Ausbildung

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Kaufleute für Büromanagement übernehmen zentrale Aufgaben im Büroalltag: Sie koordinieren Abläufe, organisieren Termine und bearbeiten Geschäftsprozesse mithilfe moderner Software. Dabei fungieren sie als Schnittstelle zwischen Kunden, Partnern und internen Abteilungen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen Betriebsablauf bei.
Für den Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement finden Sie die Ordnungsmittel (u.a. Ausbildungsverordnung und Rahmenplan) beim Bundesinstitut für Berufsbildung

Ausbildungsinhalte und Dauer

Arbeitsgebiet
Kaufleute für Büromanagement übernehmen vielseitige organisatorische und kaufmännische Aufgaben in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Sie koordinieren Büro- und Geschäftsprozesse, bearbeiten Aufträge, unterstützen Einkauf, Personalwesen und Vertrieb und übernehmen Aufgaben in Verwaltung, Rechnungswesen und Organisation. Im Ausbildungsvertrag werden zwei von zehn möglichen Wahlqualifikationen festgelegt, die sich am Tätigkeitsschwerpunkt des Ausbildungsbetriebs orientieren.
Zur Auswahl stehen folgende Wahlqualifikationen:
  • Auftragsprozess steuern
  • Instrumente der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle nutzen
  • Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen gestalten und umsetzen
  • Einkauf und Logistikprozesse planen, koordinieren und durchführen
  • Marketing- und Vertriebsaktivitäten mitgestalten
  • Personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen
  • Assistenzaufgaben übernehmen
  • Öffentlichkeitsarbeit gestalten und Aufgaben des Veranstaltungsmanagements übernehmen
  • Aufgaben der Verwaltung wahrnehmen und Recht anwenden
  • Haushaltsmittel planen und bewirtschaften
    (Die beiden letzten Wahlqualifikationen sind dem Öffentlichen Dienst vorbehalten)
Branchen/Betriebe
Kaufleute für Büromanagement sind branchenübergreifend und vielseitig einsetzbar. Sie arbeiten in Unternehmen und Einrichtungen unterschiedlichster Größen und übernehmen dort kaufmännische und organisatorische Aufgaben. Einsatzmöglichkeiten finden sich unter anderem in Handels- und Industrieunternehmen, Handwerksbetrieben, Dienstleistungsunternehmen, Verbänden und Organisationen sowie in der öffentlichen Verwaltung.
Die Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement dauert gemäß Ausbildungsordnung drei Jahre.

Ausbildungsvergütung

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Berufsschule

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Ausbildungsgebühr

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Informationen zur Prüfung

Die Abschlussprüfung wird als gestreckte Abschlussprüfung (GAP) durchgeführt. Damit entfällt die klassische Zwischenprüfung, stattdessen erfolgt die Bewertung in zwei zeitlich getrennten Teilen. Das Gesamtergebnis ergibt sich aus den Leistungen in Teil 1 und Teil 2.
Abschlussprüfung Teil 1
  • Zeitpunkt: zur Mitte des zweiten Ausbildungsjahres
  • Prüfungsbereich:
    • „Informationstechnisches Büromanagement“ (120 Minuten, schriftlich & am PC, Gewichtung 25 %)
Wichtig: Das Ergebnis von Teil 1 fließt verbindlich in die Abschlussnote ein und ist nicht separat wiederholbar.
Abschlussprüfung Teil 2
  • Zeitpunkt: am Ende der Berufsausbildung
  • Prüfungsbereiche:
    • „Kundenbeziehungsprozesse“ (150 Minuten, schriftlich, Gewichtung 30 %)
    • „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ (20 Minuten + 15 Minuten Vorbereitungszeit, fallbezogenes Fachgespräch, Gewichtung 35 %)
    • „Wirtschafts- und Sozialkunde“ (60 Minuten, schriftlich, Gewichtung 10 %)
Im Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ findet ein fallbezogenes Fachgespräch zu einer der im Ausbildungsvertrag festgelegten Wahlqualifikationen statt.
Für die Prüfung stehen zwei Prüfungsmodelle zur Auswahl:
  • Report-Variante: Der Prüfling führt im Ausbildungsbetrieb eine Fachaufgabe durch und erstellt dazu einen Report. Für beide gewählten Wahlqualifikationen wird jeweils ein Report eingereicht. Der Prüfungsausschuss wählt einen der beiden Reports als Grundlage für das Fachgespräch. Der Report selbst wird nicht bewertet.
  • Klassische Variante: Der Prüfungsausschuss stellt zwei praxisbezogene Fachaufgaben zur Auswahl. Der Prüfling wählt eine Aufgabe aus und erhält eine Vorbereitungszeit, um einen Lösungsweg zu entwickeln. Das anschließende Fachgespräch beginnt mit der Darstellung der Aufgabe und des Lösungswegs.
Wichtig: Das Prüfungsmodell wird mit der Anmeldung zur Abschlussprüfung Teil 2 festgelegt. Eine spätere Änderung des gewählten Prüfungsmodells ist nicht möglich.
Die Fachaufgabe muss einen Bezug zur Wahlqualifikation haben und im Ausbildungsbetrieb durchgeführt worden sein.
Geeignet sind Aufgaben, bei denen Sie selbstständig planen, analysieren, Entscheidungen treffen und handeln. Reine Routineaufgaben sind nicht geeignet.
Eher ungeeignet:
  • Daten erfassen
  • ein Protokoll schreiben
  • einen Routineauftrag eingeben
  • eine Reise buchen
  • Dokumente ablegen
Geeignet:
  • Angebote vergleichen und bewerten
  • Lösungsvarianten prüfen und eine Entscheidung vorbereiten
  • einen Prozess planen und durchführen
  • Anforderungen ermitteln
  • eine Veranstaltung organisieren
Der Report sollte die Fachaufgabe nachvollziehbar darstellen:
  • 1. Aufgabenstellung / Ausgangssituation
    Was war der Auftrag? Welche Rahmenbedingungen waren wichtig? Was sollte erreicht werden?
  • 2. Planung
    Wie sind Sie vorgegangen? Welche Möglichkeiten oder Lösungsvarianten gab es? Welche eigenen Überlegungen waren entscheidend?
  • 3. Durchführung und Begründung
    Wie haben Sie die Aufgabe umgesetzt? Für welche Lösung haben Sie sich entschieden und warum?
  • 4. Rahmenbedingungen
    Welche rechtlichen, wirtschaftlichen oder betrieblichen Vorgaben mussten berücksichtigt werden? Mit wem mussten Sie sich abstimmen?
  • 5. Kontrolle und Ergebnis
    Welches Ergebnis wurde erreicht? Was lief gut? Gab es Schwierigkeiten und was würden Sie künftig verbessern?
Beschreiben Sie vor allem Ihre eigene Tätigkeit und Ihre Entscheidungen. Der Report muss auch für den Prüfungsausschuss verständlich sein. Betriebsspezifische Abkürzungen und Begriffe sollten Sie erklären oder vermeiden.
  • Der Umfang eines Reports beträgt maximal 3 DIN-A4-Seiten (ohne Deckblatt).
  • Der Report ist in der Schriftart Arial, Schriftgröße 11 und mit einem Zeilenabstand von 1,5 zu erstellen. Der linke und rechte Seitenrand beträgt jeweils 2,5 cm.
  • Die Seiten sind fortlaufend zu nummerieren und mit Name und Prüflingsnummer zu versehen.
  • Der Report ist in deutscher Sprache und in der Ich-Form zu verfassen.
  • Auf dem Deckblatt (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 175 KB)bestätigt der Ausbildende, dass die Fachaufgabe vom Prüfling eigenständig im Ausbildungsbetrieb durchgeführt wurde.
  • Je Wahlqualifikation ist ein separater Report zu erstellen.
  • Notwendige Anlagen (keine Prospekte) können dem Report beigefügt werden. Der Umfang der Anlagen darf maximal 3 Seiten betragen.
  • Die Reporte selbst werden nicht bewertet.
  • Werden die Reporte nicht fristgerecht eingereicht, wird der Prüfungsbereich mit „ungenügend“ bewertet.
Die Einreichung des Reports erfolgt über das Azubi-Infocenter (Menüpunkt "Digitaler Projektantrag")
Die Abschlussprüfung ist bestanden, wenn
  • das Gesamtergebnis aus Teil 1 und Teil 2 mindestens mit „ausreichend“ bewertet wurde,
  • das Ergebnis von Teil 2 mindestens mit „ausreichend“ bewertet wurde,
  • in mindestens zwei Prüfungsbereichen von Teil 2 mindestens „ausreichend“ erreicht wurde und
  • kein Prüfungsbereich von Teil 2 mit „ungenügend“ bewertet wurde.

Prüfungstermine

In unserem Prüfungsplan finden Sie die aktuellen Prüfungstermine.