Kassenführung

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Das Ziel: Steuerbetrug an manipulierten Kassen soll zukünftig wirksamer bekämpft werden.

Vorgaben

Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
  • Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden.
  • Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
  • Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
  • 2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
  • Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z. B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Die Frage, ob ein System die neuen Anforderungen des Fiskus erfüllt, weiß in der Regel der Kassenhersteller oder die Steuerberatung.
Wegen der besonderen Relevanz insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen wurden die wichtigsten Grundlagen für eine ordnungsgemäße Kassenführung sowohl bei elektronischen Kassen(systeme) als auch bei offenen Ladenkassen umfassend und praxisnah erläutert und mit den entsprechenden Quellenangaben (Links) versehen. Ein Merkblatt mit allen relevanten Informationen steht Ihnen auf der Webseite der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) zum Download zur Verfügung.

Meldepflicht von elektronischen Registrierkassen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Meldung elektronischer Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) an die Finanzverwaltung möglich. Die Pflicht zur Meldung gemäß § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) besteht eigentlich bereits seit Januar 2020. Die Meldung muss einen Monat nach Anschaffung einer neuen elektronischen Kasse über das ELSTER-Portal und die ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client) erfolgen. Hier sind die wichtigsten Fristen:

Kassen (-systeme)

  • Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
  • Außer Betrieb genommene Systeme ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme gemeldet werden.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Werden EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie (Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme) bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
Die Fristen sehen hier wie folgt aus:
  • Bei Geräten, für die die genannte Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch genommen wird, ist längstens bis zum 31. Dezember 2025 keine Mitteilung erforderlich.
  • Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgerüstet wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgestattete Geräte sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen.

Hintergrund

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von § 146a AO wurden Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Zugleich wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, um durch einen Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware mögliche Manipulationen leichter feststellen zu können.
Zudem wurden Unternehmen gem. § 146a Abs. 4 AO verpflichtet, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung auf elektronischem Weg dem zuständigen Finanzamt zu melden. Da die Finanzverwaltung jedoch kein elektronisches Meldeverfahren bereitstellen konnte, wurde die gesetzliche Mitteilungsverpflichtung mit dem (nun aufgehobenen) Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 6. November 2019 (Neuveröffentlichung mit BMF-Schreiben vom 18. August 2020) ausgesetzt.
Bei Fragen und Problemen sprechen Sie Ihren Steuerberater bzw. Kassenfachhandel an.