Umsatzsteuer und Thermopapier

Rechnungen müssen für das Finanzamt für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden. Das ist nicht neu und sollte daher nicht überraschen. Auch dass die Inhalte während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar sein müssen, sollte jeder Steuerpflichtige wissen, denn ihm obliegt diese Verpflichtung und er trägt dafür die Beweislast.

Kassenbons auf Thermopapier sind vollwertige Buchungsbelege, bei denen allerdings die Schrift nach einigen Monaten oder Jahren verblasst. Steuerrechtlich ist es von imenser Bedeutung, dass die Belege leserlich und unverändert gespeichert werden.

Meinung der Finanzverwaltung hinsichtlich Umsatzsteuer
Auch die Finanzverwaltung hat dieses Problem erkannt und äußert sich in Abschnitt 14b.1 Abs. 5 Satz 3 des Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) wie folgt: „Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum (…) lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren.“
Ebenfalls ist das Einscannen der Belege zum Nachweis der Rechnungsinhalte möglich. Im Hinblick auf die Aufbewahrung der Originalrechnung stellte der Bundestag im Oktober 2013 klar, dass dies obsolet sei, wenn der ordnungsgemäß eingescannte Thermobeleg auf einem Datenträger dauerhaft gespeichert wurde (BT-Drs. 17/14821, S. 19.). Diese Auffassung bestätigte später auch das Finanzgericht Köln in mehreren Verfahren (Urteile v. 11.05.2016 – 2 K 2123/13, - 2 K 1572/14, - 2 K 2463/13). Das Vernichten der Originalrechnung sollte aber dennoch mit Vorsicht erfolgen.
Kein Vorsteuerabzug
Sind die Belege nicht mehr „leserlich“, kann dies u.a. im Rahmen einer Betriebsprüfung negative Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben.

Angesichts der geringen Haltbarkeit bestimmter Zahlungsbelege sind hier Schwierigkeiten vorprogrammiert - das gilt insbesondere für Belege auf Thermopapier. Diese werden vielfach bei Barverkäufen, wie etwa beim Tanken, Parken, bei der Bewirtung oder bei Einkäufen in Supermärkten oder Baumärkten, ausgestellt. Dabei werden häufig Thermopapiere verwendet, die eine Lesbarkeit der Abrechnung über zehn Jahre nicht gewährleisten. Da das Finanzamt auf solchen verblassten Belegen die Rechnungspflichtangaben, die nach § 14 UStG bestehen (Ausnahme Kleinbetragsrechnungen), nicht überprüfen kann, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
Risiko für den Empfänger
Das Risiko verblasster Thermobelege trifft in erster Linie den Rechnungsempfänger. Dieser hat aber meist keinen Einfluss darauf, wie und vor allem auf welchem Papier die Rechnung ausgestellt wird. Ihm bleibt daher nichts anderes übrig, als vorsichtshalber gleich nach Erhalt der Rechnung auf seine Kosten eine Kopie anzufertigen und/oder die Rechnung einzuscannen.
Risiko für den Leistenden
Des Weiteren kann auch der leistende Rechnungsaussteller selbst von den negativen Auswirkungen nicht mehr lesbarer Rechnungen auf Thermopapier betroffen sein. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Kaufbeleg als Teil des Nachweises für die Steuerfreiheit einer Ausfuhrlieferung im sog. nicht-kommerziellen Reiseverkehr (auch als „Export über den Ladentisch“ oder „tax free“ bezeichnet) dient oder der Händler den Ausfuhrbeleg als solchen auf Thermopapier erstellt. In diesen Fällen sollte in jedem Fall neben einer Kopie bzw. eines Scans das Original mit dem Zollstempel aufbewahrt werden. Denn dieser muss für die Steuererstattung zwingend im Original vorgelegt werden.
Digitale Speicherung
Im Zuge der Digitalisierung und gesetzlichen Vorgaben für die Speicherung der Daten für eine Steuerprüfung ist es sinnvoll, sich mit dem Thema "Digitalisierung" auch an dieser Stelle auseinanderzusetzen. Erste Hinweise dazu erhalten Sie unter Dok.-Nr. 282627.

Hinweise:

Für die ertragsteuerliche Gewinnermittlung müssen Belege lesbar und nachvollziehbar sein ("Keine Buchung ohne Beleg!")
Auch unter zivilrechtlichen Aspekten kann es für den Empfänger der Rechnung schwierig werden, seine Gewährleistungsrechte geltend machen zu können, wenn er von den vorher genannten Möglichkeiten keinen Gebrauch gemacht hat, da er so in Beweislastschwierigkeiten kommen könnte.

Stand: Juni 2025