Ihre IHK

Informationen zur hoheitlichen E-Mail Kommunikation der IHK

Diese Seite informiert Sie darüber, wie wir E‑Mail‑Adressen für hoheitliche Aufgaben der Industrie‑ und Handelskammer verarbeiten, insbesondere wenn wir diese nicht unmittelbar bei Ihnen, sondern von Dritten erhalten.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer zu Köln
Unter Sachsenhausen 5–7
(Eingang: Komödienstraße 18–24)
50667 Köln
Telefon: +49 221 1640-0
E-Mail: service@koeln.ihk.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Herr Jan Wildemann
IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH
Berliner Allee 12
40212 Düsseldorf
Tel: +49 211 3 6702 – 50
E-Mail: datenschutz@ibp-ihk.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir nutzen geschäftliche E‑Mail‑Adressen ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben der IHK, insbesondere:
  • Einladungen zu IHK-Veranstaltungen,
  • Abfragen und Umfragen zur Vorbereitung von Stellungnahmen, Positionen und Berichten,
  • Informationen zu gesetzlich veranlassten Beteiligungs‑ und Konsultationsverfahren,
  • Organisatorische Kommunikation im Zusammenhang mit hoheitlichen Aufgaben (z. B. Wahlen zur Vollversammlung).
Eine Nutzung zu werblichen Zwecken erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO, § 3 DSG NRW (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse bzw. Ausübung öffentlicher Gewalt) in Verbindung mit § 9 IHKG (Erhebung/Verarbeitung von Mitgliederdaten zur Aufgabenerfüllung).
Erfasst werden Identifikationsdaten, vor allem die E‑Mail‑Adresse; im Einzelfall ergänzend Name/Funktion und Unternehmensbezug, soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich.

Herkunft der Daten

Wir erhalten E‑Mail‑Adressen von nichtöffentlichen Stellen (z. B. Wirtschaftsauskunfteien) und ggf. aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Unternehmenswebsites, Register), wenn eine Direkterhebung bei den Betroffenen unverhältnismäßig wäre oder keinen Erfolg verspräche.
Soweit verfügbar, werden E‑Mail‑Adressen auch direkt von Kammerzugehörigen mitgeteilt.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb der IHK: ausschließlich die für den jeweiligen hoheitlichen Vorgang zuständigen Organisationseinheiten und Gremien.
Extern: nur, soweit gesetzlich vorgesehen oder für den konkreten hoheitlichen Zweck erforderlich (z. B. beauftragte IT‑Dienstleister mit vertraglicher Bindung an Vertraulichkeit und Sicherheit).

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht oder gesperrt, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen stehen entgegen.
Des Weiteren können Daten vor der Löschung dem zuständigen Archiv übergeben werden, wenn sie archivwürdig nach dem ArchivG NRW sind.

Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: compliance@koeln.ihk.de. Wir prüfen dann, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Auch haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für NRW zuständige Stelle ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit, Kavalleriestr. 2-4, 40102 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.