Merkblatt GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
Was sind Geschäftsbriefe?
(Formvorschriften: §§ 37a HGB, 35a GmbHG)
Geschäftsbriefe umfassen alle nicht mündlichen Mitteilungen eines Kaufmanns (Unternehmens) über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, also gegenüber Dritten. Sie müssen an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein; also nicht solche an eine größere unbestimmte Vielzahl von Empfängern. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. Geschäftsbriefe sind somit nicht nur Briefe nach dem allgemeinen Sprachgebrauch, sondern auch Postkarten u. a.
Geschäftsbriefe sind daher z. B. auch:
E-Mails, Faxe bzw. Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen, wie z. B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc., Telebriefe, Geschäftsrundschreiben, gleichförmige Kaufangebote, Preislisten, formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen), Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung des Arbeitsverhältnisses), Bestellscheine.
Keine Geschäftsbriefe sind:
Schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter, Mitteilungen an einen unbestimmten Personenkreis (z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen), Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, betriebliche Rundschreiben.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, der sogenannten Fußleistenpflicht auch bei anderen Mitteilungen, so insbesondere beim Kurzbrief, Genüge zu tun, um Haftungsprobleme zu vermeiden.
Die GmbH / UG (haftungsbeschränkt) muss somit folgende Angaben auf Geschäftsbriefen machen (§§ 37a HGB, 35a GmbHG):
Die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, den Rechtsformzusatz (also Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder GmbH bzw. Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt)), den Unternehmenssitz gemäß Gesellschaftsvertrag, das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer (übliche Abkürzungen für die Gerichtsbezeichnung und die Registernummer sind zulässig). In der Liquidation ist neben der Rechtsform anzugeben, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet, wobei der Zusatz „i.L.“ genügt.
Weiter muss enthalten sein der Name aller Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Sofern kraft Gesetzes oder durch Gesellschaftsvertrag ein Aufsichtsrat (oder anderes Gesellschaftsorgan mit Aufsichtsratsfunktionen, z.B. Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, ist der Familienname des Vorsitzenden mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden anzugeben.
Im Falle einer GmbH & Co. KG gilt § 35a GmbHG unmittelbar allein für die der GmbH als Komplementärin.
Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) die Angaben nach § 14 Abs. 1, Abs. 4 UStG angeben.
Musterbrief GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt)
Hinweis: Dieses Merkblatt erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größter Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.