Recht und Steuern

Steuerliche Betriebsprüfung: Worauf es für Unternehmen ankommt

Eine steuerliche Betriebsprüfung kann bei Unternehmern Sorgen auslösen. Eine gute Vorbereitung und transparente betriebliche Prozesse helfen jedoch, Ärger und unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Betriebsprüfungen werden in der Regel angekündigt, außer bei bestimmten Arten wie der Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau sowie der Kassen-Nachschau nach § 146b AO, die unangekündigt erfolgen dürfen. In jedem Fall besteht eine Mitwirkungspflicht des Unternehmens: Es müssen alle erforderlichen Unterlagen vorgelegt werden, wobei die Finanzverwaltung seit Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) auch einen digitalen Datenzugriff verlangen kann (§ 147 Abs. 6 AO).

Was ist eine steuerliche Betriebsprüfung?

Betriebsprüfungen dienen der Kontrolle, ob Unternehmen ihre Steuern für einen bestimmten Zeitraum ordnungsgemäß und in korrekter Höhe gezahlt haben. Die häufigste Form ist die Außenprüfung nach § 193 AO, bei der das Finanzamt alle steuerlich relevanten Sachverhalte eines Unternehmens prüft. Sonderprüfungen, etwa zur Umsatzsteuer oder Lohnsteuer, konzentrieren sich auf einzelne Steuerarten. Die Nachschau, insbesondere die Kassen-Nachschau (§ 146b AO), ist ein eigenständiges Verfahren, das den aktuellen Status prüft und unangekündigt erfolgen kann.

Wer wird geprüft und wie oft?

Die Auswahl und Häufigkeit von Betriebsprüfungen richten sich nach der Betriebsprüfungsordnung und internen Verwaltungsvorgaben. Großbetriebe werden regelmäßig, aber nicht zwingend jährlich, geprüft; Mittel- und Kleinbetriebe eher anlassbezogen oder stichprobenartig. Die Einteilung erfolgt nach Umsatz und Gewinn. Die Ankündigungsfrist beträgt mindestens zwei Wochen; bei Großbetrieben kann sie länger sein, ist aber nicht gesetzlich auf vier Wochen festgelegt. Bei Nachschauen ist keine Ankündigung erforderlich.

Mitwirkungspflichten und Ablauf

Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen und Daten vorlegen, auch in digitaler Form, sofern diese nach den GoBD geführt werden. Während der Prüfung ist ein kooperatives Verhalten ratsam: Informationen sollten zeitnah bereitgestellt und strittige Sachverhalte offen angesprochen werden. Am Ende der Prüfung findet regelmäßig eine Schlussbesprechung statt, bei der Ergebnisse diskutiert werden können. Bei Verdacht auf Steuerstraftaten endet die Mitwirkungspflicht nach Belehrung (§ 393 Abs. 1 AO).

Checkliste für die Betriebsprüfung

  • Identifikation und Dokumentation steuerrelevanter Daten gemäß GoBD
  • Analyse der Daten mit Unterstützung von Experten (z. B. Steuerberater)
  • Kooperative Zusammenarbeit während der Prüfung
  • Gründliche Vorbereitung auf die Schlussbesprechung, ggf. Diskussion strittiger Punkte
  • Bei Verdacht auf Steuerstraftaten: Rücksprache mit dem Steuerberater und ggf. Einholung juristischer Beratung; Akteneinsicht und ggf. Selbstanzeige nach § 370 AO.

Gründe für Betriebsprüfungen

Typische Gründe sind Lücken oder Auffälligkeiten in der Steuererklärung, verspätete Steuerzahlungen, starke Schwankungen bei Umsätzen oder Gewinnen, hohe Steuernachzahlungen, häufig verspätete Einreichung von Steuererklärungen, Abweichungen von Vorjahreswerten oder Branchenrichtwerten sowie Auffälligkeiten nach Beendigung des Unternehmens.

Besonderheiten für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer

Auch Selbstständige und Freiberufler können geprüft werden, teils auch in den Räumen des Finanzamts. Kleinunternehmen werden meist anlassbezogen oder nach Zufallsprinzip geprüft; ein fester Prozentsatz existiert nicht.