E-Rechnung richtig umsetzen

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr. Unternehmen müssen sie bereits seit Januar 2025 im inländischen Geschäftsverkehr empfangen können. Für viele Betriebe war das zunächst vor allem eine technische Mindestanforderung: ein Rechnungspostfach, eine passende Software, die Fähigkeit, strukturierte Datensätze zu lesen. Doch die eigentliche Bewährungsprobe rückt näher. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr E-Rechnungen auch ausstellen und versenden. Kleinere Betriebe haben dafür noch bis Ende 2027 Zeit. Ab 2028 gelten die neuen Anforderungen grundsätzlich für alle Unternehmen. Darauf weisen DIHK und unsere IHK Lüneburg-Wolfsburg (IHKLW) hin.

Trotzdem sind viele Betriebe noch nicht ausreichend vorbereitet. Das kann teuer werden. Denn die E-Rechnung ist mehr als eine technische Formalie. Sie verändert Rechnungsprüfung, Buchhaltung, Freigabeprozesse, Zahlungsverkehr und Archivierung. „Der größte Fehler ist zu glauben, man habe noch Zeit“, sagt Fabian Bergmoser, Steuerberater und Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing. „Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Wer hier seit 2025 nicht vorbereitet ist, verliert im Zweifel sofort den Vorsteuerabzug.“ Wichtig ist die Unterscheidung: Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist noch keine E-Rechnung. Entscheidend ist ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Häufig geht es dabei um XML-Daten, etwa bei der X-Rechnung oder beim hybriden Format ZUGFeRD. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, über mittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine einfache PDF-Rechnung gilt dagegen als sonstige Rechnung.

Genau hier entstehen in der Praxis die Risiken. Bei hybriden Formaten sehen Mit arbeitende oft ein gewohntes Rechnungsbild auf dem Bildschirm. Für die steuerliche Verarbeitung zählt aber der strukturierte Datensatz. Weichen sichtbares PDF und Datensatz voneinander ab, darf sich die Buchhaltung nicht allein auf den Bildteil verlassen. Sonst können falsche Beträge, Steuersätze oder Rechnungsangaben in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.

Der Vorsteuerabzug wird damit zum Prüfstein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen nicht nur irgendwo eingehen, sondern korrekt gelesen, geprüft, verbucht und archiviert werden. Wer Rechnungen wie bisher nur optisch kontrolliert, übersieht unter Umständen genau den Teil, der steuerlich maßgeblich ist. Das gefährdet nicht nur die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung, sondern kann auch zu Rückfragen der Finanzverwaltung führen. Der entscheidende Punkt für 2026 ist deshalb: Unternehmen sollten die verbleibenden Monate nicht als Puffer verstehen, sondern als Umsetzungszeit. Wer ab 2027 E-Rechnungen verschicken muss, braucht vorher getestete Abläufe. Rechnungsdaten müssen korrekt aus der Software kommen. Kundendaten müssen vollständig gepflegt sein. Freigabeprozesse müssen funktionieren. Mitarbeitende müssen wissen, ob sie eine Rechnung nur ansehen oder den strukturierten Datensatz prüfen. Und Geschäftspartner müssen wissen, über welchen Kanal Rechnungen künftig eingehen. Unsere IHKLW empfiehlt Unternehmen, die eigenen Prozesse frühzeitig auf E-Rechnungsfähigkeit zu prüfen. Dazu gehört auch die Frage, ob gängige Formate wie XRechnung verarbeitet werden können.

Für das Lesbarmachen von XML-Rechnungen steht über das ElsterPortal ein kosten loses Visualisierungstool der Finanzverwaltung zur Verfügung. Die Umstellung betrifft deshalb nicht nur die IT. Geschäftsführung, Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Steuerberatung sollten gemeinsam festlegen, wie Rechnungen eingehen, wer sie prüft, welche Daten maßgeblich sind, wie Freigaben dokumentiert werden und wo Dateien archiviert werden. Auch Mit arbeitende brauchen klare Regeln. Denn ein technisch funktionsfähiges System hilft wenig, wenn im Alltag weiter nach alten Routinen gearbeitet wird.

Wer ab 2027 zur E-Rechnung verpflichtet ist, aber keine korrekten E-Rechnungen ausstellen kann, muss mit Rückfragen, Reklamationen und verzögerten Zahlungseingängen rechnen. Geschäftspartner können Rechnungen beanstanden, wenn Format oder Datensatz nicht stimmen. Aus einem formalen Fehler kann dann schnell ein Liquiditätsproblem werden. Die E-Rechnung ist nur ein Zwischenschritt. Auf europäischer Ebene wird unter dem Stichwort „VAT in the Digital Age“ an einem digitalen Meldesystem gearbeitet. Unternehmen sollten deshalb nicht nur eine Übergangslösung suchen, sondern Systeme wählen, die sich weiterentwickeln lassen.