UG (haftungsbeschränkt) - Angaben auf Geschäftsbriefen

Was sind Geschäftsbriefe?

Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern auch z.B. Postkarten. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält.
Geschäftsbriefe sind daher z. B.:
  • Postkarten
  • Geschäftsrundschreiben
  • gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • formularmäßige Mitteilungen oder Erklärungen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen)
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z.B. Kündigung)
  • Bestellscheine
  • E-Mails
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z. B.:
  • Telegramme
  • schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z.B. Werbeschriften, Postwurf-Sendungen, Zeitschriftenanzeigen)
  • Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
  • Visitenkarten
In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilung (so insbesondere bei Kurzbriefen) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden. Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, ist hierzu vom Registergericht durch Festsetzung eines Zwangsgeldes von bis zu 5.000,00 € anzuhalten.
Vorgeschriebene Angaben auf Geschäftsbriefen (§ 35a GmbH-Gesetz)
  • die vollständige Firmierung gemäß Wortlaut der Handelsregistereintragung
  • Rechtsform “UG (haftungsbeschränkt“
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht des Sitzes und Handelsregister-Nummer
  • alle Geschäftsführer mit Vor- und Zunamen
  • sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Vor- und Zuname des Vorsitzenden.
Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen das Stammkapital sowie – wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind – der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Sonstiges

Konkrete Vorschriften darüber, wo auf dem Geschäftsbrief die Pflichtangaben abgedruckt werden müssen, gibt es nicht. Üblicherweise werden die Pflichtangaben zwar in der Fußzeile aufgeführt, jedoch sind Sie in der graphischen Gestaltung des Geschäftspapiers grundsätzlich frei. Die Angaben müssen jedoch deutlich lesbar sein. Ein Logo kann verwendet werden, solange nicht bestehende Rechte Dritter (zum Beispiel eingetragene Marken) verletzt werden.
Auch zusätzliche Angaben auf dem Geschäftsbrief sind möglich. Empfehlenswert ist es, neben der genauen Anschrift die Telefon- und Faxnummern, E-Mail- und Internet-Adressen sowie Bankverbindung (mit Bankleitzahl) anzugeben.

Hinweis:

Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK - nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
Stand: Juli 2022