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Kassen-Nachschau

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 29. Mai 2018 den Anwendungserlass zur Abgabenordnung ergänzt und Präzisierungen zur Kassen-Nachschau gem. § 146b Abgabenordnung (AO) aufgenommen.
Mit dem sogenannten „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (Kassengesetz) vom 22. Dezember 2016 wurde die Verpflichtung eingeführt, ab 1. Januar 2020 alle elektronischen bzw. PC-gestützten Registrierkassen mit einer zertifizierten, technischen Sicherheitseinrichtung (Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle) auszurüsten. Hierdurch soll verhindert werden, dass zuvor eingegebene Kassendaten nachträglich verändert werden.
Zudem wurde – als flankierende Maßnahme – die sogenante „Kassen-Nachschau“ in § 146b AO eingeführt: Diese berechtigt die Finanzverwaltung, ab dem 1. Januar 2018 die Kassensysteme in den Geschäftsräumen des Betriebsinhabers ohne vorherige Ankündigung zu überprüfen.
Das BMF hat nunmehr entsprechende Erläuterungen im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) aufgenommen. Wir möchten auf folgende Punkte hinweisen:
  •  Der Kassennachschau unterliegen nicht nur elektronische und PC-gestützte Registrierkassen, sondern - neben Taxametern, Wegstreckenzählern, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Geldspielgeräten - auch offene Ladenkassen.
  • Die Entscheidung, ob während der Kassen-Nachschau ein Kassensturz durchgeführt wird, liegt im Ermessen des Amtsträgers.
  • Die Kassen-Nachschau darf während der üblichen Geschäftszeiten, aber auch außerhalb dieser Zeiten vorgenommen werden, sofern im Unternehmen noch/schon gearbeitet wird (Arbeitszeiten).
  • Der Prüfer kann inkognito die öffentlich zugänglichen Geschäftsräume betreten, die dortigen Vorgänge beobachten und Testkäufe vornehmen. Die eigentliche Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassenabläufe beginnen. Der Prüfer hat sich erst dann auszuweisen, wenn er die nicht der Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftsräume betreten möchte oder Einsicht in das elektronische Aufzeichnungssystem verlangt.
  • Bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen oder seines gesetzlichen Vertreters (z.B. Geschäftsführer einer GmbH, § 35 GmbHG) sind alle Mitarbeiter zur Mitwirkung verpflichtet, soweit diese hierzu tatsächlich in der Lage sind und rechtlich vom Geschäftsinhaber befugt wurden.
  • Neben der Einsichtnahme in kassenrelevante Aufzeichnungen, Bücher und sonstige Organisationsunterlagen und dem Datenzugriff kann der Prüfer Unterlagen und Belege scannen bzw. fotografieren.
  • Die Kassen-Nachschau stellt keine Außenprüfung nach § 193 AO dar. Sofern Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen bzw. -buchungen oder (ab 1. Januar 2020) der technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Dieses ist schriftlich bekannt zu geben.
  • Da die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung darstellt, ist kein Prüfungsbericht anzufertigen. Werden jedoch auf Grundlage der Kassen-Nachschau die Besteuerungsgrundlagen geändert, ist dem Steuerpflichtigen zuvor rechtliches Gehör zu gewähren. Gegen die Änderungen im Steuerbescheid kann Einspruch eingelegt werden.

Stand: November 2023