Wie läuft es weiter im Betrieb, wenn die Unternehmensleitung längerfristig erkrankt oder plötzlich verstirbt? Das IHK-Notfallhandbuch hilft, die Firma auf eine solche Situation vorzubereiten. Jetzt ist es in einer neuen, überarbeiteten Auflage erschienen.
Alles läuft perfekt, und doch könnte plötzlich „Sense“ sein? Immer mehr Unternehmerinnen und Unternehmer greifen diesen Gedanken auf und treffen Vorsorge – aber bei weitem nicht alle. So haben, laut IHK NRW Nachfolgereport 2024, 33 Prozent der Befragten noch keine Vertretungsregeln formuliert, und 51 Prozent haben wichtige betriebliche Informationen nicht schriftlich zusammenfassend dokumentiert. Genau an diesem Punkt beginnt der Nutzwert des IHK Notfallhandbuchs für Unternehmen: Es ist quasi ein Memento Mori – eine Erinnerung an die Vergänglichkeit des Lebens. Für André Hesseling, Inhaber der in Südlohn-Oeding ansässigen Bußkamp & Becker GmbH & Co. KG, hat das Unternehmerdasein gerade erst angefangen, als er das Notfallhandbuch das erste Mal durchblättert.
André Hesseling, seit 2024 Inhaber der Bußkamp & Becker GmbH & Co. KG.
Der Wille, selbst eine Firma zu führen und Verantwortung auch für andere zu übernehmen, hatte ihn 2024 bewogen, den Industrie-Dienstleister für Kabelkonfektionierung und Löttechnik mit einem Management-Buy-In zu übernehmen. In Gesprächen mit zwei Unternehmensnachfolge-Experten der IHK, Michael Meese und Reinhard Schulten, wird ihm klar, dass er einen Punkt übersehen, unterschätzt, verdrängt hat: „Wenn ich morgen ausfalle, weiß von den rund 40 Mitarbeitenden eigentlich niemand, wie es hier weitergeht“, erklärt Hesseling. Bankzugänge, Projekte, Ansprechpartner, Abläufe: Seite für Seite halte das Notfallhandbuch den Spiegel vor, welche Informationen recherchiert oder rekonstruiert werden müssen oder gar verloren sind, wenn die Chefin oder der Chef nicht mehr Auskunft geben kann. Hesseling ist 43 Jahre jung und topfit. Doch ist ihm bewusst, dass es keine Garantien für Gesundheit gibt. „Ich habe einen relativ langen Anfahrtsweg zur Arbeit über Land, da kann schon mal ein Reh auf die Straße springen“, sagt er und ergänzt: „Dass so etwas passieren kann weiß man ja, doch will man sich am liebsten irgendwann später damit beschäftigen“. Inzwischen ist Hesseling klar geworden: Der beste Zeitpunkt, das Notfallhandbuch zumindest in Grundzügen anzulegen, ist sofort – im Idealfall sogar schon bei Gründung oder Übergabe des Unternehmens. Denn selbst wenn der mögliche Verkehrsunfall nicht gleich tödlich ist – er kann trotzdem den Chef oder die Chefin mehrere Wochen oder Monate lang darin hindern, die Geschäfte selbst zu führen.
Ein Lernprozess
Alle relevanten Fragen bis ins Detail zu lösen, gehe allerdings nicht von heute auf morgen, räumt Hesseling ein. „Ich bin mit dem Ausfüllen noch nicht fertig, das ist ein Lernprozess“, berichtet er. Scheinbar banale Informationen seien zu beachten, weil sie, ungeklärt, mindestens den Betrieb aufhalten oder zu einem echten Problem werden können. Nicht alle Informationen nämlich sind digital im ERP-System hinterlegt, erklärt Hesseling, der zurzeit das Notfallhandbuch mit Daten zu Autoversicherungen und Tankkarten füllt. Darüber hinaus ist ihm bewusst geworden, dass noch elementare Vorkehrungen zu treffen sind. So feilt er gerade an den Vertretungsstrukturen seines Unternehmens. Wer hat welche Vollmachten, wer gibt welche Rechnung frei und hat Zugriff auf welche Konten? Es sei der Zeit und Mühe wert, sich solche Gedanken zu machen, weil es allen zugutekomme: der Belegschaft, den Kunden, dem gesamten Betrieb. „Über den Tod hinaus“: Eine erteilte Generalvollmacht, erklärt Hesseling, sei übrigens nur dann länger gültig als die eigene Lebensspanne und somit reif fürs Handbuch, wenn sie diesen Passus enthält.
Das IHK-Notfallhandbuch steht als PDF zum Download (PDF-Datei · 1229 KB) bereit oder kann bei der IHK unter der Telefonnummer 0251 707 615 als gebundene Ausgabe bestellt werden.
Noch ein Punkt: der Nachlass. Ungeregelt führt er in vielen Fällen zu Konflikten und bedroht in der Folge manches familiengeführte Unternehmen in seiner Existenz. Daher sind auch für dieses Thema im IHK-Notfallhandbuch Seiten reserviert. Gleiches gilt für die Kommunikationsstrategie. „Wann sage ich den Kunden, dass und wie es weitergeht?“: Wer diese Frage schon jetzt kläre, habe der Verunsicherung vorgebeugt, die es nach dem Tag X geben könnte, rät Hesseling.
Zwar will die 56-jährige die Geschäfte noch möglichst viele Jahre führen. Doch Reinhard Schulten hat sie überzeugt, das Handbuch auch im Hinblick auf einen möglichen Unternehmensverkauf jetzt anzulegen. „Somit ist schon abgehakt, was im Übergabeprozess sowieso gemacht werden muss“, erklärt Igelbrink, die, genau wie Hesseling, auch mit der Printversion des Buches arbeitet. Die IHK nämlich bietet die Publikation als beschreibbares PDF zum Download sowie als gebundene Version an. Igelbrink und Hesseling verraten verständlicherweise nicht, wo sie ihre Exemplare aufbewahren.. An einen allzu entlegenen Ort sollte es allerdings nicht verbracht werden, rät Igelbrink. „Es muss ständig aktualisiert werden, allein schon, weil Passworte in relativ kurzen Intervallen gewechselt werden sollten“, begründet sie. Insbesondere an diesem Punkt hat die IHK das Notfallhandbuch weiterentwickelt. „Wir haben in der neuen Ausgabe das Thema Zugangsdaten für Endgeräte und Anwendungen deutlich ausführlicher berücksichtigt und generell den Aspekten der Digitalisierung mehr Raum gegeben“, erläutert Michael Meese, bei der IHK Teamleiter Gründung und Unternehmensförderung. Viele Inhalte der Vorversion konnten indes eins zu eins übernommen werden. Hat das Unternehmen einen Beirat? Gibt es einen Krisenstab, der im Notfall übernehmen kann? Solche Fragen seien auch in 30 Jahren noch aktuell, sagt der Experte. Neu aber ist die Notfallkarte. Sie passt in die Brieftasche, informiert über die Identität und gibt folgenden Hinweis: „Für den Fall, dass ich meinen Willen nicht mehr bilden oder verständlich machen kann, habe ich vorgesorgt. Meine Notfallkontakte sind umseitig aufgeführt“. Immer wieder kommt es im Beratungsalltag von Michael Meese und seines Kollegen Reinhard Schulten vor, dass eine Unternehmerpersönlichkeit keine Vorsorge getroffen hat. „Das sind dann verzweifelte Gespräche mit den Hinterbliebenen und den Mitarbeitenden“, sagt Meese und fügt an: „Im Nachhinein ist Hilfe natürlich schwer“. Ein gut gepflegtes IHK Notfallhandbuch aber könne wie ein Kompass durch die Krisensituation führen.
