Azubi-Seminar: Datensicherer Einsatz von KI im Büro

KI-Werkzeuge wie ChatGPT oder Microsoft Copilot sind im Büroalltag angekommen. Sie erleichtern die Arbeit – schaffen aber neue Risiken, wenn vertrauliche oder personenbezogene Informationen unbedacht eingegeben werden. Seit Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der EU-KI-Verordnung Unternehmen zudem, ihre Beschäftigten im Umgang mit KI zu schulen; das gilt ausdrücklich auch für Auszubildende.

Das Seminar vermittelt praxisnah und ohne juristisches Fachchinesisch, wie Auszubildende KI sinnvoll und zugleich datensicher einsetzen.

Seminarinhalte:

• Wie generative KI funktioniert und was mit eingegebenen Daten geschieht
• Rechtlicher Rahmen verständlich erklärt: Datenschutz (DSGVO), Schutz von Geschäftsgeheimnissen, KI-Verordnung
• Technische Voraussetzungen: sichere Werkzeuge, Firmen- vs. Privat-Account, wichtige Einstellungen
• Do's und Don'ts: Welche Informationen niemals in ein KI-Tool gehören – und wie man Eingaben datensicher gestaltet
• Ergebnisse richtig einordnen: Fehler und „Halluzinationen“ erkennen, Quellen prüfen
• Praxisübungen und Fallbeispiele für den direkten Transfer in den Arbeitsalltag

Warum dieses Seminar?
Drei Schutzgüter sind im Büroalltag betroffen, und ein aktueller gesetzlicher Rahmen macht die Schulung zur Pflicht:

• Personenbezogene Daten (DSGVO): Namen, Kontakt-, Kunden-, Bewerber- und Personaldaten dürfen nicht unbedacht in KI-Tools gelangen.
• Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse (GeschGehG): Angebote, Kalkulationen, Verträge, Kundenlisten und interne Zahlen sind zu schützen.
• Interne Vertraulichkeit: arbeitsvertragliche Verschwiegenheitspflichten gelten auch gegenüber KI-Diensten.

KI-Kompetenzpflicht (EU-KI-Verordnung, Artikel 4): Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen – unabhängig von Branche und Betriebsgröße und ausdrücklich auch für Auszubildende. Da nahezu jeder Betrieb heute KI-gestützte Werkzeuge nutzt, ist eine solche Schulung ein konkreter Baustein zur Erfüllung dieser Pflicht. Ein Teilnahmenachweis dient zugleich der Dokumentation. Ergänzend sind im August 2026 erweiterte Transparenzpflichten für generative KI in Kraft getreten.

Didaktisches Konzept & Methodik

Das Seminar ist auf die Zielgruppe zugeschnitten: kurze Inputphasen, viel Praxis, keine Rechtsvorlesung. Eingesetzt werden:

• aktivierender Einstieg und Erwartungsabfrage (Bezug zur eigenen Arbeitswelt);
• verständliche Kurz-Inputs mit Alltagsbeispielen und Live-Demonstration an einem KI-Tool;
• reale, anonymisierte Fallgeschichten, an denen Risiken sichtbar werden;
• die „Ampel-Übung“ (grün/gelb/rot): Situationen bewerten – darf ich das eingeben?;
• Praxisaufgabe: einen kritischen Prompt selbst datensicher umformulieren;
• Wissenscheck/Quiz zur Transfersicherung und ein Merkblatt „10 goldene Regeln“ zum Mitnehmen.