsregister

Allgemeines

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das der Publizität im Geschäftsverkehr dient. Es soll vor allem der Sicherheit des Geschäftsverkehrs dienen, indem darin gewisse tatsächliche und rechtliche Verhältnisse eingetragen werden (z.B. die genaue Firmenbezeichnung, der Sitz des Unternehmens, Inhaberverhältnisse, eventuelle Haftungsbeschränkungen und die vertretungsberechtigten Personen). Auch Bilanzen und Gesellschafterlisten können beim zuständigen Amtsgericht-Registergericht eingesehen werden.
Alle Neueintragungen und Änderungen (z.B. Firmenänderungen, Rechtsformwechsel, Inhaberwechsel, Geschäftsführerwechsel, Prokura und Löschungen) werden im Bundesanzeiger und in einer Tageszeitung veröffentlicht.
Man unterscheidet beim Handelsregister die Abteilung A (HRA) und die Abteilung B (HRB).
  • In der Abteilung A werden der Einzelkaufmann (Einzelfirma), die Offenen Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG und GmbH & Co. KG), die Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung sowie Unternehmen der öffentlichen Hand eingetragen.
  • In der Abteilung B werden die Aktiengesellschaft (AG), die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit eingetragen.
  • Genossenschaften und Partnerschaftsgesellschaften (diese sind nur den freien Berufen vorbehalten) werden in separate Register eingetragen.
Das Handelsregister sowie die zum Handelsregister eingereichten Schriftstücke können von jedermann eingesehen werden.

Wer kann/muss sich in das Handelsregister eintragen lassen?

Jeder Gewerbetreibende ist Kaufmann und somit zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet, es sei denn, das Unternehmen erfordert keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb.
Das heißt:
Erfordert Ihr Unternehmen einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, also Erfordernis der Buchführung, Firmenführung, kaufmännische Ordnung der Vertretung und Haftung) so sind Sie in jedem Falle Kaufmann und zur Eintragung mit einer Firma in das Handelsregister verpflichtet.
Erfordert Ihr Unternehmen keinen derartig eingerichteten Geschäftsbetrieb sind Sie also ein sogenannter Kleingewerbetreibender, so sind Sie auch nicht verpflichtet wohl aber berechtigt, sich mit einer Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen. Sofern Sie von dieser Berechtigung – sogenannte Eintragungsoption - Gebrauch machen und sich mit einer Firma im Handelsregister eintragen lassen, werden Sie mit der Eintragung Kaufmann.
Auf alle Kaufleute, auch auf diejenigen, die erst durch die Eintragung mit einer Firma in das Handelsregister zum Kaufmann geworden sind, finden die Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) Anwendung.
Erfordert Ihr Unternehmen keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb und wollen bzw. haben Sie sich nicht freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen, so gilt für Sie ausschließlich das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Ist streitig, ob Sie nicht doch Kaufmann sind, müssen Sie gegebenenfalls nachweisen, dass Ihr Unternehmen keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Folgen der Kaufmannseigenschaft

Ein Kaufmann hat – im Gegensatz zum sogenannten Kleingewerbetreibenden - folgende Rechte und Pflichten:
  1. Sie dürfen Prokura erteilen, also Angestellte mit weitreichenden Geschäftsführung- und Vertretungsbefugnissen ausstatten. Ihrer besonderen Bedeutung wegen wird die Erteilung einer Prokura in das Handelsregister eingetragen.
  2. Sie können einen Gerichtstand frei vereinbaren und Schiedsverträge formlos abschließen.
  3. Bürgschaften, Schuldversprechen oder ein Schuldanerkenntnis können sie auch mündlich erteilen.
  4. Sie haben die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften zu beachten.

Das elektronische Handels- und Unternehmensregister

Das Handelsregister ist im Internetzeitalter angekommen. Konsequenz sind schnellere und einfachere Eintragungsverfahren aber auch eine erhöhte Transparenz von Unternehmensdaten. So werden zukünftig Jahres- und Konzernabschlüsse im Internet veröffentlicht und Verstöße gegen die Offenlegungspflichten von Amts wegen sanktioniert.

Müssen Unternehmen künftig alle Dokumente elektronisch einreichen?

Grundsätzlich sind alle Unterlagen beim Handelsregister elektronisch einzureichen. Bei Unternehmensgründungen unternimmt dies in der Regel der Notar. Laufende Mitteilungen, wie z.B. Änderungen in der GmbH-Gesellschafterliste, Satzungsänderungen oder Hauptversammlungsbeschlüsse bei der Aktiengesellschaft (Niederschrift) können jedoch direkt vom Unternehmen an das Handelsregister übermittelt werden.

Was gilt für Jahres- und Konzernabschlüsse?

Die Pflicht zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen besteht für Kapitalgesellschaften und bestimmte Kapitalgesellschaften „und Co“ fort. Außerdem sind die Dokumente der Rechnungslegung nicht wie bisher beim Handelsregister, sondern beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers abzugeben. Unternehmen können die Unterlagen der Rechnungslegung in Word, Excel- oder XML-Format (nicht jedoch im pdf-Format) übermitteln. Weitere Einzelheiten sind unter „www.bundesanzeiger.de“ niedergelegt.

Wie werden Verletzungen der Offenlegungspflichten sanktioniert?

Die Verfolgung von Verstößen gegen die Offenlegungspflicht von Amts wegen ist sicher die einschneidendste Änderung des Gesetzes. Bislang wurden Verstöße gegen die Offenlegungspflicht nur auf Antrag sanktioniert. Um die EU-Vorgaben zu erfüllen, wird im Fall der Nicht-Veröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse (seit 2007) zukünftig von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Die Zahlung eines Ordnungsgeldes von bis zu 25.000 € kann jedoch anders als beim ursprünglich von der Bundesregierung geplanten Bußgeldverfahren durch fristgemäße Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse abgewendet werden. Dafür bestehen sechs Wochen Zeit vom Zugang der Ordnungsgeldandrohung an.
Die Verfahrenskosten in Höhe von 50 € sind von dem Unternehmen jedoch in jedem Fall, d.h. wenn die Androhung zu Recht erfolgte, zu tragen. Jeglicher Verstoß wird aufgrund der elektronischen Prüfmöglichkeiten in Zukunft erfasst und verfolgt. Das ursprünglich von der Bundesregierung in ihrem Regierungsentwurf vorgesehene Bußgeldverfahrens wurde nicht verwirklicht. Die diesbezügliche Kritik der IHK-Organisation fand erfreulicherweise bei den Abgeordneten des Deutschen Bundestages Gehör. Im Rahmen des Bußgeldverfahrens hätten Unternehmen die Zahlung der bis zu 50.000 € hohen Bußgelder auch dann nicht abwenden können, wenn die Dokumente der Rechnungslegung kurz nach Ablauf der Offenlegungsfrist nachgereicht worden wären, da ein einmal verhängtes Bußgeld nach einem eingetretenen Verstoß nicht mehr zurückgenommen werden kann. Sollten Unternehmen ein ausgeprägtes Interesse an der Nichtveröffentlichung haben, können neben der Ausnutzung von Offenlegungserleichterungen (§§ 326, 327 HGB) nur, wie bisher schon, gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungsmaßnahmen, soweit sie unter anderen rechtlichen Gesichtspunkten möglich und sinnvoll sind, zum Erfolg führen. Der Wechsel in eine Kapitalgesellschaft & Co., wie z.B. eine GmbH & Co. KG, nebst Aufnahme einer natürlichen Person als persönlich haftendem Gesellschafter ist hier eine Möglichkeit.

Wie werden Unternehmensdaten zukünftig bekannt gemacht?

Auf der Internetseite „www.unternehmensregister.de“ werden seit Januar 2007 sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Darüber hinaus können die veröffentlichungspflichtigen Dokumente der Rechnungslegung auch im elektronischen Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden. Über www.handelsregister.de können zudem die Handelsregisterdaten direkt abgerufen werden. Nur letztere Internetseite genießt öffentlichen Glauben im Sinne des § 15 HGB. Die Veröffentlichung kostet pauschal lediglich 1 €.

Welche Erleichterungen bringt das elektronische Handelsregister?

Durch die in vielen Bundesländern bereits seit mehreren Jahren praktizierte Nutzung des elektronischen Handelsregisters haben sich die Eintragungsverfahren erheblich vereinfacht. In unkomplizierten Fällen können die Handelsregistereintragungen innerhalb von ein bis drei Tagen erfolgen. Zur zusätzlichen Beschleunigung des Verfahrens können Notare die persönliche Haftung für die Kostenschuld des anmeldenden Unternehmens erklären. Dies bietet den Registergerichten eine weitere Möglichkeit, auf einen Kostenvorschuss zu verzichten. Bei Fragen der Namensgebung im Rahmen der Existenzgründung bieten IHKs zudem für Unternehmen und Notare den Service einer firmenrechtlichen Vorabstellungnahme an, die dann zur Vereinfachung der Arbeit des Registergerichts mit der Handelsregisteranmeldung eingereicht werden kann. Das EHUG hat auch Erleichterungen bei den Vorbereitungen von Hauptversammlungen von nicht-börsennotierten Aktiengesellschaften eingeführt. So ist die Pflicht zur Auslage von Jahresabschluss, Lagebericht und anderer Materialien entfallen, wenn diese auf der Internetseite der Aktiengesellschaft bekannt gemacht worden sind.

Können Jahres- und Konzernabschlüsse auch aus anderen EU-Mitgliedstaaten eingesehen werden?

Die Pflicht zur elektronischen Veröffentlichung von Unterlagen der Rechnungslegung besteht seit dem 1. Januar 2007 durch die Slim IV-Richtlinie (2003/58EG) europaweit, so dass diese auch in den meisten anderen EU-Mitgliedstaaten - allerdings zumeist kostenpflichtig - online recherchiert werden können.

Weitere Informationen erhalten Sie bei den Industrie- und Handelskammern www.ihk.de.
Übersetzungsdienste werden vom Netzwerk der deutschen Auslandshandelskammern angeboten: www.ahk.de.

Änderungen durch die Einführung durch das elektronische Handelsregister

Durch die Einführung des elektronischen Handelsregisters haben sich bestehende Handelsregisternummern geändert, so zum Beispiel
  • beim Amtsgericht-Registergericht Ludwigshafen:
    Amtsgericht Ludwigshafen -direkt- (unverändert)
    Amtsgericht Bad Dürkheim (erhält die Vorziffer 1)
    Amtsgericht Frankenthal (erhält die Vorziffer 2)
    Amtsgericht Grünstadt (erhält die Vorziffer 3)
    Amtsgericht Neustadt (erhält die Vorziffer 4)
    Amtsgericht Speyer (erhält die Vorziffer 5)
Erläuterung:
Eine Firma mit Sitz in Frankenthal (und Umgebung) war bisher eingetragen, je nach Rechtsform unter z.B. HRA 2001 Frankenthal (wenn es sich um eine Einzelfirma, eine Kommanditgesellschaft oder eine offene Handelsgesellschaft gehandelt hat) oder unter z.B. HRB 2501 Frankenthal - auch mit Fra -abgekürzt -(wenn es sich um eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft gehandelt hat).
Dies galt entsprechend für die vorgenannten anderen Amtsgerichte ebenso.
Hier waren dann hinter den jeweiligen HRA- und HRB-Nummern zumindest die Kürzel Gr (für Grünstadt), Dü (für Bad Dürkheim), Sp (für Speyer) und Neu (für Neustadt) und Lu (für Ludwigshafen) vorgeschrieben.
Diese auf den Firmensitz hinweisenden Kürzel sind entfallen. Sie wurden, bis auf den Amtsgerichtsbezirk Ludwigshafen, durch vorangestellte Ziffern ersetzt.
Bei dem vorgenannten Beispiel für Frankenthal sehen die HRA-bzw. HRB-Nummern also nunmehr wie folgt aus: HRA 22001 und HRB 22501.
Aus vierstelligen Handelsregisternummern wurden somit fünfstellige Handelsregisternummern. Nur beim Amtsgericht Ludwigshafen verbleibt es bei der vierstelligen Handelsregisternummer: hier wird keine 5. Zahl vorangestellt.
  • beim Amtsgericht-Registergericht Kaiserslautern:
    Amtsgericht Kaiserslautern -direkt- (unverändert)
    Amtsgericht Rockenhausen (erhält die Vorziffer 1)
    Amtsgericht Kusel (erhält die Vorziffer 2)
Erläuterung:
Auch hier sind die Ortskennzeichnungen für Kusel (Ku) und Rockenhausen (Ro) entfallen.
Eine HRA 2002 Ro ist nunmehr eine HRA 12002, eine HRB 2014 Ku ist nunmehr eine HRB 22014.
Die Handelsregisternummern für Kaiserslautern -direkt- bleiben unverändert vierstellig.
  • beim Amtsgericht-Registergericht Zweibrücken:
    Amtgericht Zweibrücken -direkt- (unverändert)
    Amtsgericht Landstuhl (erhält die Vorziffer 1)
    Amtsgericht Pirmasens (erhält die Vorziffer 2)
Erläuterung:
Bei den HRA- bzw. HRB-Nummern für das Amtsgericht Zweibrücken direkt ist die Ortskennzeichnung entfallen. Die  Handelsregisternummer besteht hier dann nur aus den bisherigen 4 Zahlen.
Für die HRA- bzw. HRB - Nummern des Amtsgerichts Landstuhl ist das Kürzel L entfallen. Es wurde der bisherigen vierstelligen Zahl die Zahl 1 vorangestellt, so dass die Handelsregisternummern für Landstuhl fünfstellig geworden sind.
Am 10.10.2005 wurde die Führung des Handels- und Genossenschaftsregisters des Amtsgerichts-Registergerichts Pirmasens dem Amtsgericht-Registergericht Zweibrücken übertragen.
  • beim Amtsgericht-Registergericht Landau:
    Amtsgerichte Landau -direkt- (unverändert)
    Germersheim (erhält die Vorziffer 1)
    Kandel (erhält die Vorziffer 2)
Erläuterung:
Hier sind die Ortskennzeichen für Germersheim (Ge) und Kandel (Ka) entfallen.
Im Handelsregister eingetragene Firmen mussten als Folge dieser Umstellung ihre Geschäftsbriefbögen ändern.
Für die jeweiligen Genossenschaftsregister galt das Entsprechende.
Firmen, die nach Einführung von RegisSTAR im Handelsregister eingetragen worden sind, betreffen die vorgenannten Ausführungen nicht.