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Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden derzeit häufig ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Seit die Finanzverwaltungen Manipulationen an elektronischen Registrierkassen durch „Zapper“-Software aufgedeckt haben, stehen zudem Forderungen nach technischen Manipulationsschutzmaßnahmen (Stichwort: „INSIKA“) im Raum.
Ende 2016 lief die Übergangsfrist zur Nachrüstung von elektronischen Kassen ab. Vom 1. Januar 2017 an dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen mussten bis zu diesem Zeitpunkt auf den geforderten technischen Stand aktualisiert werden. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht besteht aber weiterhin nicht.
Setzen Sie sich sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinander und gestalten Sie Ihr Kassensystem prüfungs- und zukunftssicher. Hilfestellung können Ihr Steuerberater und die Kassenhersteller geben.
Folgende Tipps helfen, Fehler zu vermeiden:
  1. Verpflichtung zur Führung einer Kasse bzw. eines Kassenbuches
  2. Regeln und Formen der Kassenführung
  3. Folgen fehlerhafter Kassenführung

1. Verpflichtung zur Führung einer Kasse bzw. eines Kassenbuches


Buchführungspflicht
Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gemäß §§ 140 – 148 Abgabenordnung (AO), § 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) führen, welche gemäß  § 146 Abs. 1 S. 2 AO auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Buchführungspflichtig sind gemäß § 141 Abs. 1 AO Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro.
Einnahmen-Überschuss-Ermittler
Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG)) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist jedoch gemäß § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Einzelaufzeichnung, die gemäß § 146 Abs. 5 S. 1 AO in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann. Führen diese Unternehmen (sog. Einnahmen-Überschuss-Ermittler) allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.

2. Regeln und Formen der Kassenführung

Keine Registrierkassenpflicht
Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- bzw. PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden.

Offene Ladenkasse

Wichtig: Täglicher Kassenbericht!
Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt und deshalb auch „Schubladenkasse“ genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss!) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.
Beispiel eines Kassenberichtes:
                Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)
                ./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
                = Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
                + Kassenausgaben des Tages
                + Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
                + Privatentnahmen
                ./. Privateinlagen
                ./. Sonstige Tageseinnahmen
                = Summe der Kasseneinnahmen
Einzelaufzeichnung
Bei Bareinnahmen gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht. Da sich diese jedoch „im Rahmen des Zumutbaren“ bewegen muss, kann hierauf ggf. im kleinen Einzelhandel verzichtet werden.
Nach dem BMF-Schreiben zu § 146b AO hat das BMF am 19. Juni 2018 ein weiteres Schreiben zur Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO) veröffentlicht.

Registrier- bzw. PC-Kassen

Hinsichtlich elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten in einem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 [ Link auf die Website des BMF ] festgelegt.
Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 AO sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Dieses betrifft Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler.
10 Jahre Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig 10 Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann.
Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen im Sinne von § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
Details der Einzelaufzeichnung
Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass alle Verkaufsvorgänge dokumentiert werden, wenn Warenverkäufe mit Hilfe eines modernen PC-Kassensystems erfasst werden. Dazu gehören: Datum, Zeit, Bediener/Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis. Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend!
Umgang mit Storno
Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno-Buchungen.
Unveränderbarkeit
Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit, das heißt zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt unter Umständen auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem.
Verfahrensdokumentation
Vorzuhalten ist auch eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthält.

3. Folgen fehlerhafter Kassenführung

Verwerfung der Buchführung
Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, das heißt ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu in der Regel nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern.
Hinzuschätzungen, Sicherheitszuschläge
Liegt jedoch ein materieller Mangel vor – (z. B. unvollständiges Verbuchen von Einnahmen) – besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (gegebenenfalls Vollschätzung) nach § 162 AO.
Was ist konkret zu beachten?
Wichtige Hinweise für die Praxis:
  • Kassenbericht/Kassenbuch: Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnung: Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz (7 % USt und 19 % USt) aufzuzeichnen.
  • Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.
  • Belegpflicht: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben.
  • Z-Bons: Tagesendsummenbons müssen folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno-/Retourbuchungen, Entnahmen, Zahlungsart.
  • Aufbewahrung der Rechnungen: Von einer Registrierkasse erstellte Rechnungen sind archivierungspflichtig, sofern es sich nicht um eine Kleinbetragsrechnung im Sinne des § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) (<150 Euro inklusive USt) handelt.
Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.

4. Infoblatt über die steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen

Die DIHK hat im November 2019 ein Infoblatt zu den Steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen (PDF)” veröffentlicht. Dort werden insbesondere die Themen zur sogenannten zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) sowie zur Belegausgabepflicht aufgegriffen.

5. FAQs zum Kassengesetz

Das Bundesministerium der Finanzen hat FAQs zum Kassengesetz veröffentlicht. Die FAQs vom 5. Oktober 2022 können Sie hier abrufen.

Neuregelungen seit 2020

Seit 1. Januar 2020 gelten weitere Neuerungen. Hierdurch soll gegen Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, wie Kassenaufzeichnungen, und dadurch ausgelösten Steuerbetrug wirksamer vorgegangen werden. Wichtige Änderungen betreffen insbesondere:
Meldepflicht
Seit dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (tSE) dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
Achtung: Formulare liegen noch nicht vor
Die Meldung an das Finanzamt ist nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck möglich. Bisher gibt es aber keinen amtlichen Vordruck dafür. Eine Meldung ist deshalb noch nicht möglich. Betroffene Unternehmen sollten daher abwarten, bis der Vordruck veröffentlicht wird. Zudem erläutert auch das BMF Schreiben vom 6.11.2019, dass von der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen sei.

Belegausgabepflicht an die Kunden
Die Belegausgabepflicht trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Danach muss bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Die Finanzbehörden können auf Antrag Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien. Aktuell ist jedoch von einer sehr restriktiven Haltung der Finanzverwaltung auszugehen.
Ein Überblick:
  • Ziel der Belegausgabepflicht soll sein, die ordnungsgemäße Erfassung von Verkaufsvorgängen in der Kasse sicherzustellen und zu verhindern, dass Verkäufe „an der Kasse vorbei“, d.h. ohne Einbuchung getätigt werden. Es ist jedoch fraglich, ob durch eine allgemeine Belegausgabepflicht tatsächlich derartige strafbare Nichterfassungen verhindert werden können. Testkäufe oder verdeckte Beobachtungen im Ladengeschäft durch Mitarbeiter des Finanzamtes sind viel wirksamere Instrumente, um gegen Nichterfassungen vorzugehen. Zudem trifft eine allgemeine Belegausgabepflicht gerade die weit überwiegende Mehrheit der steuerehrlichen Unternehmen.
  • Gilt die neue Belegausgabepflicht auch für offene Ladenkassen? Nein. Das Bundesfinanzministerium (BMF) weist allerdings darauf hin, dass die gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. § 146 Abgabenordnung, also einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen und weitere Vorschriften und Rechtsprechung zu beachten sind.
  • Die Pflichtangaben des Belegs ergeben sich aus § 6 der Kassensicherungsverordnung. Hierzu gehören unteren anderem: vollständiger Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum der Belegausstellung, Zeitpunkte des Vorgangsbeginns sowie der Vorgangsbeendigung, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, die Transaktionsnummer, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung der Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
  • Eine Mitnahmepflicht des Belegs für den Kunden besteht nicht. Mit der neuen, seit dem 1. Januar 2020 geltenden Regelung werden zwar Unternehmen verpflichtet, bei jedem Kassenvorgang einen entsprechenden Kassenbon auszugeben und ihren Kunden zur Verfügung zu stellen. Diese sind jedoch nicht zur Mitnahme verpflichtet.
  • Neben der Papierform ist mit Zustimmung des Kunden auch eine elektronische Belegausgabe zulässig. Das BMF betont auf seiner Homepage: „Die Belegausgabepflicht ist bewusst technologie-neutral ausgestaltet. Es bleibt den Kasseninhabern unbenommen, Belege beispielsweise auch per Mail oder auf das Handy auszugeben.“ In der Gesamtschau ist jedoch unklar, wie eine technische Umsetzung dieser Vorgaben flächendeckend möglich sein soll. Zumindest in all den Fällen, bei denen der Kunde nicht bereit ist, relevante elektronische Identitäts- bzw. Kontaktdaten offenzulegen, die es dem Unternehmen ermöglichen, den elektronischen Beleg (nur) diesem Kunden „bereitzustellen“, besteht die Gefahr, dass die theoretisch gegebene Möglichkeit der digitalen Bereitstellung ins Leere läuft. Dies dürfte insbesondere Bargeschäfte betreffen.
  • Was passiert bei Verstößen gegen die Belegausgabepflicht? Nach aktuellem Stand gibt es keine direkten Sanktionen. Das BMF hierzu wörtlich auf seiner Homepage: „Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.“ Mit anderen Worten: Die Finanzverwaltung könnte daraus den Schluss ziehen, dass bei der Kasse möglicherweise etwas nicht korrekt läuft, und dies zum Anlass für weiterführende steuerliche Prüfungen nehmen.
  • Sind Befreiungen von der Belegausgabepflicht möglich? Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, können auf Antrag von den Finanzbehörden aus „Zumutbarkeitsgründen“ von der Belegausgabepflicht befreit werden. Entsprechendes gilt für Dienstleister. Nach aktuellem Stand jedoch ist von einer sehr restriktiven Haltung der Finanzverwaltung bei der Befreiung von der Belegausgabepflicht auszugehen. Laut BMF soll eine Befreiung nur bei einer sachlichen oder persönlichen Härte in Betracht kommen, wobei die bei dem Unternehmen anfallenden Kosten der Belegausgabe nicht zu einer sachlichen Härte zählen (Teilziffer 6.9 des AEAO zu § 146a AO vom 17. Juni 2019). Damit läuft die gesetzliche Regelung ins Leere. Die IHK-Organisation setzt sich gegenüber Politik und Finanzverwaltung für eine Nachbesserung der Regelung ein, da eine verpflichtende Belegausgabe ohne Verlangen des Kunden aus ökologischen und ressourcenschonenden Gründen nicht vertretbar ist.
Bußgelder
Bußgelder können ab 2020 nicht nur gegen den Unternehmer erhoben werden, der ein nicht ordnungsgemäßes Kassensystem führt, sondern auch gegen Vertreiber derartiger Systeme bzw. Manipulationssoftware. Die Höhe der Bußgelder wurde auf bis zu 25.000 Euro angehoben. Unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist oder nicht, kann ein Bußgeld bei Verstoß verhängt werden.
Umstellung von elektronischen Registrierkassen: Ab 2020 sind die Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Technische Anforderungen sind in der sog. Kassensicherungsverordnung vom 26. September 2017 (BGBl. I 2017, 3515) geregelt.
Achtung:
Für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden, und die den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen, gilt ausnahmsweise Folgendes: Sind diese Registrierkassen bauartbedingt nicht aufrüstbar, so dass sie die neuen Anforderungen nicht erfüllen, dürfen sie bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden.
Betriebe, die immer noch solche Registrierkassen nutzen, müssen bis zum Ablauf der Übergangsfrist am 31. Dezember 2022 eine neue Kasse anschaffen, die mit einer TSE ausgestattet ist.
Falls die Umstellung nicht fristgerecht möglich sein, müssen Betriebe im Einzelfall einen Antrag auf Fristverlängerung nach Paragraf 148 AO bei ihrem Finanzamt stellen.

Stand: April 2023
Quelle: Text teilweise von der IHK München und Oberbayern entnommen.
Für die Richtigkeit aller Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen.