FAQs für Verzeichnisführung Online

Kann ich auch Ausbildungsverträge ohne die „Verzeichnisführung Online“ einreichen?


Dies ist grundsätzlich möglich, wir beabsichtigen jedoch das Vertragsmanagement zukünftig gänzlich papierlos umzusetzen. Die Vorlagen für Ausbildungs- und Umschulungsverträge sowie weitere Dokument-Vorlagen finden Sie unter: Formulare zur Berufsausbildung. Bitte senden Sie die Dokumente ausschließlich gescannt via E-Mail an eintragung@essen.ihk.de

Wie kann unser Betrieb die „Verzeichnisführung Online“ nutzen?


Bitte fordern Sie die Zugangsdaten für Ihren Betrieb über unser Online-Kontaktformular an. Wir bereiten die Accounts vor und senden die Zugangsdaten via E-Mail zu.
oder
Sobald für Ihren Betrieb ein Zugang zum Asta-Infocenter besteht, können Sie sich die Anwendung „Verzeichnisführung Online“ selbstständig freischalten. Bitte beachten Sie, dass die Freischaltung nur durch jemanden mit der Berechtigung „Asta-Admin“ möglich ist.

Wie viele Personen können die Anwendung nutzen?


Grundsätzlich ist die Anzahl der Personen, die die Anwendung nutzen, nicht begrenzt. Allerdings leidet die Performance der Anwendung, je mehr Nutzer gleichzeitig mit der Anwendung arbeiten. ACHTUNG: Da jeder Zugang händisch durch die Kollegen verknüpft werden muss, können Sie bei mehreren Filialen aktuell nur zwei Nutzer benennen. Eine Vielzahl an Personen pro Filiale zu berechtigen können wir aktuell nicht leisten.
oder
Sie können die Accounts, die für Ihren Betrieb auf die Verzeichnisführung Online zugreifen dürfen über Asta-Infocenter selbstständig verwalten. Bitte beachten Sie, dass die Freischaltung nur durch jemanden mit der Berechtigung „Asta-Admin“ möglich ist.

Kann man eine zentrale E-Mail-Adresse als Benutzername für unterschiedliche Benutzer verwenden?


Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss immer eine personalisierte E-Mail-Adresse verwendet werden.

Ihr Browser kann die „Verzeichnisführung Online“ nicht oder nur unvollständig anzeigen?


Bitte verwenden Sie den Chrome-, Firefox- oder Safari-Browser. Über den Microsoft Internet Explorer und sowie Microsoft Edge treten vermehrt Probleme auf.

Sie haben Ihr Passwort vergessen oder möchten es ändern?


Gehen Sie auf die Login-Maske des Portals und lassen Sie sich über die Funktion „Passwort vergessen“ eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen. Anschließend können Sie sich selbst ein individuelles Kennwort vergeben.

Ich habe mich bei der Anwendung angemeldet, kann aber keine Daten eintragen oder keine Vorgänge einsehen. Was muss ich tun?


Es werden Ihnen nur Anträge angezeigt, die über das System vorbereitet und eingereicht wurden. Den aktuellen Stand können Sie an dem Symbol in der oberen rechten Ecke des jeweiligen Antrags erkennen. Fertig verarbeitete Anträge archivieren sich nach 3 Monaten automatisch.
oder
Die Filtereinstellungen in der Ansicht des Ausbildungsbetriebes ist nicht korrekt eingestellt.
oder
Drücken Sie F5 um die Seite neu zu laden.

Es wird kein Ausbildungsbetrieb angezeigt oder die Bezeichnung des Unternehmens ist nicht korrekt.


Nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit der Ausbildungsberatung auf.

Die BA-Nummer ist Ihnen nicht bekannt.


Bitte wenden Sie sich an Ihre Buchhaltung oder erfragen Sie die Nummer bei Ihrer zuständigen Bundesagentur für Arbeit.

Der gewünschte Ausbilder wird nicht im Dropdown-Menü des Reiters „Beruf“ angezeigt.


Der/die Ausbilder/-in ist nicht in der Datenbank der IHK erfasst. Bitte setzen Sie sich mit der Ausbildungsberatung in Verbindung und lassen Sie den/die Ausbilder/-in eintragen. oder
Sie können über die Funktion „Neuer Ausbilder“ weitere Ausbilder eintragen lassen.
oder der Ausbilder ist für diesen Beruf nicht als Ausbilder berechtigt. Es werden nur Ausbilder angezeigt, die in der Ausbildungsstätte für den ausgewählten Ausbildungsberuf eingetragen sind.

Warum sind Ausbilder*innen, die nicht mehr im Unternehmen sind, wählbar?


Anscheinend wurde der Ausbilder noch nicht deaktiviert. Ihre Ausbilder können Sie selbstständig im Asta-Infocenter verwalten.
oder
Setzen Sie sich mit unserer Ausbildungsberatung in Verbindung.

Wie gebe ich die gesetzlichen Vertreter eines minderjährigen Auszubildenden an?


Bei der Angabe des/der gesetzlichen Vertreter/s steht Ihnen über ein Dropdown-Menu zur Auswahl, ob Sie einen gesetzlichen Vertreter, die Eltern als gesetzliche Vertreter oder zwei gesetzliche Vertreter angeben möchten.

Der/die Auszubildende ist minderjährig und bei Vertragsabschluss liegt die ärztliche Erstuntersuchung noch nicht vor. (Wie) Kann ich diese nachreichen?


Die Erstuntersuchung kann vor der Freigabe im Digitalen Ausbildungsvertrag als Anlage hochgeladen werden. Falls diese bei Vertragsabschluss noch nicht vorliegt, ist diese bis 6 Wochen vor Beginn der Ausbildung, spätestens jedoch bis zum Beginn der Ausbildung der IHK per E-Mail als Kopie vorzulegen.

Es fehlt die Schaltfläche „Vertrag herunterladen“.


Bitte warten Sie auf die Freigabe des Ausbildungsvertrages durch Ihre IHK. Sie werden per E-Mail benachrichtigt.

Nach dem Download des Vertrages ist mir ein Fehler aufgefallen – wie kann ich diesen korrigieren?


Sobald der Ausbildungsvertrag durch die IHK freigegeben wurde und zum Download bereitsteht, können Sie noch Bestandteile des Vertrages ändern, die den Vertragsinhalt nicht berühren wie Name, Geburtstag und/oder Adresse des Auszubildenden.
oder
Sollten Vertragsdaten (z.B. falsche Fachrichtung, Ausbilder etc.) einer Änderung bedürfen, müssen Sie über die Funktion "Antrag löschen und kopieren" diesen löschen erneut mit den persönlichen Daten des Prüflings füllen und der IHK einreichen. Bitte beachten Sie, dass dadurch der Antragsprozess wieder von vorne beginnt. Es bedarf also einer erneuten Freigabe durch die IHK mit anschließendem Download der Vorlage des Ausbildungsvertrags.

Ich wurde über die Freigabe des Antrags informiert und möchte den Vertragsabschluss bestätigen. Die Schaltfläche ist aber noch ausgegraut.


Bitte laden Sie zuerst die Vorlage des Ausbildungsvertrages herunter. Nach dem Download werden die anderen Schaltflächen freigeschaltet.

Ich habe versehentlich die falsche Variante zum Vertragsabschluss ausgewählt z.B. "digitaler" statt "klassischer Vertragsabschluss". Kann ich das noch ändern?


Leider ist eine nachträgliche Änderung des Vertragsabschlusses nicht mehr möglich. Wenn Sie die andere Variante des Vertragsabschlusses auswählen möchten, müssen Sie über die Funktion "Antrag löschen und kopieren" diesen löschen erneut mit den persönlichen Daten des Prüflings füllen und der IHK einreichen. Bitte beachten Sie, dass dadurch der Antragsprozess wieder von vorne beginnt. Es bedarf also einer erneuten Freigabe durch die IHK mit anschließendem Download der Vorlage des Ausbildungsvertrags.

Müssen wir den unterschriebenen Ausbildungsvertrag nochmal vorlegen?


Nein, in der Anwendung müssen Sie den unterschriebenen Ausbildungsvertrag nicht mehr hochladen oder uns im Original zusenden. Wir benötigen lediglich die Bestätigung, dass der Vertrag geschlossen wurde. Dafür muss das Datum des Vertragsabschlusses hinterlegt werden. Sollte die Bestätigung in Vergessenheit geraten sein, erhalten Sie nach 4 Wochen eine Erinnerung per E-Mail.
ACHTUNG: Wurde der Vertragsabschluss nach 12 Monaten nicht bestätigt, wird der Antrag automatisch gelöscht. Dementsprechend wird der Vertrag auch nicht bei uns erfasst.

In den Hinweisen des klassischen Vertragsabschlusses wird auf einen Upload hingewiesen. Bisher musste der Vertragsabschluss nur bestätigt werden. Muss ich den Vertrag nun doch hochladen?


Der Hinweis ist für alle Kammern voreingestellt. Wir behalten es bei, dass der Betrieb nach Vertragsabschluss lediglich die Bestätigung mit einem Datum hinterlegen muss. Ein Upload des Vertrages ist nicht erforderlich.

Wir bilden mehrere Auszubildende im gleichen Beruf mit gleichen Vertragsbedingungen aus. Kann ich Vorlagen erstellen?


Ja, die Anwendung ermöglich die Erstellung von Vorlagen. Sobald Sie erstmalig einen Antrag mit Daten zum Vertrag und zum Azubi gefüllt haben und dieser durch die IHK nach Prüfung der Vertragsdaten freigegeben wurde, erscheint das Feld „Vorlage speichern“. Sie können sich beliebig viele Vorlagen anlegen.

Kann ich die Daten der Auszubildenden über eine Schnittstelle in die Anwendung übertragen und das Anlegen einzelner Anträge überspringen?


Nein. Eine Schnittstelle zu anderen Datenverwaltungsprogrammen wie z.B. SAP o.ä. besteht nicht. Für jeden Auszubildenden muss ein einzelner Antrag erstellt werden, da für jeden auch ein Ausbildungsvertrag mit den individuellen Daten der Auszubildenden generiert wird.
In der Anwendung besteht jedoch die Möglichkeit Vorlagen mit den Vertragsdaten zu speichern. Die Funktion „Massenimport“ ist derzeit noch gestört.

Kann ich über die Online-Anwendung beantragen, wenn unser Auszubildender seine Abschlussprüfung früher absolvieren möchte?


Bitte reichen Sie nur Verkürzungen der Vertragslaufzeit über die Verzeichnisführung Online ein. Die Vertragslaufzeit kann z.B. aufgrund der schulischen Vorbildung oder des Lebensalters des Prüflings bei Ausbildungsbeginn reduziert werden. ACHTUNG: Beabsichtigen Sie Ihren Auszubildenden aufgrund guter schulischer und betrieblicher Leistungen vorzeitig die Abschlussprüfung ablegen zu lassen, nehmen Sie bitte mit dem/der zuständigen Prüfungskoordinator/-in Kontakt via E-Mail auf.

Welche Angaben benötigen Sie für die Lösung eines Ausbildungsvertrages?


Für die Lösung benötigen wir lediglich das Datum zu welchem Tag der Vertrag endet sowie den Auflösungsgrund. Eine Auswahl an Auflösungsgründen ist voreingestellt. Bei Kündigung durch den Auszubildenden selbst, können Sie „Andere Gründe des Auszubildenden“ auswählen. Im Regelfall kommt „Auflösung im gegenseitigen Einvernehmen“ oder „Lösung während der Probezeit“ infrage.

Ich möchte die Lösung eines Ausbildungsvertrags vornehmen. Der Auszubildende ist aber nicht mehr auswählbar.


Anscheinend ist die Lösung schon vorgenommen worden. Möglicherweise wurde uns die Lösung schon vorab via E-Mail mitgeteilt. Im Asta-Infocenter können Sie überprüfen, welche Auszubildenden aktuell in Ihrem Betrieb aktiv sind.

Wo bekomme ich eine Übersicht aller Auszubildenden, die aktuell in meinem Betrieb ausgebildet werden?


Bitte loggen Sie sich im Asta-Infocenter ein. Dort haben Sie einen Überblick aller aktiv in Ihrem Betrieb beschäftigten Auszubildenden und benannten Ausbilder. In der Verzeichnisführung Online werden nur die aktuellen digital eingereichten Anträge angezeigt. Abgeschlossene Anträge werden nach 3 Monaten automatisch archiviert.

Ich habe eine Rückfrage zu einem Antrag. Welche Angaben benötigen Sie?


Halten Sie bei der Kontaktaufnehme mit den Kollegen der Verzeichnisführung die Vorgangsnummer bereit und überprüfen Sie welchen Bearbeitungsstand der Antrag hat (siehe Symbol beim jeweiligen Antrag). ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass die Vorgänge bei uns erst sichtbar werden, sobald Sie den Antrag eingereicht haben. Erst dann wird eine Vorgangsnummer erzeugt. Bei der Nummer, die davor unter dem jeweiligen Antrag angezeigt wird, handelt es sich um eine Entwurfsnummer.

Im System wird eine Fehlermeldung angezeigt. Was mache ich nun?


Damit wir nachvollziehen können an welcher Stelle der Fehler aufgetreten ist, benötigen wir einen Screenshot der Fehlermeldung. Senden Sie diesen bitte via E-Mail an: laura-christin.schmidt@essen.ihk.de