Wie Unternehmen ihre Vorsteuer aus dem EU-Ausland zurückbekommen
Wer im EU-Ausland Geschäfte macht, zahlt häufig Umsatzsteuer auf Leistungen oder Waren. Diese Vorsteuer können Unternehmen unter bestimmten Bedingungen zurückholen. Entscheidend sind klare Fristen und saubere Unterlagen.
Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, dürfen gezahlte ausländische Umsatzsteuer erstatten lassen – sofern sie im betreffenden Land selbst keine steuerpflichtigen Umsätze erzielen. Typische Fälle: Geschäftsreisen, Messeauftritte oder Dienstleistungen im Ausland. „Viele wissen gar nicht, dass sie sich ausländische Vorsteuer erstatten lassen können – oder schrecken vor dem Antrag zurück“, sagt Madlen Pampel, Steuerberaterin bei Ecovis in Halle.
EU-Verfahren über das BZSt
Für EU-Mitgliedstaaten gibt es ein einheitliches Vergütungsverfahren. Anträge laufen elektronisch über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), das sie an den Zielstaat weiterleitet. Mindestbetrag: 50 Euro. Je nach Höhe der Ausgaben verlangen manche Länder elektronische Rechnungs- oder Belegkopien – etwa ab 1.000 Euro, bei Kraftstoff schon ab 250 Euro.
Drittstaaten: eigene Regeln
Anders ist die Lage bei Ländern wie der Schweiz oder Großbritannien. Hier greifen keine EU-Regeln, Anträge müssen direkt bei der jeweiligen Finanzverwaltung gestellt werden – nach nationalem Recht. „Unternehmen sollten sich vorab informieren, welche Unterlagen und Fristen dort gelten“, rät Pampel.
Strenge Frist bis 30. September
Besonders wichtig: Die Anträge müssen bis spätestens 30. September des Folgejahres eingereicht sein. „Das ist eine echte Ausschlussfrist. Wer sie verpasst, verliert seinen Anspruch“, warnt Pampel. Unvollständige Anträge werden vom BZSt zurückgewiesen – oft bleibt dann keine Zeit mehr nachzubessern.
Nicht alles erstattungsfähig
Nicht jede gezahlte Umsatzsteuer wird erstattet. Viele Länder schließen Kostenarten aus, etwa für Bewirtung, Fahrzeuge, Benzin, Maut oder öffentliche Verkehrsmittel. Daher lohnt sich eine wirtschaftliche Abwägung. Pampel: „Wer auf Dienstreise nach Österreich fährt, sollte besser in Deutschland tanken. Das spart mehr, als die Rückerstattung im Ausland einzubringen.“
Praktische Tipps
Unternehmerinnen und Unternehmer sollten deshalb von Anfang an alle Rechnungen und Belege vollständig aufbewahren und die Anträge sorgfältig vorbereiten. Ebenso wichtig ist es, die Fristen strikt im Blick zu behalten und genügend Zeit für mögliche Nachforderungen einzuplanen. Gerade bei kleineren Beträgen lohnt es sich zudem, genau zu prüfen, ob sich der Aufwand wirklich rechnet – manchmal ist es einfacher und wirtschaftlicher, bestimmte Leistungen gleich im Inland in Anspruch zu nehmen.
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