Buchungsbelege aus Thermopapier
Umsatzsteuer und Thermopapier
Rechnungen müssen für das Finanzamt grundsätzlich für die Dauer von acht Jahren aufbewahrt werden. Die Anforderungen an Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums erfüllt sein, § 14b UStG.
Kassenbons auf Thermopapier können Buchungsbelege darstellen. Bei ihnen kann die Schrift jedoch nach einigen Monaten oder Jahren verblassen. Steuerrechtlich ist es von immenser Bedeutung, dass die Belege lesbar und inhaltlich unverändert aufbewahrt werden. Werden Papierbelege elektronisch bildlich erfasst, muss die Wiedergabe beim Lesbarmachen bildlich mit dem Original übereinstimmen sowie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Meinung der Finanzverwaltung hinsichtlich Umsatzsteuer
Auch die Finanzverwaltung hat dieses Problem erkannt und äußert sich in Abschnitt 14b.1 Abs. 5 Satz 6 und 6 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) wie folgt:
Auch die Finanzverwaltung hat dieses Problem erkannt und äußert sich in Abschnitt 14b.1 Abs. 5 Satz 6 und 6 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) wie folgt:
„Sollte die Rechnung in Papierform auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Abs. 1 UStG lesbar ist. 6Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung in Papierform aufzubewahren.“
Auch das Einscannen der Belege ist zulässig. Das elektronische Dokument ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe beim Lesbarmachen bildlich mit dem Original übereinstimmt (GobD). Das Papieroriginal kann grundsätzlich entbehrlich sein, wenn die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung erfüllt sind. Ausgenommen sind insbesondere bestimmte amtliche Urkunden und handschriftlich zu unterzeichnende Präferenznachweise.
Die im Ausgangstext genannten Urteile des Finanzgerichts Köln betreffen das besondere Vorsteuervergütungsverfahren für im Ausland ansässige Unternehmer. Sie bestätigen daher nicht allgemein die Aufbewahrung eingescannter Thermobelege. (FG Köln, 11.5.2016 - 2 K 2463/13)
Gefährdung des Vorsteuerabzugs
Sind die Belege nicht mehr leserlich, kann dies im Rahmen einer Betriebsprüfung negative Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben.
Sind die Belege nicht mehr leserlich, kann dies im Rahmen einer Betriebsprüfung negative Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben.
Angesichts der geringen Haltbarkeit bestimmter Zahlungsbelege sind hier Schwierigkeiten vorprogrammiert. Das gilt insbesondere für Belege auf Thermopapier. Diese werden vielfach bei Barverkäufen, etwa beim Tanken, Parken, bei der Bewirtung oder bei Einkäufen in Supermärkten oder Baumärkten, ausgestellt. Dabei werden häufig Thermopapiere verwendet, die eine Lesbarkeit über acht Jahre nicht gewährleisten.
Kann das Finanzamt auf verblassten Belegen die für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsangaben nicht prüfen, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Dieser setzt grundsätzlich den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung voraus. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Pflichtangaben nach § 33 UStDV.
Risiko für den Empfänger
Das Risiko verblasster Thermobelege trifft in erster Linie den Rechnungsempfänger. Dieser hat meist keinen Einfluss darauf, auf welchem Papier die Rechnung ausgestellt wird. Er sollte daher unmittelbar nach Erhalt eine Kopie anfertigen und/oder die Rechnung ordnungsgemäß einscannen.
Das Risiko verblasster Thermobelege trifft in erster Linie den Rechnungsempfänger. Dieser hat meist keinen Einfluss darauf, auf welchem Papier die Rechnung ausgestellt wird. Er sollte daher unmittelbar nach Erhalt eine Kopie anfertigen und/oder die Rechnung ordnungsgemäß einscannen.
Risiko für den Leistenden
Auch der leistende Rechnungsaussteller kann von nicht mehr lesbaren Rechnungen auf Thermopapier betroffen sein. Dies kann etwa der Fall sein, wenn der Kaufbeleg Teil des Nachweises für die Steuerfreiheit einer Ausfuhrlieferung im nichtkommerziellen Reiseverkehr, auch „Tax free“ genannt, ist.
Auch der leistende Rechnungsaussteller kann von nicht mehr lesbaren Rechnungen auf Thermopapier betroffen sein. Dies kann etwa der Fall sein, wenn der Kaufbeleg Teil des Nachweises für die Steuerfreiheit einer Ausfuhrlieferung im nichtkommerziellen Reiseverkehr, auch „Tax free“ genannt, ist.
Bei Ausfuhrlieferungen im nichtkommerziellen Reiseverkehr muss der Unternehmer den Ausfuhr- und Abnehmernachweis führen. Der Beleg muss unter anderem eine Bestätigung der Grenzzollstelle enthalten, dass die Angaben zum Abnehmer mit dessen Pass oder sonstigem Grenzübertrittspapier übereinstimmen. Der Ausfuhrnachweis kann, soweit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, durch einen Papierbeleg oder einen elektronisch bereitgestellten Beleg geführt werden. Eine Kopie oder ein Scan sollte deshalb die vollständige Lesbarkeit und Nachweisführung gewährleisten.
Digitale Speicherung
Im Zuge der Digitalisierung und der gesetzlichen Vorgaben für die Speicherung von Daten für eine Steuerprüfung ist es sinnvoll, sich mit dem Thema Digitalisierung auch an dieser Stelle auseinanderzusetzen. Erste Hinweise dazu erhalten Sie unter Dok.-Nr. 282627.
Im Zuge der Digitalisierung und der gesetzlichen Vorgaben für die Speicherung von Daten für eine Steuerprüfung ist es sinnvoll, sich mit dem Thema Digitalisierung auch an dieser Stelle auseinanderzusetzen. Erste Hinweise dazu erhalten Sie unter Dok.-Nr. 282627.
Hinweise
Für die ertragsteuerliche Gewinnermittlung müssen Buchungsbelege geordnet aufbewahrt werden. Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren,
§ 147 AO.
Für die ertragsteuerliche Gewinnermittlung müssen Buchungsbelege geordnet aufbewahrt werden. Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren,
§ 147 AO.
Auch unter zivilrechtlichen Aspekten kann es für den Empfänger einer Rechnung schwierig werden, Gewährleistungsrechte geltend zu machen, wenn ein verblasster Beleg den Kauf oder dessen Inhalt nicht mehr nachweisen kann.
Stand: August 2026
Stand: August 2026