Buchführung und Steuern

Produktions-, Handels- und Handwerksbetriebe sind in jedem Fall gewerblich. Dienstleistungen können sowohl gewerblich als auch freiberuflich sein. Freie Berufe sind daran zu erkennen, dass

Klassisch freiberuflich Tätige sind zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Ingenieure, Architekten, Journalisten, Dolmetscher, Psychologen und Hebammen. Um die sogenannten Katalogberufe herum haben sich weitere Berufe mit ähnlicher Ausbildung und Tätigkeit sowie künstlerische, unterrichtende und erzieherische Berufe als freiberuflich etabliert. Sobald Freiberufler Mitarbeiter einstellen, muss sichergestellt sein, dass es sich um fachlich vorgebildete Mitarbeiter handelt und der Chef die volle Verantwortung und Leitung behält. Sonst könnte der allein tätige Freiberufler ein Gewerbetreibender werden. Wenn zusätzlich ein Handel mit Waren aufgenommen wird, ist zu klären, ob der Status als Freiberufler bestehen bleibt.
Das Institut für freie Berufe (IFB) informiert im Detail über die anerkannten Tätigkeiten. Eine Tendenz geben Ihnen auch die IHK-Gründungsberater. Außerdem können Steuerberater und Rechtsanwälte eine Einschätzung abgeben. Die Zuordnung liegt letztlich beim Finanzamt. Im Vorfeld der Gründung können Sie dort eine „verbindliche Auskunft“ einholen.

So unterscheiden sich Buchführung und Besteuerung von Freiberuflern und Gewerbetreibenden:

Die Vorteile eines Freiberuflers relativieren sich teilweise durch die steuerlichen Verrechnungsmöglichkeiten von Gewerbetreibenden und durch berufsspezifische Sozialversicherungspflichten wie die Versorgungswerkbeiträge von Anwälten und die Künstlersozialkassenbeiträge von Kreativen. Gewissheit über Ihre Buchführungs- und Steuerpflichten gibt Ihnen Ihr Steuerberater. 

Kleingewerbetreibende mit einfachen überschaubaren Geschäftsprozessen und ohne Handelsregistereintragung ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und erklären ihn so gegenüber dem Finanzamt zur Versteuerung. Die Behörde stellt dafür online das Formular „Anlage EÜR“ zur Verfügung. Beträgt Ihr Jahresumsatz weniger als 22.000 Euro, genügt eine formlose Gewinnermittlung.
Unternehmen, die sich im Handelsregister eintragen lassen müssen, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dazu gehören juristische Personen wie UG, GmbH und AG sowie die Personengesellschaften OHG, KG und GmbH & Co. KG. Das Finanzamt kann auch nicht im Handelsregister eingetragene Firmen mit umfangreichen Geschäftsprozessen oder einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro und mehr als 60.000 Euro Gewinn dazu auffordern, doppelt Buch zu führen. Dazu werden alle Geschäftsfälle zunächst auf Konten im Soll und Haben gebucht. Die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) stellt Einnahmen und Ausgaben gegenüber, macht Bestandsveränderungen sichtbar und zeitliche Abgrenzungen sowie Abschreibungen möglich. Der Jahresabschluss bzw. die Bilanz dokumentiert das Unternehmensvermögen und die -schulden, der Vergleich zum Vorjahr zeigt die Vermögensentwicklung. Je nach Rechtsform und Größenklasse des Unternehmens schreibt das HGB verschiedene Abschlussinhalte, Prüfungserfordernisse und Veröffentlichungen vor.
Gründer mit einem Grundverständnis für Buchführung können ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbst erstellen. Wenn es umfänglicher wird, raten wir dazu, die Dienstleistung eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen. Idealerweise kennt er sich gut in Ihrer Branche und mit Ihrer Rechtsform aus. Sie sollten auch lernen, Ihre Liquidität und Rentabilität selbst zu deuten. Je früher Sie Handlungsbedarfe erkennen, desto eher können Sie den Kurs verändern und in Richtung Erfolg steuern.

Der Gewinn aus gewerblicher oder freiberuflicher Tätigkeit muss versteuert werden. Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften geben ihn bei ihrer persönlichen Steuererklärung als Einkünfte aus gewerblicher bzw. selbständiger Tätigkeit an. Steuerpflichtige Personen zahlen Einkommensteuer auf sämtliche Einkünfte. Kapitalgesellschaften sind als juristische Personen steuerpflichtig, auf den Gewinn wird Körperschaftsteuer erhoben. Der Körperschaftsteuersatz beträgt 15 Prozent, zusätzlich fallen 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag auf die zu entrichtende Körperschaftsteuer an.
Die Städte und Gemeinden erheben Gewerbesteuer. Jeder inländische gewerbliche Betrieb muss diese Steuer zahlen, Freiberufler sind befreit. Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag im Jahr sowie Anrechnungsmöglichkeiten auf die Einkommensteuer. Der IHK-Geschäftsbereich Recht und Fair Play informiert über die Berechnung der Gewerbesteuer und die Hebesätze der Städte und Gemeinden. Die Höhe des Gewerbesteuerhebesatzes kann bei der Standortwahl des Unternehmens von Bedeutung sein.
Gewerbe- und Körperschaftsteuern sind auch in dem Finanzierungsteil Ihres Businessplans einzutragen.

Tipp: Wählen Sie die Rechtsform Ihres Unternehmens nicht nur nach dem Buchführungsaufwand und der Besteuerung. Beziehen Sie Haftungsfragen und Verrechnungsmöglichkeiten in die Entscheidung ein. Lassen Sie sich gegebenenfalls von Steuerberatern oder Anwälten beraten.

Verkaufen Sie Waren oder Dienstleistungen, ist fast immer Umsatzsteuer abzuführen: Sie stellen Ihren Kunden Mehrwertsteuer in Rechnung und leiten sie im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt weiter. Die bezahlte Umsatzsteuer für betriebliche Anschaffungen können Sie als Vorsteuer geltend machen. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent. Für bestimmte Waren wie Lebensmittel, Bücher und Kunstgegenstände gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz in Höhe von sieben Prozent. Nur wenige entgeltliche Leistungen sind umsatzsteuerfrei; Ärzte, Heilpraktiker und Krankengymnasten erheben zum Beispiel keine Umsatzsteuer von Patienten oder Krankenkassen.
Kleinunternehmer können sich vom Finanzamt von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Ihr Umsatz darf im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 50.000 Euro und im vorherigen nicht mehr als 22.000 Euro betragen. Dann können sie ihre Rechnungen ohne Mehrwertsteuer stellen und auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung verzichten.
Diese Kleinunternehmer-Regelung muss aber nicht immer günstig sein. Sie können die geleistete Umsatzsteuer nicht mehr als Vorsteuer abziehen. Und im Kontakt mit Geschäftskunden sind Rechnungen ohne Mehrwertsteuer eher ungebräuchlich. Wenn Ihre Selbstständigkeit Sie bald ernähren soll, streben Sie ohnehin an, schnell über die Umsatzgrenzen zu kommen – spätestens dann müssen Sie sich bei Ihren Kunden rechtfertigen, warum Ihr Angebot deutlich teurer wird. Verpassen Sie den richtigen Zeitpunkt, die Umsatzsteuer zu erheben, kann das Finanzamt Forderungen stellen, obwohl Sie keine Steuer vereinnahmt haben.

Wer Mitarbeiter eingestellt hat, ist als Arbeitgeber für die Abführung der Lohnsteuer verantwortlich. Steuerschuldner ist der Arbeitnehmer. Arbeitgeber müssen den Betrag aber im Rahmen der Lohnabrechnung berechnen, vom Bruttoarbeitslohn abziehen und dem Finanzamt zustellen. Gleiches gilt für die Kirchensteuer, wenn die Mitarbeiter gemäß Lohnsteuerkarte einer Kirche angehören. Die Lohnabrechnung ist eine Wissenschaft für sich; insbesondere die Sozialversicherungsabgaben inklusive der Umlageverfahren setzen Erfahrungen voraus. Wer nicht selbst Experte ist, sollte diese Aufgabe einem Steuerberater anvertrauen.

Damit das Finanzamt Rechnungen als gültige Belege anerkennt, müssen sie einige Pflichtangaben enthalten:

Auch eine Steuerbefreiung ist auf der Rechnung anzumerken, eine Gutschrift als solche kenntlich zu machen.

Unrealistische Umsatz- und Gewinneinschätzungen gegenüber dem Finanzamt führen zu unnötigen Steuervorauszahlungen oder hohen Nachzahlungen. Wer eine GmbH gründet, sollte sich bewusst sein, dass vom Geschäftsführergehalt Lohnsteuer abzuführen ist, auch wenn noch keine Gewinne erwirtschaftet werden.
Ein nicht genutzter Steuervorteil ist verschenktes Einkommen. Mitarbeitende Familienangehörige können zum Beispiel im Rahmen eines Arbeitsvertrags Freibeträge in Anspruch nehmen. Private Räume, die Sie gewerblich nutzen, können über einen Mietvertrag einen steuerlichen Aufwand darstellen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, was für Sie in Frage kommt.
Umsatzsteuervoranmeldungen sind gnadenlos pünktlich zu machen. Planen Sie die Termine und Größenordnungen in Ihre Liquidität ein.
Mängel in der Buch-und Belegführung haben zur Folge, dass das Finanzamt Beträge nicht anerkennt. Der Vorsteuerabzug kann dadurch geringer ausfallen – und Sie verschenken bares Geld.