Recht

Schutz von Whistleblowern (Hinweisgebern)

Unternehmen sollten mit Vorbereitungen für ein internes Hinweisgebersystem beginnen.

Hintergrund

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie hat als Ziel den Schutz von Hinweisgebern vor Repressalien wie zum Beispiel Kündigung. Diese Richtlinie hätte bis zum 17.12.2021 in deutsches Recht umgesetzt werden müssen. Ein Referentenentwurf liegt vor.
Ob die Richtlinie für Unternehmen unmittelbar anwendbar ist, ist umstritten. Ganz überwiegend wird aber angenommen, dass dies nicht der Fall ist. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht die Richtlinie ohnehin eine Übergangsfrist bis Dezember 2023 vor, wenn der nationale Gesetzgeber das nicht anders regelt. Bei Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten kann es sein, dass bei (arbeitsrechtlichen) Streitigkeiten vor Gericht die Wertungen der Richtlinie schon einfließen, wenn ein Arbeitnehmer dort vorträgt, in Folge eines von ihm gemeldeten Rechtsverstoßes des Unternehmens arbeitsrechtlich sanktioniert worden zu sein. Dabei müsste es sich dann aber auch gerade um einen Hinweis zu einem der in der Whistleblowing-Richtlinie genannten Verstoß gegen EU-Recht gehandelt haben.
Unternehmen sollten sich daher bereits auf die Thematik einstellen. Es ist ratsam, schon jetzt zumindest Vorüberlegungen zur Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems anzustellen. Bereits bestehende Hinweisgebersysteme sollten mit der Richtlinie (und sobald mehr dazu bekannt ist, auch mit einem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz) abgeglichen werden, um Anpassungsbedarf festzustellen.

Was können Sie schon jetzt vorbereiten?

Da das Gesetzgebungsverfahren wahrscheinlich recht zügig durchgeführt werden wird und Reaktionsfristen ggf. sehr kurz ausfallen, sollten schon jetzt Vorbereitungen getroffen werden, damit dann die erforderlichen Hinweisgebersysteme schnell funktionsfähig sein werden.

Folgende Fragen sollten Sie daher schon jetzt klären:

  • Welche Kanäle will ich einrichten? Telefonisch, E-Mail, webbasierte Lösung, Ombudsmann?
  • Wie stelle ich sicher, dass nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch alle Personen das Hinweisgebersystem nutzen können, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen – d. h. eigene Mitarbeiter, externe Geschäftspartner/Dienstleister/Auftragnehmer und deren Mitarbeiter?
  • Wie will ich darüber informieren? Informationen zu den Meldemöglichkeiten und dem Verfahren müssen klar und leicht zugänglich sein, zum Beispiel über die Unternehmenswebseite und im Unternehmens-Intranet/Schwarzen Brett.
  • Wie macht man das Hinweisgebersystem Beschwerdeführern einerseits so schmackhaft, dass sie sich mit Meldungen nicht gleich an die externe Behörde oder gar an die Presse wenden, sondern den internen Kanal nutzen, aber andererseits auch so, dass von missbräuchlichen Beschwerden und Denunziantentum abgeschreckt wird?
  • Wie stelle ich Vertraulichkeit sicher? Das ist z. B. bei einem Meldekanal per E-Mail schwierig, da nicht einmal der IT-Administrator auf eine solche E-Mail Zugriff haben dürfte.
  • Wer soll zuständig sein für die Entgegennahme der Hinweise? Wer hat Zugriffsrechte für die Bearbeitung von Beschwerden? Wie und durch wen werden Beschwerden nach dem Eingang weiterbearbeitet? Es darf jedenfalls nicht passieren, dass bei Eingang eines Hinweises erstmal im Haus an verschiedenen möglichen Stellen nachgefragt wird, wer sich weiter darum kümmert – dies wäre mit dem Vertraulichkeitserfordernis nicht vereinbar.
  • Wer versendet fristgerecht die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber?
  • Will ich auch anonyme Meldungen ermöglichen oder nicht? Eine Pflicht dazu besteht nicht.
  • Datenschutzrechtliche Fragen mit Datenschutzbeauftragtem klären
  • Personalvertretung/Betriebsrat einbeziehen, auch für die Kommunikation über das Hinweisgebersystem.
  • Kann ich das alles selbst oder brauche ich externe Hilfe? Aktuell bieten sehr viele Berater und Verkäufer von Softwarelösungen ihre Dienste an. Diese Dienstleistungen mögen auch für Ihr Unternehmen ggf. interessant sein; wissen muss man allerdings, dass auch dabei wahrscheinlich mit dem deutschen Umsetzungsgesetz noch Anpassungsbedarf entstehen wird.
  • Bei Konzernstrukturen: Laut Aussagen der EU-Kommission reicht es nicht, wenn es ein Konzern-Hinweisgebersystem für alle konzernzugehörigen Tochterunternehmen gibt. Vielmehr benötigt jedes Tochterunternehmen ein eigenes Hinweisgebersystem, zumindest wenn das Tochterunternehmen mehr als 249 Beschäftigte hat. Hier ist zu überlegen, ob und inwieweit für die Tochterunternehmen zwar ein eigenes (Schmalspur-)Hinweisgebersystem eingerichtet wird, die Beschäftigten der Tochterunternehmen aber auch das konzernweite Hinweisgebersystem nutzen können. In der Kommunikation könnte dann auf die größere Erfahrung mit der Hinweisbearbeitung und weitere praktische Anwendungsvorteile bei der Nutzung des Konzern-Hinweisgebersystems hingewiesen werden. Auch das gilt es vorzubereiten.
  • Personalabteilungen sollten sich auf die verschärften Beweislastregeln vorbereiten. Sie werden künftig beweisen müssen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab. Eine entsprechende Dokumentation von Gründen für arbeitsrechtliche Sanktionen ist insofern hilfreich, wobei sicher der Aufwand einer solchen (noch umfangreicheren) Dokumentation und das Risiko von Beweisschwierigkeiten nach Hinweisen immer abgewogen werden müssen.
Die Richtlinie betrifft Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie Unternehmen, die im Finanzdienstleistungsbereich tätig oder für Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungstätigkeiten anfällig und daher hohen Risiken ausgesetzt sind. Dort müssen Hinweisgeber innerhalb des Unternehmens oder bei Behörden Verstöße gegen EU-Recht in den Bereichen öffentliche Auftragsvergabe, Finanzdienstleistungen, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, kerntechnische Sicherheit, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre, Datenschutz, Sicherheit von Netz- und Informationssystemen, EU-Wettbewerbsvorschriften, Körperschaftssteuervorschriften sowie Verstöße gegen die finanziellen Interessen der EU (Art. 2 der EU-Richtlinie) melden können.
Eine Pflicht zur vorrangigen internen Meldung im Unternehmen besteht nicht, das Unternehmen darf aber Anreize schaffen, damit sich Hinweisgeber zunächst an das Unternehmen wenden. Hierzu sollten sie frühzeitig ein effektives und glaubwürdiges internes Whistleblowing-System schaffen. In Ausnahmefällen ist auch eine öffentliche Bekanntmachung eines Verstoßes (zum Beispiel indem sich ein Hinweisgeber an die Presse wendet) möglich.
Hinweisgeber sind Personen, die im beruflichen Zusammenhang Informationen über „Verstöße“ gegen Rechtsnormen und ethischen Grundsätze erlangt haben und dies melden, zum Beispiel Arbeitnehmer, aber auch Gesellschafter, Anteilseigner und Selbständige oder bestimmte „Dritte“ ((z.B. Angehörige von Mitarbeitern oder Geschäftspartner).
Um solche Meldungen zu ermöglichen, müssen Unternehmen interne Meldekanäle einrichten oder durch Dritte bereitstellen lassen. Unternehmen mit 50-249 Arbeitnehmern können hierfür Ressourcen teilen, zum Beispiel indem sie gemeinsam einen Dienstleister beauftragen. Für diese Unternehmensgröße müssen die Mitgliedstaaten die Richtlinie erst bis zum 17. Dezember 2023 umsetzen. Außerdem sind Verfahren festzulegen, nach denen Hinweise bearbeitet und Folgemaßnahmen gesteuert werden.
Hierzu ist eine Person oder eine Abteilung zu benennen, die dafür zuständig ist, die Meldungen entgegenzunehmen und entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege zu leiten. Zudem müssen sie klare Informationen über diese internen Verfahren als auch über die Bedingungen, unter denen Meldungen extern an zuständige Behörden der Mitgliedstaaten oder der EU übermittelt werden könne, zur Verfügung stellen.
Zum Schutz vor Repressalien gehört auch, dass bei Verfahren, zum Beispiel im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses, vermutet wird, dass die den Hinweisgeber benachteiligende Maßnahme eine Reaktion auf die Meldung oder Offenlegung war. Das Unternehmen muss dann beweisen, dass die Maßnahme auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte (Beweislastumkehr).

Folgende Punkte sind dabei zu beachten:

  • Es müssen sowohl schriftliche als auch mündliche Hinweise erfasst sein, auf Ersuchen des Hinweisgebers auch im Wege einer physischen Zusammenkunft.
  • Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers muss gewahrt bleiben. Ob vor diesem Hintergrund ein Meldeweg per E-Mail ausreicht, ist fraglich. Zumindest sind sehr eingeschränkte Zugriffsrechte notwendig.
  • Die Hinweismöglichkeit muss für alle Personen eröffnet sein, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen – d. h. eigene Mitarbeiter, aber auch externe Geschäftspartner/Dienstleister/Auftragnehmer und deren Mitarbeiter.
  • Innerhalb von sieben Tagen muss eine Rückmeldung an den Hinweisgeber über den Eingang des Hinweises erfolgen.
  • Informationen zu den Meldemöglichkeiten und dem Verfahren müssen klar und leicht zugänglich sein, zum Beispiel über die Unternehmenswebseite und im Unternehmens-Intranet/Schwarzen Brett.
  • Alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes (DSGVO) sind einzuhalten. Die Datenschutzkonferenz hat zu Whistleblowing-Hotlines Hinweise veröffentlicht.
  • Die benannte Person hat innerhalb von drei Monaten nach Übermittlung der Meldung Folgemaßnahmen zu ergreifen und dem Hinweisgeber Rückmeldung hierüber zu geben.
  • Ggf. kann externe Unterstützung hilfreich sein. Vor allem für kleinere Unternehmen mit Mitarbeiterzahlen zwischen 50 und 250 Arbeitnehmern werden wahrscheinlich Möglichkeiten für unternehmensexterne Meldestellen (z. B. Rechtsanwalt, Ombudsperson) eröffnet werden.
  • Bei der Einführung eines neuen bzw. bei der Änderung bestehender Hinweisgebersysteme ist der Betriebsrat zu beteiligen.
Bei Fragen zum Arbeitsrecht wenden Sie sich bitte an Frau Wollenweber.
Bei Fragen zu Datenschutz und Geldwäscheprävention wenden Sie sich bitte an Frau Schwirten.
Fragen zum Gesellschaftsrecht beantwortet Ihnen gerne Frau Kaus.