Steuern

Bundesregierung beschließt Kassenpflicht und digitalen Bon ab 2028

Die Bundesregierung hat das geplante Kassengesetz auf den Weg gebracht. Mit dem am 23. September 2026 beschlossenen Regierungsentwurf sollen elektronische Kassensysteme stärker verbreitet, die bisherige Papierbonpflicht durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt und Manipulationen von Kassenaufzeichnungen erschwert werden. Das Gesetz soll zugleich Vorgaben aus dem Koalitionsvertrag zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zum Bürokratieabbau umsetzen. Nach dem Kabinettsbeschluss folgt nun das parlamentarische Gesetzgebungsverfahren. Der Entwurf kann sich dabei noch ändern.

Wer soll künftig eine elektronische Kasse einsetzen müssen?

Nach dem Regierungsentwurf sollen Unternehmen grundsätzlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen müssen, wenn ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 100.000 Euro beträgt.
Allerdings kommt es nicht allein auf diese Umsatzgrenze an. Von der Kassenpflicht sollen Unternehmen ausgenommen werden, deren Barumsatz höchstens 12.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. Damit werden beispielsweise Unternehmen mit überwiegend unbaren Zahlungen trotz eines Gesamtumsatzes von mehr als 100.000 Euro nicht automatisch kassenpflichtig. Auch das BMF hebt die Kombination beider Grenzen ausdrücklich hervor.
Als Barzahlungen gelten dabei insbesondere Zahlungen mit Banknoten und Münzen sowie mit Gutscheinen und Aufladekarten. Debit- und Kreditkartenzahlungen zählen nicht zum Barumsatz.

Ab wann soll die Kassenpflicht gelten?

Die neue Kassenpflicht soll grundsätzlich ab 2028 greifen. Für den erstmaligen Übergang enthält der Gesetzentwurf eine besondere Regelung: Werden die maßgeblichen Umsatzgrenzen bereits 2026 überschritten, soll die Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 gelten.
Für spätere Fälle ist ein anderer Zeitpunkt vorgesehen: Überschreitet ein Unternehmen die maßgeblichen Umsatzgrenzen, soll die Kassenpflicht grundsätzlich ab dem 1. Juli des Folgejahres einsetzen.
Unterschreitet ein Unternehmen die Grenzen später wieder, endet die Kassenpflicht nicht unmittelbar. Vorgesehen ist ein Ende nach Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.

Welche Kassensysteme können Unternehmen einsetzen?

Der Entwurf schreibt kein bestimmtes Kassenmodell vor. Möglich sollen beispielsweise stationäre Registrierkassen, mobile Kassensysteme oder Cloud-Kassen sein. Das eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem muss jedoch die steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen und insbesondere mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein.
Nach Angaben des BMF sind elektronische Kassensysteme bereits weit verbreitet. Bundesweit gibt es aber noch rund 115.000 offene Ladenkassen, bei denen Einnahmen teilweise handschriftlich aufgezeichnet werden. Gerade diese Missbrauchsmöglichkeiten will die Bundesregierung mit der neuen Kassenpflicht reduzieren.

Digitaler Bon soll ab 2028 zum Regelfall werden

Eine weitere wichtige Änderung betrifft Kassenbelege. Die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht soll zum 1. Januar 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden. Bundesregierung und BMF sprechen insoweit von der Abschaffung der Papierbonpflicht.
Unternehmen sollen ihren Kunden künftig einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen. Denkbar sind beispielsweise:
  • QR-Code auf einem Kassendisplay,
  • Download-Link,
  • Übermittlung per NFC,
  • Versand per E-Mail oder
  • Bereitstellung in einem Kundenkonto.
Kunden müssen den digitalen Beleg jedoch nicht annehmen oder abrufen.
Wichtig für die betriebliche Praxis ist außerdem: Der Anspruch eines Kunden auf eine papierhafte Quittung nach § 368 BGB bleibt bestehen. Verlangt der Kunde ausdrücklich einen Papierbeleg, muss dieser daher weiterhin zur Verfügung gestellt werden.
Die Bezeichnung „Abschaffung der Bonpflicht“ kann daher missverständlich sein: Vorgesehen ist vor allem ein Wechsel vom Papierbon als Regelfall zum elektronischen Beleg als Regelfall.

Sonderregelung für Kassensysteme mit Waagen

Für bestimmte Kassensysteme mit integrierter eichrechtlicher Waagenfunktion ist eine längere Übergangsfrist vorgesehen. Sie sollen bis zum 31. Dezember 2032 weiterhin Papierbelege ausgeben dürfen. Hintergrund sind europarechtliche Vorgaben im Eichrecht. Damit soll verhindert werden, dass entsprechende Kassensysteme vorzeitig ausgetauscht werden müssen.

Welche Ausnahmen sind vorgesehen?

Neben der Grenze von 12.000 Euro Barumsatz sieht der Regierungsentwurf die Möglichkeit weiterer Ausnahmen vor. Das Bundesfinanzministerium soll diese später durch eine Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates regeln können. Daneben können Finanzbehörden im Einzelfall eine Befreiung erteilen, wenn die Kassenpflicht für ein Unternehmen eine sachliche Härte darstellen würde.
Welche allgemeinen Ausnahmen tatsächlich kommen, steht derzeit noch nicht fest. Das BMF nennt aktuell beispielsweise Vertrauenskassen auf Selbsternte-Feldern und die Direktvermarktung landwirtschaftlicher Betriebe als mögliche Anwendungsfälle.
Für andere bislang diskutierte Fallgruppen – etwa Marktstände, bestimmte Plattformumsätze, gemeinnützige Organisationen oder juristische Personen des öffentlichen Rechts – enthält der Regierungsentwurf selbst noch keine abschließende Regelung. Entscheidend wird deshalb die noch ausstehende Ausnahmeverordnung sein.

Kassen-Nachschau soll ausgeweitet werden

Der Regierungsentwurf erweitert außerdem die Möglichkeiten der Finanzverwaltung zur Kassen-Nachschau. Eine Nachschau soll künftig auch dort möglich sein, wo Tätigkeiten ausgeübt werden, die Kasseneinnahmen verursachen. Die Gesetzesbegründung nennt beispielsweise Marktstände, Messen und Schausteller. Bei solchen Tätigkeiten soll eine Kassen-Nachschau auch durch das Finanzamt möglich sein, in dessen Bezirk die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird.

Schärfere Regeln gegen Manipulationssoftware

Der Entwurf enthält darüber hinaus neue Regelungen gegen Manipulationen elektronischer Aufzeichnungssysteme. Der gewerbsmäßige Einsatz beziehungsweise das Inverkehrbringen entsprechender Manipulationsprogramme soll als eigener Straftatbestand ausgestaltet werden. Nach dem Regierungsentwurf können entsprechende Verstöße mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafe geahndet werden. Daneben werden die bestehenden Bußgeldvorschriften für Verstöße gegen die Anforderungen an Kassensysteme angepasst.

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Unmittelbarer Umstellungsbedarf besteht derzeit noch nicht. Mit dem Kabinettsbeschluss liegt ein Regierungsentwurf vor, aber noch kein verabschiedetes Gesetz. Unternehmen, die bislang eine offene Ladenkasse nutzen und die vorgesehenen Umsatzgrenzen überschreiten könnten, sollten das weitere Gesetzgebungsverfahren allerdings im Blick behalten. Gleiches gilt für Unternehmen, deren Kassensysteme bislang keine geeignete Möglichkeit zur elektronischen Belegbereitstellung bieten. Besonders relevant wird zudem die noch ausstehende Rechtsverordnung zu den Ausnahmen von der Kassenpflicht sein. Erst mit ihr wird sich für bestimmte Branchen und Geschäftsmodelle abschließend beurteilen lassen, ob sie tatsächlich von der neuen Kassenpflicht erfasst werden.
Die DIHK hatte gemeinsam mit den weiteren Spitzenverbänden bereits zum Referentenentwurf des Gesetzes eine Stellungnahme erstellt.