Gelangensbestätigung

Lieferungen von Deutschland in andere EU-Mitgliedstaaten sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Unternehmer müssen nachweisen, dass eine Ware aus Deutschland tatsächlich in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) angekommen und somit von der Umsatzsteuer befreit ist. Der Nachweis für die innergemeinschaftliche Lieferung ist die sogenannte Gelangensbestätigung.

Voraussetzungen für eine Lieferung ohne Umsatzsteuer

  • Die gelieferte Ware ist in einem EU-Mitgliedstaat angekommen.
  • Der Kunde ist ein*e Unternehmer*in, dokumentiert durch die ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  • Der Kunde hat die gelieferte Ware für sein Unternehmen erworben.
  • Der Erwerb der Ware unterliegt beim Kunden den Vorschriften des Umsatzbesteuerung. Der Kunde ist also verpflichtet, die Erwerbsbesteuerung durchzuführen.
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind und der Lieferant diese Voraussetzungen nachweisen kann, kann er eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen.

Pflichtangaben einer Gelangensbestätigung

  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Menge des Gegenstands der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung
  • Empfänger und Bestimmungsort
  • Monat des Erhalts des Gegenstands
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten
Die Gelangensbestätigung lässt sich auch als Sammelbestätigung ausstellen. Versender können also mit ihren Vertragspartnern im EU-Ausland eine Vereinbarung treffen, wonach diese quartalsmäßig per Sammelbestätigung den Empfang der Leistung elektronisch bestätigen.

Muster zur Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung kann in Deutsch, Englisch und Französisch verfasst werden:
Andere Sprachfassungen müssen amtlich übersetzt sein.

Übermittlung der Gelangensbestätigung

Für die Anerkennung der elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist es unschädlich, wenn die E-Mail-Adresse nicht vorher bekannt war sowie die Domain weder auf den Ansässigkeitsstaat des Abnehmers noch den Bestimmungsmitgliedstaat der Lieferung hinweist. Wird die Gelangensbestätigung per Mail versandt, kann die E-Mail für Umsatzsteuerzwecke in ausgedruckter Form aufbewahrt werden.

Spediteurbescheinigung

Den Weg der gelieferten Ware in einen anderen EU-Staat kann der Lieferant auch durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs nachweisen - mit der sogenannten Spediteurbescheinigung. Dieser Nachweis muss folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmen und Ausstellungsdatum
  • Namen und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung
  • Menge des Liefergegenstands und handelsübliche Bezeichnung
  • Empfänger des Liefergegenstands und Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet
  • Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die nachprüfbaren Angaben basieren
  • die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens
Der Nachweis per Spediteurbescheinigung und auch per Frachtbrief, Kurierdienst sowie Postdienstleister kann jeweils aus mehreren Dokumenten bestehen, die nicht aufeinander Bezug nehmen müssen.

Muster zur Spediteurbescheinigung

Die Spediteurbescheinigung kann auch in elektronischer Form abgegeben werden. In dem Fall muss sie keine Unterschrift enthalten. Erkennbar muss aber sein: Die elektronische Übermittlung hat beim Abnehmer begonnen - erkennbar zum Beispiel am Header-Abschnitt der Mail.