IHKplus 6.2024 | Durchblick

Einführung der E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmen jetzt beachten sollten

Zum 1. Januar 2025 steht in Deutschland die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bevor. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen für inländische B2B-Geschäfte zwingend sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen können.
Die Neuerung ist Teil der Bemühungen der Bundesregierung, die Digitalisierung voranzutreiben und Effizienz und Transparenz im Geschäftsverkehr zu erhöhen. Unternehmen aller Größen sind nun gefordert, sich auf die Umstellung vorzubereiten und die notwendigen Anpassungen in ihren Prozessen vorzunehmen. Wir beleuchten die Hintergründe und zeigen, was es zu beachten gilt.

Hintergrund und rechtliche Grundlagen

Die Einführung der E-Rechnung ist keine isolierte Maßnahme, sondern Teil einer europaweiten Initiative zur Vereinheitlichung und Digitalisierung des Geschäftsverkehrs und der öffentlichen Verwaltung. Bereits 2014 ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Kraft getreten, die die Mitgliedstaaten verpflichtet, E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen zu akzeptieren. Deutschland hat diese Richtlinie zunächst nur teilweise umgesetzt, mit der Neuregelung ab 2025 wird die Verpflichtung zur E-Rechnung auf alle B2B-Geschäftsbeziehungen in Deutschland
ausgeweitet.
Ziel ist es, Papier- und PDF-Rechnungen langfristig durch maschinenlesbare Datenformate zu ersetzen, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.

Die E-Rechnung

Ab 2025 wird nur noch zwischen einer E-Rechnung und einer sonstigen Rechnung unterschieden. Eine E-Rechnung ist dabei eine Rechnung, die in einem vorgegebenen bestimmten elektronischen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Das Datenformat muss zwingend der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Die Formatanforderungen werden derzeit z. B. von der XRechnung, die u. a. bereits im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird, oder dem ZUGFeRD-Hybridformat, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, erfüllt. Andere Formate sind zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 umsetzen.
Eine Rechnung im PDF-Format oder andere, nicht nach der genannten Norm erstellte Formate, wie z. B. „.tif“, „.jpeg“, „.docx“, sind zwar digitale, bildliche Darstellungen der Rechnung, erfüllen aber nicht die gesetzlichen Anforderungen an die Weiterverarbeitung.
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Was ab 2025 konkret gilt – Unterscheidung zwischen Empfang und Versand

Der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem kommenden Jahr zur Pflicht. Es gibt keine Übergangsregelung. Jedes Unternehmen muss ab 2025 die Möglichkeit eröffnen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten
(verpflichtende Empfangsbereitschaft).
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ist zeitlich gestaffelt. Zwar gibt es ab 1. Januar 2025 grundsätzlich auch eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber aber Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller vorgesehen:
  • Bis 2027 kann eine Papierrechnung gestellt werden – eine Rechnung in einem nicht E-Rechnungs-konformen Format (z. B. eine PDF-Datei) ist mit Zustimmung des Empfängers möglich. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form.
  • Ab 2027 besteht die Erleichterung dann nur noch für ausstellende Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
  • Ab 2028 gibt es dann jedoch kein Wegducken mehr: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich sowohl bei Eingangs- als auch bei Ausgangsrechnungen zur Pflicht.
  • Ausgenommen sind in allen Varianten Belege und Kleinbetragsrechnungen, die einen Wert von 250 Euro nicht übersteigen.

Vorbereitungen zeitnah einleiten

Die Umstellung auf die E-Rechnung stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, insbesondere kleinere Unternehmen, die bislang keine umfangreichen digitalen Rechnungsprozesse etabliert haben. Die wichtigsten
Herausforderungen, auf die sich Unternehmen vorbereiten sollten, sind dabei:
  • Technische Anforderungen: Die Implementierung von Softwarelösungen, die elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützen, ist unumgänglich. Viele Unternehmen müssen ihre IT-Infrastruktur anpassen und sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel sind.
  • Schulung der Mitarbeitenden: Neben der technischen Umstellung ist es entscheidend, dass Mitarbeitende im Umgang mit den neuen Prozessen geschult werden. Dies betrifft sowohl die Rechnungsstellung als auch die Bearbeitung und Archivierung.
  • Anpassung der internen Prozesse: Unternehmen müssen ihre internen Abläufe überdenken und gegebenenfalls neu organisieren. Dies erfordert eine umfassende Prozessanalyse und möglicherweise tiefgreifende Veränderungen im Workflow.

E-Rechnung optimal umsetzen

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 markiert einen entscheidenden, aber auch einschneidenden Schritt in Richtung Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Unternehmen aller Größen sind nun gefordert, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und ihre Prozesse entsprechend anzupassen. Während die Umstellung auf den ersten Blick eine Herausforderung darstellt, birgt sie gleichzeitig ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen der E-Rechnung auseinandersetzt und die notwendigen Schritte einleitet, kann nachhaltig von dieser Entwicklung profitieren.
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In weiteren Webinaren am 22. Januar 2025 von 13 bis 14 Uhr und am 29. Januar 2025 von 10 bis 12 Uhr stellen wir kompakt die neuen Regelungen dar und bieten die Gelegenheit für Fragen.
Unternehmensservice
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