24.04.2023

Elektronische Arbeitsunfähigkeit – eAU

1. Entstehung

In der Vergangenheit erhielt jeder Arbeitnehmer mit Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit durch die (Zahn)Arztpraxis und Krankenhäuser 3 Vorlagen ausgehändigt, welche als Nachweis für die gesetzliche Krankenkasse, Arbeitgeber und Bescheinigung für den Versicherten selbst ausgestellt wurden.
Schrittweise wurde die digitale Krankschreibung vorangetrieben, mithin zum 01. Oktober 2021 wurden lediglich die Arztpraxen verpflichtet die Daten an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln, wenn die technischen Voraussetzungen bestanden. Am 01. Januar 2022 startete dann die Pilotphase, in welcher die Krankenkassen verpflichtet waren die Arbeitsunfähigkeiten zum Abruf für Arbeitgeber bereit zu stellen.
Seit dem 1. Januar 2023 gilt die elektronische ärztlich festgestellte Arbeitsunfähigkeit verpflichtend für alle Beteiligten. Arbeitgeber müssen nunmehr nach einer ärztlich festgestellten Krankschreibung eines Arbeitnehmers diese in elektronischer Form bei der Krankenkasse abrufen.

2. Vorteile

Ziel der Umstellung ist eine lückenlose, sichere und schnelle Dokumentation von ärztlich attestierten Arbeitsunfähigkeiten bei einem Arbeitnehmer und dient der Entlastung von Arbeitnehmern, Arbeitgebern und Krankenkassen. Darüber hinaus reduzieren sich die Erstellungs- und Übermittlungskosten zwischen allen Beteiligten. Ein weiterer Aspekt ist, dass der Versicherte von der Zustellungspflicht gegenüber Arbeitgeber und Krankenkasse entbunden wird. Auch vorteilhaft ist die Ermittlung des korrekten Ausgleichs bei einer Zahlung von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz.

3. Rechtliche Grundlagen

Alle Arbeitnehmer sind auf der Grundlage des § 5 Abs. 1 S. 1 EFZG verpflichtet dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer unverzüglich mitzuteilen (Anzeigepflicht), unabhängig davon, ob sie einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall haben.
Die Nachweispflicht ist gem. § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG geregelt. Jeder Arbeitnehmer hat einen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit vorzulegen, sofern diese länger als 3 Kalendertage andauert. Eine gesetzliche Anordnung der Vorlage der ärztlich attestierten Arbeitsunfähigkeit ist am folgenden Arbeitstag (am 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit). Ein Arbeitgeber kann die Vorlage der Arbeitsunfähigkeit auch früher veranlassen, also bereits vor Ablauf der 3 Kalendertage. Legt der Arbeitnehmer keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, so kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern, es sei denn der Arbeitnehmer hat die Nichtvorlage nicht zu vertreten.
Sofern Arbeitnehmer ihrer Anzeige- und Nachweispflicht nachkommen und unverschuldet aufgrund ihrer Krankheit an der Arbeitsleistung verhindert sind, erhalten sie für bis zu 6 Wochen Entgeltfortzahlung vom Arbeitgeber für die Dauer der Arbeitsunfähigkeit.
Kommt der Arbeitnehmer seiner Mitteilungs- und/ oder Nachweispflicht nicht nach, begeht dieser eine Pflichtverletzung und der Arbeitgeber kann arbeitsrechtliche Maßnahmen (z. B. Abmahnung/ Kündigung) ergreifen.

4. Aktuelle Rechtslage

Mit der eAU und der damit verbundenen maschinellen Datenübermittlung liegt keine Entbindung der Informationspflicht bzw. Anzeigepflicht des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber vor. Somit ist der Arbeitnehmer weiterhin verpflichtet den Arbeitgeber unverzüglich in vorgeschriebener Form über den Eintritt und deren voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit zu unterrichten. Die Feststellungspflicht von gesetzlich versicherten Arbeitnehmern besteht ebenso fort. Der Vertragsarzt stellt eine Erkrankung des Arbeitnehmers von mehr als 3 Kalendertagen fest und stellt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus. Eine Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeit in Papierform von einem Arzt wird lediglich gegenüber dem Arbeitnehmer ausgehändigt und gilt für diesen als Nachweis.
Der Arbeitgeber hat mit der Änderung zum 01.01.2023 die Verpflichtung den Abruf der eAU vorzunehmen (Holschuld), so dass ihm eine digitale Krankschreibung vorliegt, anstatt der bisherigen Papierausfertigung. Der Arbeitgeber hat darüber hinaus die Verpflichtung die technische Voraussetzung für den digitalen Abruf bei der Krankenkasse zu schaffen.

5. Ausnahmen eAU

Das elektronische Verfahren gilt bislang nur für alle gesetzlich krankenversicherte und geringfügig entlohnte Arbeitnehmer in Verbindung mit der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit bei einer vertragsärztlichen Praxis oder Einrichtung mit vertragsärztlicher Versorgung. Somit haben auch geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer (Minijobber) gegenüber dem Arbeitgeber bereits eine Angabe zu ihrer Krankenkasse zu tätigen.
Nicht in der eAU erfasst werden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei:
  • privat versicherten Arbeitnehmern,
  • geringfügig Beschäftigten (Minijob) in Privathaushalten,
  • Ausfertigungen durch (Zahn)Ärzte in Privatpraxen oder im Ausland, welche nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen,
  • stationärem Aufenthalt zur Behandlung in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen,
  • Krankheit eines Kindes (Kinderkrankengeld),
  • Mutter-Kind-Kuren.
In den genannten Fällen besteht weiterhin die Verpflichtung des Arbeitnehmers einen Nachweis über die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen, da diese in Papierform ausgestellt werden.

6. Varianten und Inhalt des Abrufs

Arbeitgeber benötigen für den Abruf des Verfahrens der elektronischen Arbeitsunfähigkeit ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm (Lohnabrechnungssoftware), eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe (z. B. sv.net) oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Alternativ kann ein Arbeitgeber einen Externen (z. B. Dienstleistungsunternehmen oder Steuerberater) mit dem Abruf der eAU beauftragen.
Die Daten der eAU werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung gestellt. Die Personalabrechnenden des Arbeitgebers müssen deshalb mindestens einmal wöchentlich an den Abruf der Daten vom Kommunikationsserver denken bzw. den Prozess automatisieren. Die eAU-Daten sind bei den Krankenkassen natürlich gespeichert und können auch für zurückliegende Zeiten abgerufen werden.
Eine elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber ist frühestens am fünften Tag einer gemeldeten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen wird ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.
Beschäftigt ein Arbeitgeber einen Mehrfachbeschäftigten, also einen Arbeitnehmer mit mehreren Arbeitgebern, besteht für jeden Arbeitgeber die Möglichkeit des Abrufes der eAU-Daten.
Eine automatische Datenübermittlung der eAU von der Krankenkasse an den Arbeitgeber kann nicht erfolgen und muss daher bei jeder Krankenkasse abgerufen werden, da für den Versand eine Empfängeradresse mittels Absendenummer erforderlich ist. Der Arbeitgeber ist somit Initiator mit der Abfrage im eAU Verfahren und erforderlich für Adressat und Rückmeldungen.
Inhaltlich wird neben der digitalen Übermittlung von Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers auch die Angabe der Erst- oder Folgebescheinigung mitgeteilt. Darüber hinaus kann das Ende des Entgeltfortzahlungsanspruches digital durch den Arbeitgeber abgerufen werden. Arbeitgeber erhalten auch mit der eAU keine Angaben zum Grund der Arbeitsunfähigkeit bzw. die Diagnosen/ ICD Diagnoseschlüssel werden nicht übermittelt.

7. Störfälle

Umstellungen von bewährten Abläufen können besonders am Anfang oder später in Form von Störfällen bei allen Beteiligten des Verfahrens der eAU auftreten. Langfristig soll das Ziel angestrebt werden, diese Störfälle auf ein Mindestmaß zu reduzieren, um eventuelle arbeitsrechtliche Konsequenzen nur in tatsächlich gerechtfertigten Fällen anzuwenden.
Eine fehlerbehaftete Abfrage durch den Arbeitgeber kann unterschiedliche Gründe haben:
  • Zeitlich zu frühe Abfrage
  • Technischer Ausfall
  • Krankenkassenwechsel des Arbeitnehmers
  • Unvollständige/falsche Angaben des Arbeitnehmers
  • Veränderung von Daten
  • Fehlmeldung/Korrektur durch die Vertragsarztpraxis
  • Fehlerhafte Bearbeitung durch die Krankenkasse
Da das Abrufen zeitlich nicht begrenzt ist, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt erneut durch den Arbeitgeber erfolgen.

8. Vertrag Hinweis Arbeitgeber

Da mit der Umstellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform auf nunmehr elektronische Übermittlung alle Arbeitnehmer vollständig informiert werden sollen, ist es empfehlenswert für den Arbeitgeber mittels betrieblichen Aushangs, Anlage zur Entgeltabrechnung, Merkblatt oder Intranet etc. der Informationsverpflichtung nachzukommen.
Eine Änderung in bestehenden Arbeitsverträgen (vor dem 01.01.2023) und die dort vereinbarte Verpflichtung des Nachweises zur Arbeitsunfähigkeit ist nicht erforderlich. Die Neuregelung tritt automatisch an die Stelle der bisherigen vertraglichen Klausel. Lediglich ist eine Änderung im Arbeitsvertrag dann sinnvoll, wenn eine abweichende vom Gesetz vereinbarte Frist vereinbart wurde und diese weiterhin (Feststellung der AU) beibehalten werden soll (z. B. Vorlage der AU bereits am 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit).
Bei Arbeitsverträgen, welche nach dem 01.01.2023 geschlossen werden, sollte die Formulierung der Klausel angepasst werden. Hierbei muss man beachten, dass zwischen privat und gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern unterschieden wird. Eine wirksame Vereinbarung, dass Arbeitnehmer (gesetzlich Versicherter einer Krankenkasse) weiterhin einen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit in Papierform vorzulegen haben, ist nicht möglich.