Das Handelsregister

Allgemeines

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das der Publizität im Geschäftsverkehr dient. Es soll vor allem der Sicherheit des Geschäftsverkehrs dienen, indem darin gewisse tatsächliche und rechtliche Verhältnisse eingetragen werden (z.B. die genaue Firmenbezeichnung, der Sitz des Unternehmens, Inhaberverhältnisse, eventuelle Haftungsbeschränkungen und die vertretungsberechtigten Personen). Auch Bilanzen und Gesellschafterlisten können im Handelsregister eingesehen werden.
Alle Neueintragungen und Änderungen (z.B. Firmenänderungen, Rechtsformwechsel, Inhaberwechsel, Geschäftsführerwechsel, Prokura und Löschungen) werden gemäß § 10 HGB seit dem 01.08.2022 im Internet im Registerportal der Länder unter der Registerkarte „Registerbekanntmachungen“ bekanntgemacht..
Man unterscheidet beim Handelsregister die Abteilung A (HRA) und die Abteilung B (HRB).
  • In der Abteilung A werden der Einzelkaufmann (Einzelunternehmen), die Offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG und GmbH & Co. KG), die Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) sowie Unternehmen der öffentlichen Hand, wie bspw. Körperschaften des öffentlichen Rechts eingetragen.
  • In der Abteilung B werden die Aktiengesellschaft (AG), die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) [hierzu gehört auch die UG haftungsbeschränkt) als Unterfall der GmbH] und der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (VVaG) eingetragen.
  • Eingetragene Genossenschaften (eG) und Partnerschaftsgesellschaften (PartG), letztere sind nur den freien Berufen vorbehalten, werden in separate Register (Genossenschaftsregister und Partnerschaftsregister) eingetragen.

Sensible Daten im Handelsregister

Das Handelsregister sowie die zum Handelsregister eingereichten Schriftstücke können öffentlich von jedermann und seit dem 01.08.2022 kostenfrei und ohne vorherige Registrierung zu Informationszwecken im gemeinsamen Registerportal der Länder eingesehen werden. Ein berechtigtes Interesse muss nicht nachgewiesen werden.
Aufgrund dieser zugunsten des Rechtsverkehrs bestehenden Transparenz des Handelsregisters sind seit 2022 jedoch auch bereits eingetragene sensible Handelsregisterdaten, wie bspw. Wohnort (mitunter mit Angabe der konkreten Privatanschrift) von Geschäftsführern öffentlich sehr einfach zugänglich.
Das Handelsregister enthält viele Daten über Unternehmen und die dort verantwortlich handelnden Personen. Dazu gehören unter Umständen auch: Privatadressen, hinterlegte Ausweisdokumente, Aufenthaltstitel und erteilte Vollmachten. Das bedeutet, dass sensible Daten von Personen unkontrolliert abzurufen sind, was nicht im Sinne der Betroffenen ist.
Mit der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) können seit August 2022 sensible Daten auf der Registerplattform der Länder kostenfrei abgerufen werden. Damit sind auch missbräuchliche Massenabrufe möglich. Seit Juni 2023 ist die Handelsregisterverordnung (HRV) so angepasst, dass nur noch Dokumente, die durch Rechtsvorschriften besonders angeordnet sind, in das digitale Handelsregister aufgenommen werden, vgl. § 9 Abs. 1 HRV. Gemäß § 43 Nr. 4 b) HRV ist bspw. ein GmbH-Geschäftsführer mit seinem Vornamen, Familiennamen, Geburtsdatum und Wohnort (allerdings nicht Privatanschrift) ins Handelsregister einzutragen. Auch die Vorgaben für Notare für die Eintragung im Handelsregister wurden angepasst. Gemäß § 5a S. 1 Notardienstordnung (DONot, Stand 2023) sollen Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten sowie Kontoverbindungen vor der elektronischen Übermittlung an das Registergericht unkenntlich gemacht werden oder gar nicht aufgenommen werden.
Achtung: Diese Änderungen gelten nur für Einträge im Handelsregister, die zukünftig vorgenommen worden.
Um Ihre bereits eingetragenen sensiblen Daten zu schützen, sollten Sie sich an Ihr zuständiges Registergericht wenden und die Option des Dokumententausches über den Notar gemäß § 9 Abs. 7 HRV nutzen.
Datenschutzrechtliche Betroffenenrechte hingegen, wie z.B. der Antrag auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, kommen im Grundsatz nicht in Betracht: Der BGH, Beschluss vom 23.1.2024 – II ZB 7/23, hat entschieden, dass der Geschäftsführer einer GmbH keinen Anspruch gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO auf Löschung seines Geburtsdatums und seines Wohnorts im Handelsregister hat und der Wohnort des Geschäftsführers einer GmbH zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden ist. In derselben Entscheidung wurde auch ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO abgelehnt, da die Datenverarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erfolge und daher die Voraussetzungen des Widerspruchrechts nicht erfüllt seien. In einer Parallelentscheidung vom gleichen Tag hat der BGH auch ein Recht des Kommanditisten auf Löschung seines Geburtsdatums und seines Wohnorts im Handelsregister abgelehnt, vgl. BGH 23.1.2024 – II ZB 8/23.
Bei neuen Einträgen ins Handelsregister sollten Sie daher darauf achten, dass keine persönlichen Daten von Ihnen im Handelsregister aufgenommen werden und dies mit Ihrem Notar absprechen.

Wer kann/muss sich in das Handelsregister eintragen lassen?

Jeder Gewerbetreibende ist Kaufmann und somit zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet, es sei denn, das Unternehmen erfordert keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, vgl. § 1 Handelsgesetzbuch (nachfolgend HGB).
Das heißt: Erfordert Ihr Unternehmen einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, so sind Sie in jedem Falle Kaufmann und zur Eintragung mit einer Firma in das Handelsregister verpflichtet. Es handelt sich hierbei um eine Einzelfallbeurteilung, das heißt es kommt auf ein Gesamtbild aus verschiedenen Kriterien an, wie bspw. das Erfordernis der kaufmännische Buchführung, Höhe des Umsatzvolumens und Betriebsvermögens, mehrere Standorte bzw. Niederlassungen).
Bei der Bestimmung der Kaufmannseigenschaft und einer hiermit einhergehenden Eintragungspflicht in das Handelsregister unterstützen wir Sie als Mitglied der IHK Pfalz und senden Ihnen auf Anfrage gerne unseren Fragebogen zur Eintragungspflicht in das Handelsregister zu, den Sie dann ausgefüllt und unterschrieben an uns zurückschicken.
Erfordert Ihr Unternehmen keinen derartig eingerichteten Geschäftsbetrieb, sind Sie also ein sogenannter Kleingewerbetreibender, so sind Sie auch nicht verpflichtet, wohl aber berechtigt, sich mit einer Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen, sog. Kannkaufmann gemäß § 2 HGB. Sofern Sie von dieser Berechtigung – sogenannte Eintragungsoption - Gebrauch machen und sich mit einer Firma im Handelsregister eintragen lassen, werden Sie mit der Eintragung Kaufmann.
Auf alle Kaufleute, auch auf diejenigen, die erst durch die Eintragung mit einer Firma in das Handelsregister zum Kaufmann geworden sind, finden die Regelungen des HGB Anwendung.
Erfordert Ihr Unternehmen keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb und wollen bzw. haben Sie sich nicht freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen, so gilt finden die HGB-Vorschriften keine Anwendung. Ist streitig, ob Sie nicht doch Kaufmann sind, müssen Sie als Unternehmer nachweisen, dass Ihr Unternehmen keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Folgen der Kaufmannseigenschaft

Ein Kaufmann hat – im Gegensatz zum sogenannten Kleingewerbetreibenden - folgende Rechte und Pflichten:
  1. Sie dürfen Prokura erteilen, also bspw. Angestellte oder andere natürliche Personen, die üblicherweise in irgendwie gearteter vertraglicher Beziehung zum Inhaber des Unternehmens stehen, mit weitreichenden Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnissen ausstatten. Ihrer besonderen Bedeutung wegen wird die Erteilung einer Prokura in das Handelsregister eingetragen.
  2. Sie können einen Namen für das Unternehmen (Firma) bestimmen, unter dem Sie im Rechtsverkehr auftreten. Die Firma wird im Handelsregister eingetragen und genießt durch die Eintragung einen gewissen firmenrechtlichen Schutz gemäß § 30 HGB.
  3. Sie können einen Gerichtsstand frei vereinbaren und Schiedsverträge formlos abschließen.
  4. Bürgschaften, Schuldversprechen oder ein Schuldanerkenntnis können sie auch mündlich erteilen.
  5. Sie haben die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften sowie die Untersuchungs- und Rügepflicht beim Handelskauf (vgl. § 377 HGB) zu beachten.

Das elektronische Handels- und Unternehmensregister

Das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) ist zum 01.01.2007 in Kraft getreten. Hierdurch wurde eine einheitliche elektronische Registerführung für Handels-, Genossenschafts-, Unternehmens- und Partnerschaftsregister aufgrund verschiedener EU-Richtlinien eingeführt.
Konsequenz der elektronischen Registerführung sind schnellere und einfachere Eintragungsverfahren aber auch eine erhöhte Transparenz von Unternehmensdaten, wie Jahres- und Konzernabschluss.

Müssen Unternehmen alle Dokumente elektronisch einreichen?

Grundsätzlich sind alle Unterlagen beim Handelsregister elektronisch einzureichen. Bei Unternehmensgründungen unternimmt dies in der Regel der Notar. Laufende Mitteilungen, wie z.B. Änderungen in der GmbH- [und UG (haftungsbeschränkt)]-Gesellschafterliste, notariell beurkundete Beschlüsse über Satzungsänderungen oder öffentlich beglaubigte Abschriften der Niederschrift von AG-Hauptversammlungen können jedoch direkt von den Vertretungsorganen des Unternehmens an das Handelsregister übermittelt werden.

Was gilt für Jahres- und Konzernabschlüsse?

Die Pflicht zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen besteht fort.

Wie werden Verletzungen der Offenlegungspflichten sanktioniert?

Verstöße gegen die Offenlegungspflicht werden ab Inkrafttreten des EHUG (2007) von Amts wegen verfolgt, und nicht, wie zuvor, nur auf Antrag sanktioniert. Im Fall der Nicht-Veröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse wird seit 2007 von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Die Zahlung eines Ordnungsgeldes kann jedoch durch fristgemäße Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse oder durch Rechtfertigung der Unterlassung der Veröffentlichung mittels Einspruchs abgewendet werden. Dafür bestehen sechs Wochen Zeit vom Zugang der Ordnungsgeldandrohung an.
Sofern die Androhung des Ordnungsgeldes zu Recht erfolgte, sind die Verfahrenskosten von dem Unternehmen zu tragen. Jeglicher Verstoß wird aufgrund der elektronischen Prüfmöglichkeiten erfasst und verfolgt. Sollten Unternehmen ein ausgeprägtes Interesse an der Nichtveröffentlichung haben, können neben der Ausnutzung von Offenlegungserleichterungen (§§ 326 ff. HGB) nur gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungsmaßnahmen, soweit sie unter anderen rechtlichen Gesichtspunkten möglich und sinnvoll sind, zum Erfolg führen. Der Wechsel in eine Kapitalgesellschaft & Co., wie z.B. eine GmbH & Co. KG, einschließlich Aufnahme einer natürlichen Person als persönlich haftendem Gesellschafter ist hier eine Möglichkeit.

Wie werden Unternehmensdaten zukünftig bekannt gemacht?

Bei der das Unternehmensregister führenden Stelle werden für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 beginnen, sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Zuvor, d.h. bis einschließlich der Geschäftsjahre, die bis 31.12.2021 endeten, erfolgte die Offenlegung beim Betreiber des Bundesanzeiger. Darüber hinaus können Veröffentlichungen, Bekanntmachungen und Registerinformationen im Unternehmensregister kostenlos eingesehen werden. Abrufe von hinterlegten Jahresabschlussunterlagen sowie die Beglaubigung von Jahresabschlüssen sind hingegen gebührenpflichtig. Über das gemeinsame Registerportal der Länder können zudem die Handelsregisterdaten direkt kostenfrei abgerufen werden. Nur letztere Internetseite genießt öffentlichen Glauben im Sinne des § 15 HGB.

Welche Erleichterungen bringt das elektronische Handelsregister?

Durch die Einführung des elektronischen Handelsregisters haben sich die Eintragungsverfahren erheblich vereinfacht und gehen schneller vonstatten. In unkomplizierten Fällen können die Handelsregistereintragungen innerhalb von ein bis drei Tagen erfolgen. Bei Fragen der Namensgebung im Rahmen der Existenzgründung bietet die IHK Pfalz zudem für Unternehmen und Notare den Service einer firmenrechtlichen Vorabeinschätzung an, die dann zur Vereinfachung der Arbeit des Registergerichts mit der Handelsregisteranmeldung eingereicht werden kann.

Können Jahres- und Konzernabschlüsse auch aus anderen EU-Mitgliedstaaten eingesehen werden?

Die Pflicht zur elektronischen Veröffentlichung von Unterlagen der Rechnungslegung besteht seit dem 1. Januar 2007 durch die Slim IV-Richtlinie (2003/58EG) europaweit, so dass diese auch in den meisten anderen EU-Mitgliedstaaten online recherchiert werden können.

Handelsregister in anderen EU-Staaten

  • Belgien (Link: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html)
  • Bulgarien (Link: https://portal.registryagency.bg/)
  • Dänemark (Link: https://datacvr.virk.dk/)
  • Deutschland (Link: https://www.handelsregister.de/rp_web/welcome.xhtml)
  • Estland (Link: https://ariregister.rik.ee/eng)
  • Finnland (Link: https://www.prh.fi/en/kaupparekisteri.html)
  • Frankreich (Link: https://www.infogreffe.fr/)
  • Griechenland (Link: https://publicity.businessportal.gr/)
  • Großbritannien (Link: https://www.gov.uk/government/organisations/companies-house)
  • Irland (Link: https://www.cro.ie/)
  • Italien (Link: https://italianbusinessregister.it/en/home)
  • Lettland (Link: https://www.ur.gov.lv/)
  • Litauen (Link: https://www.registrucentras.lt/jar/index_en.php)
  • Luxemburg (Link: https://www.lbr.lu/mjrcs/)
  • Malta (Link: https://register.mbr.mt/app/query/search_for_company)
  • Niederlande (Link: https://www.kvk.nl/)
  • Polen (Link: https://prod.ceidg.gov.pl/)
  • Portugal (Link: https://justica.gov.pt/Servicos/Pedir-registo-comercial)
  • Rumänien (Link: https://www.onrc.ro/index.php/ro/)
  • Schweden (Link: https://bolagsverket.se/sokforetagsinformation.1909.html)
  • Slowakei (Link: https://www.orsr.sk/)
  • Slowenien (Link: https://www.ajpes.si/register/eprs_handelsregister_sloweniens)
  • Spanien (Link: https://www.rmc.es/)
  • Tschechien (Link: https://justice.cz/)
  • Ungarn (Link: https://occsz.e-cegjegyzek.hu/)
  • Zypern (Link: https://companieshousecyprus.com/)
Stand: August 2024