Merkblatt OHG
Was sind Geschäftsbriefe?
(Formvorschriften: §§ 37a, 125 HGB)
Geschäftsbriefe umfassen alle nicht mündlichen Mitteilungen eines Kaufmanns (Unternehmens) über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein; also nicht solche an eine größere unbestimmte Vielzahl von Empfängern. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. Geschäftsbriefe sind somit nicht nur Briefe nach dem allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch Postkarten u.a.
Geschäftsbriefe sind daher z.B. auch:
E-Mails, Faxe bzw. Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z.B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc., Telebriefe, Geschäftsrundschreiben, gleichförmige Kaufangebote, Preislisten, formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen), Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung des Arbeitsverhältnisses), Bestellscheine.
Keine Geschäftsbriefe sind:
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebliche Rundschreiben.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, der sogenannten Fußleistenpflicht auch bei anderen Mitteilungen, so insbesondere beim Kurzbrief, Genüge zu tun, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
Die OHG muss somit folgende Angaben auf Geschäftsbriefen machen (§§ 125, 19 Abs. 1 Nr. 2 HGB):
Die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, den Rechtsformzusatz, also „offene Handelsgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, wie „OHG“, den Ort der Handelsniederlassung, also den Unternehmenssitz, das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer (übliche Abkürzungen für die Gerichtsbezeichnung und die Registernummer sind zulässig). Darüber hinaus muss gemäß § 125 Abs. 1 S. 2 HGB bei Nicht-Vorliegen einer natürlichen Person als Gesellschafter die Firma des Gesellschafters angegeben werden bzw. wenn eine Firma nicht existiert (z.B. GbR, Verein) der Name des Gesellschafters. Wenn es sich bei dem Gesellschafter um eine GmbH, AG oder KGaA handelt, sind zusätzlich die Angaben nach §§ 35a GmbHG, 80 AktG (i.V.m. 278 AktG) zu machen. Bei Gesellschaftern in der Rechtsform einer Personenhandelsgesellschaft (z.B. GmbH & Co. KG) sind entsprechend §§ 125 Abs. 1 S. 1, 177a HGB Pflichtangaben zur Gesellschafter-OHG oder -KG zu machen. Ist der Gesellschafter eine nur von nicht-natürlichen Personen gebildete GbR, sind nur der Name der GbR und die Rechtsform anzugeben. Zusätzliche Angaben zu den Gesellschaftern der GbR sind in diesem Fall nicht zu machen, da § 125 HGB für die GbR nicht gilt.
Die zusätzlichen Angaben nach Abs. 1 S. 2 sind gem. Abs. 1 S. 3 nicht erforderlich, wenn zu den Gesellschaftern der Gesellschaft eine rechtsfähige Personengesellschaft gehört, bei der mindestens ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist.
Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) die Angaben nach § 14 Abs. 1, Abs. 4 UStG angeben.
Musterbrief OHG
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