Pflichtangaben auf Briefen

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe gesetzliche Vorschriften beachten. Diese sollen ihren Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon beim Beginn Ihrer Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Angabe der Handelsregisternummer beispielsweise, ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über die Firma einzuholen.

Was wird als Geschäftsbrief bezeichnet?

Als Geschäftsbrief gilt in der Regel...

  • ... der gesamte externe Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet ist;
  • ... alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, wie z. B. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen und Bestellscheine (etwa als E-Mail).
Grundsätzlich muss jeder Geschäftsbrief, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Mängelrügen etc. zu.

Nicht als Geschäftsbrief gilt in der Regel...

... der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens.

Einzelkaufmann/Einzelkauffrau (e.K.)

Auf allen Geschäftsbriefen des Einzelkaufmanns müssen gemäß §37a HGB folgende Daten angegeben werden:
  • seine Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
    eingetragenen Wortlaut;
  • der Rechtsformzusatz 'eingetragener Kaufmann', 'eingetragene Kauffrau' oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise 'e. K.' oder 'e. Kfr.';
  • der Ort seiner Handelsniederlassung;
  • das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Die Geschäftsbriefe dieser Gesellschaften müssen gemäß § 37a HGB folgende Daten enthalten:
  • die Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • die Rechtsform (OHG oder KG);
  • den Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss gemäß § 35a GmbHG auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:
  • vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsform der Gesellschaft;
  • Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
  • alle Geschäftsführer und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat - der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Wenn das Kapital der Gesellschaft genannt wird, muss in jedem Fall - wie auch bei der AG - das Stammkapital angeben werden. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Wird die Gesellschaft liquidiert, müssen anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen genannt werden.

Unternehmergesellschaft (UG (haftungsbeschränkt))

Die UG (haftungsbeschränkt) ist keine eigene Rechtsform. Als GmbH-Variante müssen die gleichen Angaben wie für eine GmbH gemacht werden. Als Rechtsformzusatz muss zwingend „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ in der Firmierung geführt werden.

GmbH & Co. KG; GmbH & Co. OHG; AG & Co. KG und AG & Co. OHG

Bei einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft, sind gemäß §§ 37a, 125a, 177a HGB auf den Geschäftsbriefen neben den für die OHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben zusätzlich die für die persönlich haftende Gesellschafterin vorgeschriebenen Angaben auch auf dem Briefpapier der OHG bzw. KG aufgeführt werden.

Aktiengesellschaft (AG)

Die Aktiengesellschaft (AG) muss gemäß § 80 AktG auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:
  • vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsform der Gesellschaft;
  • Sitz der Gesellschaft;
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;
  • alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden
Falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig. Es müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden. Wird das Kapital aufgeführt, so muss das Grundkapital angeben werden. Darüber hinaus ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist. Falls sich die AG in Liquidation befindet, muss darauf hingewiesen werden. Alle Abwickler und der Vorsitzende des Aufsichtsrats müssen benannt werden.
In der Regel sind die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes enthalten. Konkrete Vorschriften hierüber bestehen jedoch nicht.

Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende

Auf allen Geschäftsbriefen des nicht eingetragenen Gewerbetreibenden sollte der Familienname des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden.
Bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts sollten die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Geschäftsanschrift mitgeteilt werden.
Zwar gibt es keine gesetzliche Vorschrift, die diese Angaben ausdrücklich fordert. Es ist allerdings zu empfehlen, auf diese Angaben nicht zu verzichten, da sich das Erfordernis der Namensnennung aus anderen gesetzlichen Vorschriften ergeben kann. So kann etwa das Weglassen der Angaben eine Irreführung durch Unterlassen im Sinne von § 5a des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellen. Verstöße könnten abgemahnt werden, was wiederum mit Kosten verbunden wäre.

Sonstiges

Konkrete Vorschriften darüber, wo auf dem Geschäftsbrief die Pflichtangaben abgedruckt werden müssen, gibt es nicht. Üblicherweise werden die Pflichtangaben zwar in der Fußzeile aufgeführt, jedoch sind Sie in der graphischen Gestaltung des Geschäftspapiers grundsätzlich frei. Die Angaben müssen jedoch deutlich lesbar sein. Ein Logo kann verwendet werden, solange nicht bestehende Rechte Dritter (z.B. eingetragene Marken) verletzt werden.
Auch zusätzliche Angaben auf dem Geschäftsbrief sind möglich. Empfehlenswert ist es, neben der genauen Anschrift die Telefonnummern, E-Mail- und Internet-Adressen sowie Bankverbindung (mit Bankleitzahl) anzugeben.
Achtung: Firmeninhaber , die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit Ordnungsstrafen vom Registergericht rechnen. Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen.