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Tempo im Recruiting
Manche Betriebe besetzen offene Stellen zügig und verlässlich, andere drehen monatelang Schleifen, obwohl beide im selben Arbeitsmarkt suchen. Die Studie „Zukunft des Recruitings“ von Experts & Talents – eine Analyse von Daten, Veröffentlichungen und Praxisbeobachtungen – zeigt, woran das liegt: Recruiting scheitert oft nicht am Finden, sondern am innerbetrieblichen Ablauf.
Im Kern geht es um Lieferfähigkeit im Recruiting. Gemeint ist die Fähigkeit, einen konkreten Personalbedarf schnell in einen Arbeitsbeginn zu übersetzen. Viele Unternehmen messen zwar die Time-to-Hire, also die Zeit bis zur Unterschrift. Entscheidend wird laut Experts & Talents aber zunehmend die Zeit bis zum tatsächlichen Start, die Time-to-Work. Und genau hier entstehen häufig Verzögerungen – in Abstimmungen, Terminfindung, Feedback und Freigaben.
„Für Betriebe zählt nicht nur, wann jemand unterschreibt oder anfängt, sondern ab wann die Rolle im Alltag wirklich entlastet und zur Wertschöpfung beiträgt. Deshalb muss Recruiting bis ins Onboarding hineingedacht werden“, sagt Patrick-Oliver Spohler, Geschäftsbereichsleiter Consulting bei Experts & Talents in Lüneburg und Autor der Studie. Denn wenn Stellen lange offenbleiben, fehlen nicht nur Mitarbeitende. Es fehlen Schichten, Projektstunden, Servicezeiten – und am Ende Umsatz. Dass der Druck real ist, zeigen Zahlen des Fachkräftereports der Deutschen Industrie und Handelskammer (DIHK): 43 Prozent der befragten Betriebe können offene Stellen zumindest teilweise nicht besetzen.
Patrick-Oliver Spohler ist Geschäftsbereichsleiter Consulting bei Experts & Talents in Lüneburg und Autor der Auswertung „Zukunft des Recruitings“.
Warum also gelingt das Recruiting einigen Betrieben schneller und verlässlicher als anderen? Nicht weil sie mehr tun, sondern weil Prozesse besser organisiert sind, macht Spohler deutlich: „Viele Unternehmen verlieren Kandidat*innen nicht im Markt, sondern im eigenen Ablauf. Wer Prioritäten setzt, schnell entscheidet und den Prozess sauber taktet, bekommt neue Mitarbeitende schneller an Bord – trotz gleicher Ausgangslage.“ Vier Stellschrauben machen laut Experts & Talents in der Praxis den größten Unterschied.
Erstens: Priorisierung. Nicht jede Stelle ist gleich dringend. Wenn ein Betrieb alle Vakanzen parallel und mit gleicher Energie bearbeitet, verliert er Zeit bei den Positionen, die für Produktion, Service oder Projekte wirklich entscheidend sind. Experts & Talents rät deshalb, die kritischen Engpassrollen zu definieren und das Recruiting darauf auszurichten.
Zweitens: Entscheidungstempo. Viele Kandidat*innen springen nicht ab, weil das Angebot schlecht ist, sondern weil es zu lange dauert. Eine Erhebung von The Stepstone Group legt nahe, dass Tempo mittlerweile ein zentraler Faktor ist: 61 Prozent der Bewerber*innen erwarten spätestens nach einer Woche eine erste verbindliche Rückmeldung. Unternehmen, die das nicht schaffen, verlieren Kandidat*innen an die schnellere Konkurrenz. Hier hilft Klarheit: Vorab festlegen, was zwingend erfüllt sein muss, was verhandelbar ist – und wer am Ende verbindlich entscheidet.
Drittens: Rollen zwischen Human Relations (HR) und Linie. HR kann den Prozess professionell führen, Kandidat*innen ansprechen und den Ablauf steuern. Die Fachseite muss aber Zeit freiräumen, Feedback geben und Entscheidungen treffen. Laut der Recruiting-Benchmark-Studie 2025 der Deutschen Gesellschaft für Personalführung gelingt erfolgreiches Recruiting „nur im engen Zusammenspiel von HR, Fachbereichen und Management“. Das ist weniger Kulturfrage als Führungsaufgabe: Wer interviewt, blockt Kalenderzeiten – und entscheidet.
Viertens: Prozess-Taktung. Experts & Talents empfiehlt einen festen Recruiting-Rhythmus: Interviews werden vorab geplant, Feedback kommt innerhalb definierter Fristen, Entscheidungen fallen in einem wöchentlichen Slot. So bleibt der Prozess in Bewegung – und weniger Kandidat*innen springen ab.
Wer die Kandidat*innen-Perspektive einnimmt, verstärkt diesen Effekt. Eine Candidate-Experience-Studie von softgarden, einem Anbieter von Recruiting- und Bewerbermanagement-Software, zeigt, wie stark Transparenz und Verlässlichkeit wirken: 81,5 Prozent informieren sich über Google über Arbeitgeber und viele achten schon in der Anzeige auf konkrete Angaben, etwa zur voraussichtlichen Dauer des Bewerbungsprozesses oder zu Gehaltsinformationen. Wer diese Erwartungen ernst nimmt, kommuniziert klar, gibt regelmäßige Rückmeldungen und bleibt im Prozess sichtbar. Das schafft Vertrauen – und hält passende Kandidat*innen im Verfahren.
„Der Fachkräftemangel ist eine strukturelle Herausforderung, der kleine und mittlere Unternehmen gezielt mit modernen Strategien begegnen müssen“, sagt Patrick-Oliver Spohler. „Wer seine kulturellen Stärken sichtbar macht, aktiv Beziehungen zu Talenten aufbaut und datenbasierte Entscheidungen trifft, erhöht nachhaltig seine Chancen.“
„Viele Unternehmen verlieren Kandidat*innen nicht im Markt, sondern im eigenen Ablauf. Wer Prioritäten setzt, schnell entscheidet und den Prozess sauber taktet, bekommt neue Mitarbeitende schneller an Bord – trotz gleicher Ausgangslage“, sagt Patrick-Oliver Spohler.
Sandra Bengsch
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