Handelsregister- und Gesellschaftsrecht

Angaben auf Geschäftsbriefen und E-Mails

Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen die gesetzlichen Vorschriften (§§ 37a, 125a, 177a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG) beachtet werden. Die Angaben sollen Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu informieren.

Was sind Geschäftsbriefe?

Zu den "Geschäftsbriefen" zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern auch z.B. Postkarten. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält.
Geschäftsbriefe sind daher z. B.:
  • Per Mail, Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben
  • Postkarten
  • Geschäftsrundschreiben
  • gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen)
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigung)
  • Bestellscheine.
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z. B.:
  • Telegramme
  • schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurf-Sendungen, Zeitschriftenanzeigen)
  • Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilung (so insbesondere bei Kurzbriefen) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden. 

Vorgeschriebene Angaben

1. Nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen
Auf allen Geschäftsbriefen des nicht eingetragenen Gewerbetreibenden ist der Familienname des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.
2. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB-Gesellschaft)
Auf allen Geschäftsbriefen der Gesellschaft bürgerlichen Rechts müssen die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Geschäftsanschrift mitgeteilt werden.

3. Kaufleute (im Handelsregister eingetragene Unternehmen)

Das Handelsrechtsreformgesetz sieht eine Vereinheitlichung der Angaben auf Geschäftsbriefen aus Gründen der Sicherheit des Geschäftsverkehrs für alle kaufmännischen Unternehmen vor.
Danach sind für alle Kaufleute folgende Angaben zwingend vorgeschrieben:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft (oHG, KG, GmbH, AG) bzw. den die Kaufmannseigenschaft kennzeichnenden Zusatz   eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e.K., e.Kfm., e.Kfr.
  • der Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer.
a)  zusätzlich bei Personenhandelsgesellschaften (oHG und KG), bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist
ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. oHG, GmbH & Co. KG), die Firmen der Gesellschafter sowie für die Gesellschafter:
  • Rechtsform
  • Sitz
  • Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer
  • Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat gebildet und ein Vorsitzender bestellt ist, Familienname und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.
b)  zusätzlich bei der Rechtsform GmbH
  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.
c) zusätzlich bei der Rechtsform AG
  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu benennen
  • den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Befinden sich GmbH oder AG in Liquidation, treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer, was ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben ist.

Sonstiges

Üblicherweise werden die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes abgedruckt. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es jedoch nicht. In der graphischen Gestaltung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Ein Logo kann verwendet werden, solange nicht bestehende Rechte Dritter (z.B. eingetragene Marken) verletzt werden. Auch können selbstverständlich zusätzliche Angaben gemacht werden. Es ist empfehlenswert, neben der genauen Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, (ggf. E-Mail-Anschrift, Internet-Anschrift) auch Bankverbindungen (mit Bankleitzahl) anzugeben.
Firmeninhaber, welche die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit empfindlichen Bußgeldern rechnen. Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000,00 Euro betragen.