Gesellschaftsrecht

Die Anstellung des Geschäftsführers einer GmbH

Die Bestellung und die Anstellung eines Geschäftsführers* fallen in der Praxis oft zusammen, sind rechtlich jedoch völlig unabhängig voneinander zu betrachten.
*Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Die Bestellung zum Geschäftsführer ist ein gesellschaftsrechtlicher Akt, der dem Geschäftsführer die Befugnis gibt, nach außen wirksam im Namen der Gesellschaft rechtlich zu handeln. Die Bestellung erfolgt durch die Gesellschafter und wird üblicherweise bei der Gründung der Gesellschaft durchgeführt, indem sie notariell in das Handelsregister eingetragen wird.
Dem gegenüber bildet der Anstellungsvertrag des Geschäftsführers die (arbeits-)rechtlichen Aspekte und Rahmenbedingungen der Tätigkeit im Innenverhältnis ab.
Es besteht grundsätzlich keine Verpflichtung zur Anstellung des Geschäftsführers, sodass ein Geschäftsführer auch ohne formellen Anstellungsvertrag arbeiten oder auf einer anderen rechtlichen Grundlage tätig werden kann.
Der Anstellungsvertrag ist auch nicht an eine bestimmte Form gebunden. Aus Gründen der Rechtssicherheit und zur Vermeidung von Streitigkeiten ist dennoch dringend zu empfehlen, eine Vereinbarung zu treffen und diese im Rahmen eines Anstellungsvertrages schriftlich festzuhalten.

I. Welche Stellung hat der GmbH-Geschäftsführer?

Der Geschäftsführer leitet das Geschäft der GmbH und vertritt die Gesellschaft nach außen. Geschäftsführern kommt dabei eine Doppelstellung zu:

        1. Organschaftliche Stellung

Zum einen sind sie aufgrund ihrer Bestellung als Geschäftsführer Organ der Gesellschaft und gesetzlicher Vertreter der GmbH im Außenverhältnis.

         2. Anstellungsverhältnis

Geschäftsführer sind daneben auch Angestellte der GmbH. Das Innenverhältnis, insbesondere die gegenseitigen Rechte und Pflichten zwischen Geschäftsführer und GmbH, werden im Anstellungsvertrag (auch: Geschäftsführervertrag, (Geschäftsführer-)dienstvertrag) geregelt.
Es ist unerlässlich, zwischen dem Innen- und Außenverhältnis zu differenzieren (Trennungsprinzip).
Mit diesem Grundsatz geht einher: Wird jemand zum Geschäftsführer bestellt, ist nicht automatisch der Abschluss eines Geschäftsführervertrags beinhaltet. Wird ein Geschäftsführer abberufen, endet nicht gleichzeitig das Anstellungsverhältnis. Eine Ausnahme hiervon greift lediglich dann, wenn eine sogenannte Koppelungsklausel individualvertraglich vereinbart wurde, nach der die Abberufung als Geschäftsführer gleichzeitig auch als Kündigung des Anstellungsvertrags gilt.

II. Wer kann Geschäftsführer werden?

Nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person kann Geschäftsführer werden. Sowohl Gesellschafter als auch andere Personen kommen für das Amt in Frage.
Auch Ausländer können zum Geschäftsführer bestellt werden. Werden Ausländer aus Nicht-EU-Staaten in Deutschland als Geschäftsführer eingesetzt, müssen ausländerrechtliche Bestimmungen beachtet werden.
Geschäftsführer müssen grundsätzlich keine besonderen Qualifikationen haben. Generelle Auswahlkriterien für die Person des Geschäftsführers umfassen neben der fachlichen Kompetenz vor dem Hintergrund des Geschäftszwecks des Unternehmens auch die persönliche Eignung durch Attribute wie Zuverlässigkeit, Führungskompetenz, Fleiß und Vertrauenswürdigkeit.
Es bestehen jedoch Ausnahmen für Tätigkeiten, die erlaubnis- oder genehmigungspflichtig sind, wie z. B. im Fall von Transportunternehmen, Personenbeförderungsunternehmen, Gaststätten, Versicherungsvermittlern und Maklern. Auch greifen Ausnahmen, wenn gerichtliche (Berufs-)Verbote angeordnet wurden oder bestimmte Straftaten verwirklicht worden sind.

III. Wie wird man Geschäftsführer?

Die nach dem Trennungsprinzip zu betrachtende Be- und Anstellung des Geschäftsführers fallen jeweils regelmäßig in die Kompetenz der Gesellschafterversammlung.

1. Bestellung

Die Bestellung erfolgt durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Hierdurch erhält der Geschäftsführer die Organstellung und die damit verbundene Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis. Die Bestellung des Geschäftsführers ist von der Geschäftsführung in notarieller Form beim Handelsregister zur Eintragung anzumelden. Die Eintragung ist jedoch keine Voraussetzung für die Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis, diese entsteht bereits mit der Annahme der Bestellung durch den Geschäftsführer.

2. Anstellung

Der Anstellungsvertrag regelt dagegen die persönlichen Beziehungen des Geschäftsführers zur Gesellschaft. Rechtlich ist er regelmäßig als Dienstvertrag über eine Geschäftsbesorgung zu qualifizieren und nicht als Arbeitsvertrag, auch wenn einzelne arbeitsrechtliche Vorschriften entsprechend angewendet werden können.

IV. Was ist beim Anstellungsvertrag zu beachten?

Grundsätzlich unterliegt der Geschäftsführer nicht den arbeitsrechtlichen Vorschriften, die den Schutz von Arbeitnehmern gewährleisten. Aus diesem Grund sollten spezifische Punkte, die für Arbeitnehmer gesetzlich geregelt sind, ausdrücklich im Geschäftsführervertrag festgelegt werden.
Im Folgenden ein exemplarischer Überblick über die wichtigsten Regelungspunkte:

1. Aufgaben und Zuständigkeiten

  • Definition der Pflichten und Zuständigkeiten des Geschäftsführers, inklusive möglicher Aufgabenverteilung mit anderen Geschäftsführern
  • Festlegung der Vertretungsbefugnisse (Einzel- oder Gesamtvertretung) sowie potenzielle zustimmungsbedürftige Geschäfte
  • Einführung von Planungs- und Berichtspflichten, wie Jahresplanung oder Berichterstattung an die Gesellschafter
  • Regelung von Dienstzeiten, Anwesenheit und Homeoffice-Möglichkeiten

2. Nebentätigkeiten

  • Genehmigungspflicht für Nebentätigkeiten des Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung
  • Integration bestehender Nebentätigkeiten in den Dienstvertrag mit vorheriger Genehmigung

3. Vergütung

  • Festlegung der Höhe und Auszahlung der fixen Vergütung sowie etwaiger zusätzlicher Leistungen wie Weihnachtsgeld oder Tantiemen
  • Regelung der Sozialversicherungsbeiträge und Altersvorsorge bei privat krankenversicherten Geschäftsführern

4. Dienstwagen/Mobiltelefon/Laptop

  • Vereinbarungen bezüglich Dienstwagen, inklusive Klassifizierung, Privatnutzung und Kostenübernahme
  • Regelung über die (ggf. auch private) Nutzung von Diensthandy und -computer
  • Regelung über Rückgabepflichten von Dienstwagen und -geräten

5. D&O-Versicherung

  • Abschluss einer D&O-Versicherung (Vermögensschadenhaftpflichtversicherung) zugunsten des Geschäftsführers, inklusive Deckungsumfang und Selbstbeteiligung

6. Reisekosten und Aufwendungsersatz

  • Erstattung geschäftlich veranlasster Kosten, einschließlich Richtlinien für Reisekosten

7. Urlaub

  • Festlegung des Urlaubsanspruchs und -abgeltung

8. Entgeltfortzahlung bei Krankheit und Tod

  • Regelung der Bezügefortzahlung im Krankheitsfall und im Todesfall des Geschäftsführers

9. Wettbewerbsverbot

  • Während der Amtszeit gilt für den Geschäftsführer ein strenges gesetzliches Wettbewerbsverbot aufgrund seiner Treuepflicht gegenüber der GmbH. Er kann nur durch einen Gesellschaftsvertrag oder einen Gesellschafterbeschluss von diesem Wettbewerbsverbot befreit werden; eine Befreiung im Anstellungsvertrag ist nicht ausreichend.
  • Nachvertragliche Wettbewerbsverbote sind eine starke Einschränkung der Berufsfreiheit des Geschäftsführers und sollten daher sorgfältig abgewogen werden. Es müssen inhaltlich klare Regelungen über die Reichweite (sachlich, räumlich, zeitlich bis zu 24 Monate), eine Karenzentschädigung und mögliche Vertragsstrafen getroffen werden

10. Haftung

Der Geschäftsführer haftet in der Regel nicht persönlich gegenüber Vertragspartnern der GmbH und anderen Dritten, außer in einigen wenigen gesetzlich geregelten Fällen. Trotzdem ist die Außenhaftung von großer praktischer Bedeutung.
Im Interesse des Geschäftsführers können daher Haftungsbeschränkungen für fehlerhafte Geschäftsführung vereinbart werden. In Betracht kommen insbesondere folgende Haftungsbegrenzungen:
  1. Ausschluss der Haftung für fahrlässige Pflichtverletzungen (Vorsatz kann nicht vorab ausgeschlossen werden).
  2. Begrenzung der Haftung auf einen Höchstbetrag, z. B. 3 – 12 Monatsgehälter.
  3. Vereinbarung von kurzen Ausschlussfristen, z. B. 3 – 12 Monate, innerhalb derer Ansprüche gegen den Geschäftsführer geltend gemacht werden müssen.

11. Vertragsdauer und Kündigung

  • Festlegung der Vertragslaufzeit und Kündigungsmodalitäten, inklusive Möglichkeiten zur Freistellung. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund kann keinesfalls ausgeschlossen werden.
  • Es kann durch eine sogenannte Koppelungsklausel vereinbart werden, dass die Abberufung als Geschäftsführer zu einer automatischen Beendigung des Anstellungsvertrags führt.

V. Gibt es steuerliche Besonderheiten?

In steuerlicher Hinsicht ist darauf zu achten, dass die Leistungen an den Geschäftsführer keine verdeckte Gewinnausschüttung darstellen. Da verdeckte Gewinnausschüttungen durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst sind, besteht das Risiko insbesondere bei geschäftsführenden Gesellschaftern.
Zur Vermeidung einer verdeckten Gewinnausschüttung darf die dem Geschäftsführer zugesagte Vergütung, einschließlich sonstiger Leistungen, nicht unangemessen hoch sein und sollte einem Fremdvergleich standhalten.

VI. Wie endet die Rechtsbeziehung zwischen GmbH-Geschäftsführer und Gesellschaft?

Das Trennungsprinzip wirkt sich auch auf die Beendigung der Rechtsbeziehung zwischen Geschäftsführer und Gesellschaft aus. Die Abberufung der Organstellung und die Beendigung des Anstellungsverhältnisses sind zwei unterschiedliche rechtliche Vorgänge. Sofern keine sogenannte Kopplungsklausel vereinbart wurde, wird der Geschäftsführer durch die Kündigung des Anstellungsvertrages nicht zugleich auch als Organ der Gesellschaft abberufen; ebenso wenig beendet die Abberufung des Geschäftsführers als Organ automatisch das Anstellungsverhältnis.

1. Zur Abberufung der Organstellung

Die Gesellschafter können die Bestellung des Geschäftsführers jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen und so seine Organstellung aufheben, sofern in der Satzung nichts anderes geregelt ist. Der Geschäftsführer verliert damit seine Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis. Die Abberufung des Geschäftsführers ist umgehend in notarieller Form zum Handelsregister anzumelden. Solange der abberufene Geschäftsführer noch im Handelsregister eingetragen ist und die Abberufung nicht eingetragen wurde, kann er die Gesellschaft im Außenverhältnis wirksam gegenüber Dritten verpflichten, sofern diese keine Kenntnis von seiner Abberufung haben.

2. Zur Kündigung des Anstellungsverhältnisses

Wenn nur die Bestellung des Geschäftsführers widerrufen wird, bleibt das vertraglich vereinbarte Anstellungsverhältnis unverändert mit allen Rechten und Pflichten, etwa dem Vergütungsanspruch, bestehen.
Der Anstellungsvertrag muss gesondert durch Kündigung der Gesellschafter aufgehoben werden. Bei einer ordentlichen Kündigung des Anstellungsvertrages gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen des § 622 BGB. Ist bei befristeten Verträgen kein Recht zur ordentlichen Kündigung vereinbart worden, bleibt nur die Möglichkeit einer außerordentlichen Kündigung. Eine außerordentliche Kündigung kommt allerdings nur bei einem wichtigen Grund im Sinne des § 626 BGB in Betracht.

3. Zur (Amts-)Niederlegung durch den Geschäftsführer

Daneben ist auch der Geschäftsführer berechtigt, sein Amt jederzeit niederzulegen, ohne einen wichtigen Grund zu haben. Eine Niederlegung ohne Grund ist wirksam, führt jedoch unter Umständen zu einem Vertragsverstoß, infolgedessen die Gesellschafter den Anstellungsvertrag fristlos (und ggf. ohne vorherige Abmahnung) kündigen können. Wenn die Niederlegung der Position der Gesellschaft nachweisbaren Schaden zufügt, kann der Geschäftsführer daneben auch regresspflichtig sein.
Die Niederlegung muss regelmäßig gegenüber der Gesellschafterversammlung als zuständigem Gesellschaftsorgan erklärt werden. Eine explizite Nennung der Amtsniederlegung ist nicht erforderlich, solange der Wille dazu aus der Erklärung hervorgeht.
Die Niederlegung kann sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt wirksam werden. Sie muss im Handelsregister angemeldet werden. Bei der Niederlegung sollte der ausscheidende Geschäftsführer berücksichtigen, dass er mit Verlust der Vertretungsbefugnis die Anmeldung beim Registergericht nicht mehr selbst durchführen kann.
Im Anstellungsvertrag kann auch vereinbart werden, dass das Angestelltenverhältnis nach Ablauf einer bestimmten Frist endet, wenn der Geschäftsführer sein Amt niederlegt.

VII. Fazit

Eine präzise Regelung des Anstellungsverhältnisses von GmbH-Geschäftsführern ist entscheidend und schafft eine transparente und rechtlich einwandfreie Grundlage für die Zusammenarbeit.