Aufzeichnungspflicht

Beim Einsatz von Fahrzeugen, deren zulässige Höchstmasse (einschließlich Anhänger oder Auflieger) 3,5 Tonnen übersteigt oder die zur Personenbeförderung von mehr als neun Personen einschließlich Fahrer bestimmt sind gilt innerhalb der EU, den EWR-Staaten und der Schweiz die Pflicht zur Aufzeichnung von Lenk- und Ruhezeiten. Darüber hinaus besteht in Deutschland bereits eine Aufzeichnungspflicht ab einer zulässigen Höchstmasse (einschließlich Anhänger oder Auflieger) ab 2,8 Tonnen.

Aufzeichnungspflicht für Fahrzeuge ab 3,5 Tonnen

Die Fahrpersonalvorschriften der VO (EG) 561/2006 sowie der VO (EU) 165/2014 gelten grundsätzlich für
  • Beförderungen mit Fahrzeugen, die dem Gütertransport dienen, die ganz oder teilweise auf öffentlichen Straßen gelenkt werden und deren zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger oder Sattelanhänger 3,5 Tonnen übersteigt,
  • Personenbeförderungen mit Fahrzeugen die für die Beförderung von mehr als neun Personen einschließlich des Fahrenden konstruiert oder dauerhaft angepasst und zu diesem Zweck bestimmt sind.
Dabei kommt es nicht darauf an, ob das Fahrzeug im gewerblichen Kraftverkehr oder im Werkverkehr eingesetzt wird, leer oder beladen ist bzw. mit Fahrgästen besetzt ist oder nicht. Die Aufzeichnung hat mittels digitalem Fahrtenschreiber zu erfolgen.

Aufzeichnungspflicht für Fahrzeuge ab 2,8 Tonnen

In Deutschland besteht gemäß Fahrpersonalgesetz (FPersG) und der Fahrpersonalverordnung (FPersV) für Fahrzeuge, die zur Güterbeförderung dienen, bereits ab 2,8 Tonnen zulässiger Höchstmasse Aufzeichnungspflicht. Sofern kein digitaler Fahrtenschreiber im Fahrzeug verbaut ist, darf die Aufzeichnung handschriftlich mittels Tageskontrollblatt erfolgen. Ist jedoch ein digitaler Fahrtenschreiber im Fahrzeug verbaut, ist dieser zwingend zu nutzen.

Aufzeichnungspflicht für Fahrzeuge ab 2,5 Tonnen ab 01.07.2026

Ab dem 1. Juli 2026 sind im grenzüberschreitenden Güterkraftverkehr oder bei Kabotagebeförderungen mit Fahrzeugen, deren zulässige Höchstmasse einschließlich Anhänger oder Sattelanhänger 2,5 Tonnen übersteigt, Lenk- und Ruhezeiten aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung hat mittels digitalem Fahrtenschreiber zu erfolgen.

Geltungsbereich

Die VO (EG) Nr. 561/2006 gilt unabhängig vom Land der Zulassung des Fahrzeugs für Beförderungen im Straßenverkehr innerhalb der EU, der Schweiz und dem EWR. Das AETR (Europäisches Übereinkommen über die Arbeit des im internationalen Straßenverkehr beschäftigten Fahrpersonals) gilt anstelle der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 für grenzüberschreitende Beförderungen im Straßenverkehr, die teilweise außerhalb der Gemeinschaft, der Schweiz und dem EWR erfolgen,
  • im Fall von Fahrzeugen, die in der Gemeinschaft oder in Staaten, die Vertragsstaaten des AETR sind, zugelassen sind, für die gesamte Strecke;
  • im Falle von Fahrzeugen, die in einem Drittstaat, der nicht Vertragspartei des AETR ist, zugelassen sind, nur für den Teil der Fahrstrecke, der im Gebiet der Gemeinschaft oder von Staaten liegt, die Vertragspartei des AETR sind.
Das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) hat detaillierte Hinweise zu den Sozialvorschriften im Straßenverkehr veröffentlicht. Darunter auch Hinweise zu Ausnahmen. Die Hinweise zu den Sozialvorschriften finden Sie beim BALM hier.
Das Land NRW bietet durch das Landesinstitut für Arbeitsschutz und Arbeitsgestaltung Nordrhein-Westfalen einen digitalen Service (komnet.nrw.de) zur Beratung rund um das Thema Arbeitsschutz an. Hier können auch Detailfrage zur Aufzeichnung von Lenk- und Ruhezeiten sowie zur Anwendbarkeit von Ausnahme gestellt werden.

Allgemeine Pflichten

  • Auslesen der Fahrerkarte: der Unternehmer hat sicherzustellen, dass die Daten spätestens alle 28 Tage nach einem aufgezeichneten Ereignis zur Speicherung im Betrieb kopiert werden.
  • Auslesen des Massenspeichers: der Unternehmer hat sicherzustellen, dass die Daten aus dem Massenspeicher des digitalen Fahrtenschreiber spätestens alle 90 Tage nach einem aufgezeichneten Ereignis zur Speicherung im Betrieb kopiert werden.
  • Schulungs- und Unterweisungspflicht: das Unternehmen hat verantwortlich dafür zu sorgen, dass sein Fahrpersonal hinsichtlich des ordnungsgemäßen Bedienens und Funktionierens des Fahrtenschreibers angemessen geschult und unterwiesen ist.
  • Kontrollpflicht: das Unternehmen muss regelmäßig prüfen, ob die Fahrer die Vorschriften beachten. Bei Zuwiderhandlungen durch die Fahrer hat das Unternehmen die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, damit sich die Verstöße nicht wiederholen
  • Mitführungspflicht: bei aufzeichnungspflichtigen Fahrten müssen generell die Unterlagen des laufenden Tages sowie der vorangegangenen 56 Kalendertage mitgeführt werden.
  • Dispositionspflicht: die Arbeit des Fahrpersonals ist so zu planen, dass die Bestimmungen zu Lenk- und Ruhezeiten eingehalten werden können.
  • Aushändigungspflicht: dem Fahrpersonal ist auf Verlangen eine Kopie seiner Schaublätter, Ausdrucke und Bescheinigungen oder der von der Fahrerkarte heruntergeladenen Daten auszuhändigen.
  • Aufbewahrungs- und Vernichtungspflicht: das Unternehmen hat die kopierten Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers und der Fahrerkarten ein Jahr ab dem Zeitpunkt des Kopierens zu speichern. Im Regelfall sind die Daten ein Jahr lang aufzubewahren. Sofern die Daten zusätzlich als Arbeitszeitnachweise (Paragraf 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz) verwendet werden, sind diese zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Daten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres zu vernichten.
    Werden die Daten zusätzlich auch als Ursprungsbelege für die Lohnabrechnung verwendet, können sie sechs Jahre gespeichert werden (Paragraf 147, Absatz 1 Nr. 5 i. V. m. Absatz 3 Abgabenordnung). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 01.01. des Kalenderjahrs, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt.
    Weitere Abweichungen Grundlagen für abweichende Aufbewahrungsfristen können sich aus folgenden Rechtsgrundlagen ergeben:
    • Paragraf 16 Absatz 2 und Paragraf 21 a Absatz 7 des Arbeitszeitgesetzes,
    • Paragraf 147 Absatz 1 Nr. 5 in Verbindung mit Absatz 3 der Abgabenordnung,
    • Paragraf 28f Absatz 1 Satz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch,
    • Paragraf 17 Absatz 2 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns,
    • Paragraf 19 Absatz 2 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder
    • Paragraf 17c Absatz 2 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes

Dokumentation von Grenzübertritten

Die VO (EU) 2020/1054 schreibt vor, dass Grenzübertritte im digitalen Fahrtenschreiber dokumentieren müssen. Nach einem Grenzübertritt ist der nächstmögliche Halteplatz anzufahren und das Symbol des neuen Landes manuell einzustellen. Die Fahrerkarte darf zur Eingabe entnommen werden, obwohl dies technisch nicht notwendig ist. Ab dem Smart Tacho der 2. Version werden Grenzübertritte automatisch erfassen.

Ausweitung der Mitführungspflicht auf 56 Tage

Seit dem 31. Dezember 2024 müssen Nachweise über Arbeits-, Lenk-, Bereitschafts- und Ruhezeiten für den aktuellen Tag sowie die vorausgehenden 56 Tage (früher 28 Tage) mitführen.

Entsenderichtlinie

Die Regelungen der VO (EU) 2020/1057 betreffen den Einsatz von Fahrpersonal im grenzüberschreitenden Güterkraftverkehr und Kabotagefahrten. Transitfahrten und bilaterale Beförderungen sind von der Regelung ausgenommen. Unternehmen sind verpflichtet, alle notwendigen Informationen zur Einhaltung der Entsenderegeln bereitzustellen. Dies umfasst auch die Registrierung und Dokumentation der Fahrten, um sicherzustellen, dass die Richtlinie in allen EU-Mitgliedstaaten einheitlich umgesetzt wird. Die Entsendungsmeldung von Fahrpersonal erfolgt über das Portal für Straßenverkehr-Entsendemeldungen der europäischen Union. Das Portal ist Teil des Binnenmarkt-Informationssystems der Europäischen Union (IMI-Portal).

§§ Rechtsgrundlagen