Informationspflichten gegenüber Teilnehmern eines Online-Meetings über Microsoft Teams

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Teilnahme an einem Online-Meeting über Microsoft Teams.

Industrie- und Handelskammer Nord Westfalen (IHK NW)
Sentmaringer Weg 61
48151 Münster
Telefon: 0251 707 0
Fax: 0251 707 325
E-Mail: infocenter@ihk-nordwestfalen.de

Jan Wildemann
IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH
Berliner Allee 12
40212 Düsseldorf
Tel.: 0211 36702-51
E-Mail: jan.wildemann@ihk-nrw.de
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Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihnen die Teilnahme an einem Online-Meeting über Microsoft Teams zu ermöglichen.

Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten in Form von Video oder Audio verarbeitet. Sie können selbst entscheiden, ob dabei die Kamera und das Mikrofon ein – oder ausgeschaltet sind. Zudem ist es Ihnen unbenommen, Inhalte zu teilen oder nicht, wobei Sie das Teilen der Inhalte jederzeit wieder abbrechen können. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten und die anderen Teilnehmer haben von diesen Inhalten auch Kenntnis. Sollten Sie sich in das Online-Meeting telefonisch einwählen, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer. Durch die IHK Nord Westfalen kann eine Aufzeichnung des Online-Meetings erfolgen. In einem solchen Fall werden Sie über die Aufzeichnung benachrichtigt. Nach dem OnlineMeeting wird die Aufzeichnung in Microsoft Stream gespeichert, wobei wir die Aufzeichnung für andere Teilnehmer freigeben können. Bei der Bereitstellung des Online-Meetings ist die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System erforderlich, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Weiter dient die Protokollierung der Daten in Logfiles zur Erkennung und Beseitigung von Störungen und Missbräuchen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Website, zur Optimierung der Inhalte der Website sowie zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Ihre Daten werden aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet.

Ihre personenbezogenen Daten müssen an den Dienstleister für das Online-Meeting übermittelt werden. Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Audio-/ Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft Office ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA. Unter https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement und https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy?view=o365-worldwide informiert Microsoft über die Verarbeitungen personenbezogener Daten.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365. Unser Dienstleister hat mit dem Anbieter Microsoft Corporation Datenschutzvereinbarungen und EU-Standardverträge abgeschlossen, um einen weitestgehenden Datenschutz zu garantieren. Bitte beachten Sie, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. Soweit Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.

Die IHK NW lässt die Daten auch von anderen Dienstleistern verarbeiten. Hierzu zählen Datenverarbeiter im Auftrag z. B. Hoster und sonstige IT-Dienstleister, Wartung und Fernwartung; Cloud-Lösungen.

Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. EU –Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Teams sind über unseren Dienstleister abgeschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln können Sie online abrufen.

Ihre im Rahmen eines Online-Meetings erhobenen personenbezogenen Daten werden von uns nur für die Dauer und Nachbereitung des Online-Meetings gespeichert. Insbesondere der Chatverlauf wird nach 28 Tagen bei allen Teilnehmern automatisch gelöscht.

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK NW, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unser Informations- und Servicecenter unter Tel. 0251 707 0, Fax 0251 707 368, E-Mail: infocenter@ihk-nw.de.

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehör-de wenden:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424 0
Fax: 0211 38424 10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft gegenüber der IHK NW widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Die Teilnahme an einem Online-Meeting ist dann nicht möglich.

Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs .1 lit f (berechtigtes Interesse) DSGVO, können Sie der vorbeschriebenen Datenverarbeitung jederzeit widersprechen, soweit sie personenbezogen erfolgt. Ihr Widerspruch hat für Sie keine nachteiligen Folgen. Die Teilnahme an einem Online-Meeting ist dann nicht möglich.