Erste digitale öffentliche Urkunde: Ursprungszeugnis

Wer an Kunden ins Ausland liefern möchte, benötigt für viele Länder einen Ursprungsnachweis für seine Waren. Unternehmen aus dem Münsterland und aus der Emscher-Lippe-Region bekommen den Nachweis von der IHK Nord Westfalen. Seit einem Jahr geht das noch schneller, einfacher und unbürokratischer mit dem digitalen Ursprungszeugnis, kurz dUZ.

Die bundesweit erste vollständig digitale öffentliche Urkunde ist „ein Vorzeigeprojekt für den Bürokratieabbau“, betont Gerhard Laudwein, Abteilungsleiter International bei der IHK Nord Westfalen. Aktuell nutzt nur knapp die Hälfte der Unternehmen im Münsterland und in der Emscher-Lippe-Region das neue digitale Standardverfahren, um ein Ursprungszeugnis als volldigitale Urkunde zu verschicken. Laudwein wünscht sich, dass noch mehr Betriebe von den Vorteilen profitieren. In der Reihe „Außenwirtschaft vor Ort“ vermittelt die IHK deshalb den ganzen November über praxisnah, was bei der Antragstellung zu beachten ist. Die Workshops finden statt in Bocholt (2. November), Münster (9. November), Herten (16. November), Beckum (19. November), Ibbenbüren (26. November) und Gronau (30. November).

Wie bei anderen Prozessverbesserungen auch, sei der Aufwand bei der Einführung des digitalen Ursprungszeugnisses zunächst etwas höher, räumt Laudwein ein. „Doch es lohnt sich.“ Empfänger im Ausland müssten über die volldigitale Urkunde informiert werden. Viele Unternehmen glaubten, ihre ausländischen Partner würden nicht mitziehen. „Das Argument hören wir sehr oft, aber in den meisten Fällen trifft es nicht zu“, stellt Laudwein fest. „Wir haben es einfach probiert“, erklärt Lars Steffenmunsberg von der Hamburger Rieger aus Gelsenkirchen. Er war überrascht, wie wenig Nachfragen es dann gab, „vielleicht zwei, drei Kunden wünschen weiterhin das Ursprungszeugnis auf Papier.“ Etwa 25 Kunden benötigten regelmäßig ein Ursprungszeugnis. Die wenigen Geschäftspartner, die weiter die ausgedruckte Variante anfordern, kommen aus Brasilien und Abu Dhabi.

Abschied vom Drucker: Sabine Wallmeier vom Garant Maschinenhandel setzt längst auf das digitale Ursprungszeugnis. Bei der Umstellung berät auch Christian Budde, Referent für Dokumente und Zoll bei der IHK Nord Westfalen.

Auch Sabine Wallmeier hat als Zoll- und Exportkontrollbeauftragte bei Garant Maschinenhandel in Lengerich mit durchaus „schwierigeren Märkten“ zu tun, was die Akzeptanz von Dokumenten angeht. Ein erster Versuch mit einem Kunden in den Vereinigten Arabischen Emiraten verlief problemlos und auch weitere Befürchtungen bestätigten sich nicht. „Es war unfassbar einfach“, meint sie im Rückblick. Komplexer sind Akkreditivgeschäfte, bei denen neben dem ausländischen Kunden auch eine deutsche und eine ausländische Bank eingebunden sind. Sie rät, dass der Kunde mit seiner Bank spricht und im Vertrag das digitale Ursprungszeugnis ausdrücklich nennt. Das habe in der Türkei problemlos funktioniert. Allein in diesem Jahr ließ Garant, das zur Windmöller & Hölscher-Gruppe gehört, rund 70 Ursprungszeugnisse ausstellen, mit wenigen Ausnahmen digital. „Aus der Vertretung in Brasilien haben wir die erleichterte Rückmeldung bekommen: Oh, wie schön“, berichtet sie. Und auch die Kolleginnen und Kollegen in Lengerich, die sie vor der Einführung ausführlich im Intranet informiert hatte, sind überzeugt: „Kein Ausdruck, keine Kopien, alles per Email versenden“, das sei eine große Erleichterung.

Laudwein ist sich sicher, dass sich das digitale Angebot durchsetzen wird. „Die Urkunden erfüllen alle rechtlichen Anforderungen“, unterstreicht der Außenhandelsexperte. Sie seien rechtsverbindlich und fälschungssicher. Ausdruck und Postversand fallen weg, die direkte Online-Prüfung durch Behörden und Handelspartner weltweit beschleunigt das Verfahren ebenfalls. Einer muss von diesen Vorteilen nicht mehr überzeugt werden: Beim IHK-Tag der DIHK in Berlin informierte sich Bundeskanzler Friedrich Merz über das dUZ und zeigte sich beeindruckt von der Vorreiterrolle, die die Wirtschaft hier übernimmt.