Merkblatt KG und GmbH & Co. KG
Was sind Geschäftsbriefe?
(Formvorschriften: §§ 37a, 125, 177a HGB)
Geschäftsbriefe umfassen alle nicht mündlichen Mitteilungen eines Kaufmanns (Unternehmens) über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein; also nicht solche an eine größere unbestimmte Vielzahl von Empfängern. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. Geschäftsbriefe sind somit nicht nur Briefe nach dem allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch Postkarten u.a.
Geschäftsbriefe sind daher z.B. auch:
E-Mails, Faxe bzw. Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z.B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc., Telebriefe, Geschäftsrundschreiben, gleichförmige Kaufangebote, Preislisten, formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen), Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung des Arbeitsverhältnisses), Bestellscheine.
Keine Geschäftsbriefe sind:
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebliche Rundschreiben.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, der sogenannten Fußleistenpflicht auch bei anderen Mitteilungen, so insbesondere beim Kurzbrief, Genüge zu tun, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
Die KG muss somit folgende Angaben auf den Geschäftsbriefen machen (§§ 125, 177a, 19 Abs. 1 Nr. 3 HGB):
Die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, den Rechtsformzusatz, also „Kommanditgesellschaft“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, wie „KG“, den Ort der Handelsniederlassung, also der Unternehmenssitz, das Registergericht des Sitzes sowie die Handelsregisternummer (übliche Abkürzungen für die Gerichtsbezeichnung und die Registernummer sind zulässig).
Darüber hinaus müssen bei einer KG, bei der der Komplementär-Gesellschafter weder eine natürliche Person ist noch gemäß § 125 Abs. 1 S. 3 HGB zumindest eine Gesellschaft ist, bei der eine natürliche Person persönlich unbeschränkt für die Schulden der KG haftet, zusätzliche Angaben über die Komplementäre gemacht werden, vgl. § 125 Abs. 1 S. 2 HGB. Zu diesen zusätzlichen Angaben i.S.v. § 125 Abs. 1 S. 2 HGB gehören: die Firma des Komplementärs bzw. wenn eine Firma nicht existiert (z.B. GbR, Verein) der Name des Gesellschafters. Wenn es sich bei dem Komplementär um eine GmbH, AG oder KGaA handelt, sind zusätzlich die Angaben nach §§ 35a GmbHG, 80 AktG (i.V.m. 278 AktG) zu machen. Bei Komplementären in der Rechtsform einer Personenhandelsgesellschaft (z.B. GmbH & Co. KG) sind entsprechend §§ 125 Abs. 1 S. 1, 177a HGB Pflichtangaben zur Gesellschafter-OHG oder -KG zu machen. Ist der Gesellschafter eine nur von nicht-natürlichen Personen gebildete GbR, sind nur der Name der GbR und die Rechtsform anzugeben. Zusätzliche Angaben zu den Gesellschaftern der GbR sind in diesem Fall nicht zu machen, da § 125 HGB für die GbR nicht gilt.
Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) die Angaben nach § 14 Abs. 1, Abs. 4 UStG angeben.
Musterbrief KG und GmbH & Co. KG
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