Online-Ursprungszeugnisse und elektronisch bescheinigte Handelsdokumente

Ursprungszeugnisse (UZ) oder bescheinigte Handelsrechnungen können traditionell in Papierform bei der IHK vor Ort beantragt werden. Seit 2002 gibt es die Möglichkeit, Ursprungszeugnisse auch elektronisch zu beantragen. Dieses System ermöglicht eine vollständig elektronische Bearbeitung von Ursprungsdokumenten.

Die Vorteile

Siegel und Unterschrift werden in der Version 2+ des elektronischen Ursprungszeugnisses als Bild (Faksimile) eingebettet und dann im Unternehmen ausgedruckt. Die Sicherheit des Verfahrens wird damit nochmals erhöht.
Die Vorteile des elektronischen Verfahrens liegen auf der Hand:
  • Das neue eUZ ist eine moderne und sichere Web-Anwendung
  • Neue digitalisierte Prozesse
  • Deutliche Beschleunigung der Antragsprozesse
  • Verringerung technischer Voraussetzungen
  • Direkte Benutzerverwaltung durch IHK Mitarbeiter und Unternehmen
  • Deutliche Verringerung der PIN Eingaben
  • Basisfunktionalitäten ohne Signaturkarteneinsatz
  • Dienstleister als Antragsteller für verschiedene Firmen
  • Beschleunigte Bescheinigung von Dokumenten
  • Effizienteres Druckmanagement
  • Zahlreiche Verbesserungen wie Entwurfsstatus, Mehrfachupload, optionaler E-Mail Empfang und Vorschauoptimierung etc.
Die nach dem Verfahren 2+ ausgestellten Dokumente werden im Ausland anerkannt. Sollte es zu Schwierigkeiten bei der Anerkennung kommen, kann sofort auf die konventionelle Bearbeitung umgestellt werden. Unternehmer sollten dann Kontakt mit der IHK aufnehmen.
Hinweis: Dokumente für das Bundesverwaltungsamt müssen wegen urkundenrechtlicher nationaler Vorschriften konventionell erstellt werden.

Verfahrensablauf

Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und die Bescheinigung von Handelsdokumenten wird per Internet beantragt. Die Antragsdaten werden in das System eingegeben oder über eine Schnittstelle aus dem Warenwirtschaftssystem geladen. Falls für das Ursprungszeugnis Nachweise oder zusätzliche Informationen erforderlich sind, werden diese dem Antrag im Dateiformat PDF beigefügt. Der Antrag wird dann digital signiert und an die IHK gesendet. Nach der Bearbeitung und der Freigabe durch die IHK wird das Ursprungszeugnis im Unternehmen ausgedruckt. Hierzu sind Ursprungszeugnis-Vordrucke ohne Seriennummer erforderlich.
Auch die Bescheinigung von Handelsdokumenten (Handelsrechnungen oder andere Papiere) durch die IHK ist mit diesem System möglich. Die zu bescheinigenden Dokumente, müssen als PDF-Datei beigefügt werden. Wenn die Bescheinigung erfolgt ist, druckt das Unternehmen die bescheinigte Handelsrechnung aus, IHK-Siegel und Unterschrift sind dann in diesem Ausdruck enthalten. Weitere Einzelheiten sind im Benutzerhandbuch enthalten.

Teilnahme am Verfahren

Der erste Schritt zur Teilnahme am elektronischen Verfahren ist die Klärung der innerbetrieblichen technischen Voraussetzungen. Außerdem ist es sinnvoll, einen Blick in das hinterlegte Verfahrenshandbuch zu werfen. Die Teilnahme am elektronischen Verfahren ist freiwillig. Es ist auch möglich, parallel Dokumente in Papierform und elektronisch zu beantragen. Natürlich muss sichergestellt werden, dass für eine Ware nur einmal ein Ursprungszeugnis oder eine Bescheinigung beantragt wird. 
Hat ein Unternehmen sein Interesse erklärt, das elektronische Verfahren zu nutzen, ist es notwendig, dass die verantwortliche Stelle im Unternehmen einen UZ-Administrator benennt. Dieser ist auch Ansprechpartner für die IHK bei grundsätzlichen Fragen oder Neuerungen.
Zur Benennung wird das hier (PDF-Datei · 52 KB) abrufbare Formular ausgefüllt und von der verantwortlichen Stelle im Unternehmen unterzeichnet an die IHK weitergeleitet. Nach dessen Erhalt kann durch die IHK eine Freischaltung zur Teilnahme am elektronischen Verfahren erfolgen.
Der UZ-Administrator erhält von der IHK via E-Mail einen Registrierungscode, über den der Zugang zur Anmeldung ermöglicht wird. Nach der Vergabe eines selbst gewählten Kennworts können Benutzer angelegt und anschließend Anträge erstellt und eingereicht werden.

Signaturkarte ab Januar 2020 nicht mehr erforderlich

Ab Januar 2020 kann durch eine Freigabe in den Benutzereinstellungen der eUZ-Webanwendung die alternative Möglichkeit genutzt werden, Anträge auch ohne Signaturkarte einzureichen und Ursprungszeugnisse anschließend auszudrucken. Die Urheberschaft des Antrags wird dann über die zur Anmeldung benutzte Nutzerkennung (E-Mail-Adresse und Kennwort) nachgewiesen. Die Freigabe dieser Möglichkeit erfolgt durch die Unternehmen (in der Benutzerpflege der Webanwendung). Die Nutzung der Signaturausstattung ist weiterhin möglich.

Gebühren

Für das Verfahren fallen die normalen Gebühren für Ursprungszeugnisse und Handelsrechnungen gemäß den aktuellen Gebührentarifen (PDF-Datei · 288 KB) an.

Technische Voraussetzungen

Hier sind die technischen Voraussetzungen ausführlich dargestellt.

Beantragung der Signaturkarte

Die Signaturausstattung (Signaturkarte und Lesegerät) müssen Unternehmer persönlich beantragen. Dies ist in der IHK Ostbrandenburg nur in Frankfurt (Oder) möglich. Bei Marion Bohm und Dagmar Klingelhöffer kann die Karte beantragt werden. Telefon: 0335 5621 1113.

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