Erstellung einer Arbeitsanweisung Exportkontrolle: Internal Compliance Program (ICP)

Grundsätzlich hat jeder Ausführer vor jeder Ausfuhr zu prüfen, ob diese zulässig bzw. genehmigungsbedürftig sein könnte. Dazu gehören neben der Überprüfung der belieferten Kunden (An wen liefere ich?) und Länder (Wohin liefere ich?) auch die Klassifizierung der zu liefernden Güter (Was liefere ich?) und deren Verwendungswecke (Für welche Zwecke liefere ich?). Hierzu sind strukturierte innerbetriebliche Prozesse zu installieren, zu überwachen und zu dokumentieren. Insbesondere in Außenwirtschaftprüfungen durch die Zollverwaltung wird die Wirksamkeit dieser Maßnahmen geprüft. Hierzu ist eine schriftliche Arbeitsanweisung (sog. „Internal Compliance Program“) mit genau definierten Prozessen sehr hilfreich und diese kann sogar zu Reduzierung der Haftung des Unternehmens und seiner Mitarbeiter:innen beitragen. Im Online-Seminar wird aufgezeigt, wie ein derartiges System aufgebaut sein kann. Anhand konkreten Schritten lernen die Teilnehmenden, wie Sie auch in ihrem Unternehmen ein derartiges System installieren, überwachen und dokumentieren können.

Seminarinhalte:

1. Organisation der innerbetrieblichen Exportkontrolle

• Aufgabe der innerbetrieblichen Exportkontrolle
• Der Begriff "Compliance"
• Notwendigkeit eines innerbetrieblichen Compliance-Program (ICP) im Rahmen der Sorgfaltspflichten der Unternehmensleitung
• Der Ausfuhrverantwortliche als Mitglied der Unternehmensleitung

2. Haftungsrisiken vermeiden

• Haftungsfragen für Fach- und Führungskräfte
• Verstöße in Form von Arbeits- oder Systemfehlern
• Ordnungswidrigkeit und Straftaten im Außenwirtschaftsrecht
• Mit einem ICP die Haftungsrisiken reduzieren

3. Aufbauorganisation

• Aufbau und Gliederung eines ICP
• Bekenntnis der Unternehmensleitung zu den Zielen der Exportkontrolle
• Risikoanalyse
• Meldeverfahren bei Verstößen
• Personelle und technische Ressourcen
• Arbeitsanweisungen und Prozesshandbuch

4. Ablauforganisation

• Länderembargos prüfen
• Sanktionslistenprüfungen
• Kunden- und Transaktionsprüfung
• Güterlistenprüfungen
• Exkurs: Versendung von Mails, Uploads, Downloads und technische Unterstützung
• Kontrolle nicht gelisteter Güter: sog. "catch-all-Klauseln"
• Meldepflichten im Zahlungsverkehr
• Ausfuhrgenehmigungen

5. Dokumentation und Archivierung von Unterlagen