Infocenter: Berechtigungen verwalten und vergeben

Das Infocenter unterscheidet neben den Rollen auch nach den Unternehmensstandorten. Daher kann es sein, dass Sie je nach Zuordnung nur einen einzelnen Standort oder aber alle Daten der gesamten Firmenstruktur einsehen können. So werden Filialstrukturen und Betriebsstätten berücksichtigt.

Als Admin dürfen Sie für alle Firmen alle Rollen vergeben, können die elektronische Adressierung (für die Onlineprüfungsanmeldung) einstellen und die Stammdaten der Ausbildungsstätten ändern. Mit der Rolle Verwalter*in können Sie für alle Firmen die Rolle „Ausbilder*in” vergeben und alle weiteren Daten nur einsehen.

Sind Sie Admin oder Verwalter*in und dem Firmentyp Hauptsitz zugeordnet, sehen Sie nicht nur den Hauptsitz, sondern auch alle Zweigstellen und Betriebsstätten. Sind Sie nur einem Betrieb zugeordnet, wird Ihnen auch ausschließlich dieser angezeigt. Sofern Sie Hauptsitze und/oder Zweigstellen in weiteren IHK-Bezirken haben und diese Kammern ebenfalls das Infocenter einsetzen, können Ihnen auch diese Betriebe mit ihren vorhandenen Firmenstrukturen (Zweigstellen und Betriebsstätten) angezeigt werden. Hierfür wird ein weiterer Aktivierungscode von der zuständigen IHK benötigt.

Sind Sie als Ausbilder*in angemeldet, werden Ihnen alle Betriebe und Auszubildende angezeigt, die Ihnen persönlich als Ausbilder*in zugeordnet sind. Es können auch mehrere unterschiedliche Betriebe angezeigt werden. Sie können in Ihrer Funktion die Onlineprüfungsanmeldung bearbeiten und weitergeben.

Unter dem Menüpunkt „Meine Berechtigungen“ werden alle Berechtigungen angezeigt, die der angemeldeten Person zugeordnet sind. Welche Firmen hier angezeigt werden, ist abhängig von der Rolle der angemeldeten Person. Es werden grundsätzlich nur Betriebe angezeigt, die über eine Ausbildungsberechtigung verfügen.

Die Berechtigungsvergabe finden Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen“:

Im neuen Fenster klicken Sie auf den Reiter „Berechtigungen verwalten“. Dort finden Sie weitere Kacheln, über die neue Rollen hinzugefügt werden können. Im Abschnitt „Berechtigungen verwalten“ sind alle bisher eingerichteten Nutzer*innen zu sehen. In dieser Auflistung können bestehende Berechtigungen auch wieder entzogen werden.

Nach einem Klick auf die entsprechende Kachel “Administrator hinzufügen” oder “Verwalter hinzufügen” erscheint folgendes Fenster (beispielhaft für beide Berechtigungsvergaben):

Um eine neue Person zu berechtigen, wählen Sie zunächst das Unternehmen aus, für das diese Berechtigung gelten soll.

Es werden die Unternehmen in einer Auswahlliste angeboten, welche Ihrer Firmenstruktur zugewiesen sind. (Die Übersicht der Ihnen zugeordneten Unternehmen finden Sie über den Menüpunkt „Meine Berechtigungen“.)

Im Feld „E-Mail" geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die berechtigt werden soll und klicken anschließend auf den Button "Account überprüfen". Im Hintergrund wird überprüft, ob für diese E- Mail-Adresse bereit sein Account für eine andere Anwendung existiert.

Oben rechts sehen Sie kurz eine der beiden Meldungen:

Sollte noch kein Account existieren, ergänzen Sie Vor- und Nachnamen der Person. Anschließend klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Berechtigung vergeben". Es wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine Nachricht gesendet. Bitte befolgen Sie die einzelnen Schritte in der E-Mail.

Oben rechts sehen Sie kurz folgende Bestätigungsmeldung.

Anschließend wird die Seite neu geladen und Sie landen auf der Startseite „Einstellungen“. Wollen Sie noch weitere Berechtigungen vergeben, klicken Sie wieder „Berechtigungen verwalten“ und wählen die entsprechende Rolle.

Nach einem Klick auf die Kachel „Ausbilder hinzufügen“ erscheint folgendes Fenster:

Um eine*n Ausbilder*in für die Online-Prüfungsanmeldung zu berechtigen, wählen Sie zunächst das Unternehmen aus, für das die Berechtigung erteilt werden soll. Es werden die Unternehmen in einer Auswahlliste angeboten, welche Ihrer Firmenstruktur zugewiesen sind. (Die Übersicht der Ihnen zugeordneten Unternehmen finden Sie über den Menüpunkt „Meine Berechtigungen“.)

Als nächstes wählen Sie eine*n Ausbilder*in aus. In der Auswahlliste der Berufe werden alle der Person zugeordneten Berufe angezeigt. Für diese Berufe kann diese*r Ausbilder*in die Online-Prüfungsanmeldung vornehmen.

Wenn der/die ausgewählte Ausbilder*in für einen der zugeordneten Berufe nicht die Prüfungsanmeldung vornehmen soll, können Sie in der Auswahlliste der Berufe den entsprechenden Beruf abwählen. WICHTIG: Eine andere Person muss dann für die Online-Prüfungsanmeldung dieses Berufes berechtigt werden. Falls die gewünschte Person nicht in der Auswahl verfügbar ist oder wesentliche Angaben fehlen, kontaktieren Sie bitte die zuständige IHK. 

Klicken Sie in das Feld „E-Mail", wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus oder geben eine neue E-Mail-Adresse ein und klicken anschließend auf den Button "Account überprüfen". Im Hintergrund wird überprüft, ob für diese E-Mail-Adresse bereits ein Account für eine andere Anwendung existiert.

Oben rechts sehen Sie kurz eine der beiden Meldungen:

Sollte noch kein Account existieren, ergänzen Sie Vor- und Nachnamen der Person. Anschließend klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Berechtigung vergeben". Es wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine Nachricht gesendet. Bitte befolgen Sie die einzelnen Schritte in der E-Mail. Oben rechts sehen Sie kurz folgende Bestätigungsmeldung. 

Anschließend wird die Seite neu geladen und Sie landen auf der Startseite „Einstellungen“. Wollen Sie noch weitere Berechtigungen vergeben, klicken Sie wieder „Berechtigungen verwalten“ und wählen die entsprechende Rolle.

Auf der Übersichtsseite „Berechtigungen verwalten“ können Sie selektiv einzelne Berechtigungen wieder entziehen. Sie finden alle vergebenen Berechtigungen in einer tabellarischen Übersicht. Pro E- Mail-Adresse können mehrere Berechtigungen aufgeführt sein. Das trifft zum Beispiel auf die Rolle „Ausbilder“ zu. Die Berechtigungen sind dort immer auf den Ausbildungsberuf bezogen.

Um eine Berechtigung zu entziehen, klicken Sie auf einen der Einträge. Die Zeile wird dann markiert. Sie können beliebig viele Zeilen markieren. Anschließend klicken Sie unten rechts auf den Button „Berechtigung entziehen“. Die Anwendung lädt einen kurzen Augenblick und es erscheint oben rechts eine Erfolgsmeldung.