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Onboarding geht auch online

„Wir bauen die digitalen Wege immer weiter aus“, sagt Julia Heinzl. Die Medien- und Wirtschaftspsychologin leitet am Standort Tappenbeck im Landkreis Gifhorn den Bereich Onboarding. Die Integration neuer Kollegen beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag, sagt sie: „Wir wollen Unsicherheiten nehmen. Wir zeigen ihnen, dass wir uns auf sie freuen und immer jemand für sie ansprechbar ist.“ In einem eigens entwickelten Onboarding-Portal stehen Videos und Präsentationen zu allen Themen rund um den Standort und den Konzern bereit. 

Auch Workshops finden zunehmend online statt. „Wir achten darauf, bei den digitalen Veranstaltungen die Teilnehmenden aktiv einzubinden“, sagt Julia Heinzl. „Daher haben wir zum Beispiel ein Quiz entwickelt und geben die Möglichkeit, sich per Chat und im Gespräch direkt mit uns auszutauschen.“ Zudem finden die meisten digitalen Veranstaltungen mit Kamera statt. „Es ist wichtig, die Gesichter der neuen Kolleginnen und Kollegen zu sehen.“ Selbst zum Mittagessen oder zur Kaffeepause verabreden sich die Teams online, wenn sie im Home-Office arbeiten.

Paten für neue Mitarbeitende

Bei allen Tricks am Bildschirm dürfen aber die persönlichen Begegnungen nicht außer Acht gelassen werden, sagt Julia Heinzl. „Um die aktuellen Corona-Abstandsregeln einhalten zu können, haben wir die Gruppenführung durch unseren Betrieb in eine Schnitzeljagd zu zweit verwandelt.“ Das erste Gespräch mit der Führungskraft findet in der Regel ebenfalls analog statt. Außerdem bekommt jeder neue Mitarbeitende für die ersten sechs Monate einen Paten oder eine Patin an die Seite gestellt – und am ersten Tag im Büro ein Willkommenspaket.

Auch Teresa Hertwig, Inhaberin der Beratungsfirma GetRemote Consulting GmbH betont: „Das physische Miteinander bleibt wichtig.“ Die Kommunikationswissenschaftlerin arbeitet seit etwa zehn Jahren ortsunabhängig und berät Unternehmen darin, den Mix aus Büroarbeit und Homeoffice zu etablieren. Ihrer Erfahrung nach ist es bei hybrider Arbeit besonders wichtig, klare Leitplanken zu formulieren. „Es dürfen keine zwei Kulturen entstehen: die im Büro und die zu Hause“, sagt sie. „Alle müssen denselben Wissensstand haben.“

Kommunikation regeln

Teams sollten einen gemeinsamen Präsenztag für Besprechungen und gemeinsame Mittagspausen absprechen und untereinander regeln, wie sie die unterschiedlichen Kommunikationskanäle nutzen wollen.“ Nicht für jedes Thema sei ein Videocall nötig, und eine Nachricht müsse nicht gleichzeitig per E-Mail, Handy und Chat verschickt werden. „Wenn es keine klaren Absprachen dazu gibt, entsteht das Gefühl, aus dem Kommunizieren nicht mehr herauszukommen.“

Möglich seien auch definierte Arbeitsfenster mit offener Videokonferenz, die die typischen Rufe über den Schreibtisch ermöglichen. Oder Fokus-Zeiten, in denen jemand nicht erreichbar ist. „Über all das sollten die Teams selbst entscheiden. Denn Eigenverantwortung erhöht die Motivation.“

Carolin George