Ferien- und Aushilfsjobs

Spätestens zu Beginn der Ferien stellt sich in vielen Unternehmen die Frage, was bei der Beschäftigung von Schülern und Studenten als Aushilfen im Betrieb zu beachten oder zu veranlassen ist. Denn immer mehr Schüler und Studenten sind auf den Verdienst aus einer Ferienarbeit oder gar auf eine ständige Taschengeld-Aufbesserung angewiesen; umgekehrt greifen aber auch Unternehmen, die keine Betriebsferien kennen, gern über die Urlaubszeit oder auch bei sonstigem Bedarf auf diese arbeitswillige Klientel zurück, um hierdurch personelle Engpässe zu überbrücken.

1. Wie kann man Schüler beschäftigen? Möglichkeit und Grenzen der Beschäftigung

Die Beschäftigung von Schülern, die noch Kinder, d. h. noch nicht 15 Jahre alt sind, und die Beschäftigung von Jugendlichen, die zwar älter sind, aber noch der Vollzeitschulpflicht unterliegen, ist im Grundsatz verboten. Sie sollen im Interesse ihrer Gesundheit, Entwicklung und Schulausbildung keiner regelmäßigen Beschäftigung nachgehen (müssen). Jugendlicher im Sinne des JArbSchG ist, wer 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist.
Von diesem Beschäftigungsverbot gibt es Ausnahmen, die Aushilfs- und Ferienjobs ermöglichen (geregelt im Jugendarbeitsschutzgesetz):
Stundenweise Beschäftigung
Kinder über 13 Jahre, d. h. ab dem 13. Geburtstag, und Jugendliche, die noch der Vollzeitschulpflicht unterliegen, dürfen mit Einwilligung der Eltern stundenweise beschäftigt werden, soweit die Beschäftigung leicht und für Kinder geeignet ist.
Tipp!
Der Arbeitgeber sollte sich die Einwilligung der Eltern, eine Kopie der Geburtsurkunde oder den Ausweis sowie eine Schulbescheinigung geben lassen!
Die Beschäftigung ist leicht, wenn sie aufgrund ihrer Beschaffenheit und der besonderen Bedingungen, unter denen sie ausgeführt wird, sich weder auf die Sicherheit, die Gesundheit oder die Entwicklung der Kinder, noch auf ihren Schulbesuch, die Vorbereitung auf Ausbildung und Beruf und ihre Fähigkeit, dem Unterricht mit Nutzen zu folgen, nachteilig auswirkt. Die Anschauungen und Wertungen hierzu sind im Fluss.
Beispiele:
Zulässige Beschäftigungen nach der Kinderarbeitsschutzverordnung (KindArbSchV) sind das Austragen von Zeitungen, Zeitschriften, Anzeigenblättern und Werbeprospekten; in privaten und landwirtschaftlichen Haushalten, Tätigkeiten in Haushalt und Garten, Botengänge, Betreuung von Kindern und anderen zum Haushalt gehörenden Personen, Nachhilfe, Betreuung von Haustieren, Einkaufstätigkeiten mit Ausnahme des Einkaufs von alkoholischen Getränken und Tabakwaren; in landwirtschaftlichen Betrieben, Tätigkeiten bei der Ernte und der
Feldbestellung, bei der Selbstvermarktung landwirtschaftlicher Erzeugnisse, Versorgung von Tieren; Handreichungen beim Sport, Tätigkeiten bei nicht gewerblichen Aktionen und Veranstaltungen der Kirchen, Religionsgemeinschaften, Verbände, Vereine und Parteien; bei manuellen Handhabungen von Lasten darf das maximale Gewicht 7,5 kg nur ausnahmsweise überschritten werden.
Achtung!
Nicht erlaubt sind Arbeiten im produzierenden Gewerbe, in Gaststätten, auf Baustellen, in Tankstellen und Kfz-Werkstätten oder als Kassierer.
Fazit:
Kinder über 13 Jahre bzw. vollzeitschulpflichtige Jugendliche über 15 Jahre dürfen beschäftigt werden,
  • mit leichten und geeigneten Arbeiten,
  • sofern die Eltern einwilligen,
  • von Montag bis Freitag in der Zeit von 8 – 18 Uhr,
  • allerdings nicht vor und während des Schulunterrichts,
  • nicht mehr als zwei bzw. drei Stunden täglich.

1.1 Jobs in den Schulferien

Jugendliche, d. h. junge Menschen, die 15 aber noch nicht 18 Jahre alt sind, dürfen solange sie der Vollzeitschulpflicht unterliegen im Kalenderjahr zusätzlich zu den oben aufgezeigten Möglichkeiten einer Beschäftigung in den Schulferien für höchstens vier Wochen nachgehen. Das sind mit Blick auf die 5-Tage-Woche höchstens 20 Arbeitstage im Kalenderjahr. Wie diese 20 Tage auf die amtlich festgelegten Ferien verteilt werden, ist nicht vorgeschrieben, sodass mehrere kürzere Ferienjobs oder ein langer Ferienjob in den Sommerferien denkbar sind. Nach der Erfüllung der Vollzeitschulpflicht findet die Beschränkung auf 20 Tage im Kalenderjahr keine Anwendung mehr. Die Vollzeitschulpflicht beträgt in Baden-Württemberg 9 Jahre. Hierbei zählen nicht Jahrgangsstufen sondern die gesamte absolvierte Schulzeit. Somit sind z.B. auch wiederholte Klassen zu berücksichtigen. Dabei sind, weil Jugendliche aufgrund ihrer körperlich und geistig noch nicht abgeschlossenen Entwicklung vor zu langen, zu schweren, zu gefährlichen und ungeeigneten Arbeiten geschützt werden müssen, ergänzend die Jugendarbeitsschutzvorschriften zu beachten, wie sie auch bei jugendlichen Auszubildenden gelten; im Wesentlichen gilt folgender Sonderschutz für Jugendliche:
  • Die maximale Arbeitszeit darf acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich nicht überschreiten; wird an einzelnen Tagen verkürzt gearbeitet, sind an den übrigen Werktagen derselben Woche bis zu achteinhalb Stunden zulässig.
  • Dem Jugendlichen sind ausreichende Pausen zu gewähren (30 Minuten bei mehr als 4,5 bis 6 Stunden Arbeitszeit, darüber 60 Minuten).
  • Dem Jugendlichen sind Arbeiten verboten, die zu anstrengend (z. B. Akkordarbeit), zu gefährlich, ungeeignet oder gesundheitsgefährdend sind.
  • Die Arbeit darf dabei nicht unter die Aufzählung der verbotenen gefährlichen Arbeiten des § 22 JArbSchG fallen.
  • Jugendliche dürfen während der Nachtzeit von 20 bis 6 Uhr nicht beschäftigt werden; Ausnahmen:
    • in Gaststätten, Beherbergungs- und Schaustellerbetrieben bis 22 Uhr (Jugendliche über 16 Jahre),
    • in Bäckereien und Konditoreien ab 5 (Jugendliche über 16 Jahre), für über 17-Jährige ab 4 Uhr,
    • in mehrschichtigen Betrieben bis 23 Uhr (Jugendliche über 16 Jahre) und
    • in der Landwirtschaft ab 5 Uhr oder bis 21 Uhr (Jugendliche über 16 Jahre)
  • in Betrieben mit außergewöhnlicher Hitze in der warmen Jahreszeit ab 5 Uhr bei Musikaufführungen, Theatervorstellungen und anderen Aufführungen, bei Aufnahmen im Rundfunk(Hörfunk u. Fernsehen), auf Ton- und Bildträger sowie bei Film- und Fotoaufnahmen bis 23 Uhr gestaltend mitwirken. Hiernach muss eine ununterbrochene Freizeit von mindestens 14 Stunden gegeben werden. An Samstagen und Sonntagen dürfen Jugendliche nicht beschäftigt werden, wobei es aber auch hier berufstypische Ausnahmen gibt.

1.2 sozialversicherungsrechtliche und lohnsteuerliche Aspekte

Auch Schüler, die ein Arbeitsentgelt erhalten, sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Ausnahmen von der Sozialversicherungspflicht gelten für Schüler aber dann, wenn sie entweder nur geringfügig oder nur kurzfristig beschäftigt sind.
Die Schüler, die stundenweise im oben vorgestellten zulässigen Rahmen beschäftigt werden, werden in aller Regel als „geringfügig entlohnt Beschäftigte“ zu behandeln sein, wenn nicht ohnehin von vornherein nur eine kurzfristige Beschäftigung (vgl. dazu unten) vorliegt.
Diese dauernd geringfügig beschäftigten Schüler sind in der Rentenversicherung versicherungsfrei; der Arbeitgeber entrichtet aber die 15% Pauschalbeitrag. Entsprechendes gilt für die Krankenversicherung; hier zahlt der Arbeitgeber 13% Pauschalbeitrag, falls der Schüler in der gesetzlichen Krankenversicherung (mit-)versichert ist, was im Rahmen der Familien-Versicherung fast durchweg der Fall ist. Von der Arbeitslosenversicherungspflicht sind Schüler befreit.
Die Steuerfreiheit der geringfügigen Beschäftigung wurde zum 1. April 2003 aufgehoben. Eine Pauschalsteuer von 2% muss daher an die Bundesknappschaft abgeführt werden. Alternativ dazu kann eine Besteuerung nach Lohnsteuerkarte erfolgen. Dann ist für die Steuer das Betriebsstättenfinanzamt zuständig. Hinzu kommt noch eine 0,3% Umlage bei Schwangerschaft/Mutterschaft, 0,9% Umlage bei Krankheit und 0,09% Insolvenzgeldumlage.
Die Schüler, die einen „echten“ Ferienjob (nur während der Ferien) machen, sind kurzfristig Beschäftigte, wenn und weil die Tätigkeit im Voraus vertraglich oder nach ihrer Eigenart zeitlich auf nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage im Laufe eines Kalenderjahres angelegt ist.
Tipp!
Soll eine Beschäftigung wegen Kurzfristigkeit versicherungsfrei bleiben, muss die Befristung im Voraus vertraglich – aus Nachweisgründen möglichst schriftlich – vereinbart sein. Dabei müssen Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses im Vertrag fixiert sein, es sei denn, die Beschäftigung ist nach ihrer Eigenart von vornherein begrenzt (z. B. Inventurhilfe).
Von dem Drei-Monats-Zeitraum ist nur dann auszugehen, wenn der Minijob an mindestens fünf Tagen in der Woche ausgeübt wird. Bei Beschäftigungen von regelmäßig weniger als fünf Tagen in der Woche ist auf den Zeitraum von 70 Arbeitstagen abzustellen.
Auf die Höhe des Einkommens aus einer solchen Beschäftigung kommt es – anders als bei den 450-Euro-Minijobs – nicht an.
Wichtig!
Um eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung vornehmen zu können, sollte sich der Arbeitgeber vom Schüler bzw. dessen Eltern das Fehlen bzw. die Dauer und den Umfang vorangegangener Beschäftigungsverhältnisse schriftlich und mit Unterschrift belegen lassen.
Die Einkünfte sind steuerpflichtig. Entweder erfolgt die Besteuerung mit Lohnsteuerkarte oder es kann vom Arbeitgeber pauschaliert mit 25% versteuert werden, wenn auch in steuerlicher Hinsicht eine kurzfristige Beschäftigung gegeben ist, d. h. der Schüler nicht mehr als 18 Arbeitstage zusammenhängend beschäftigt ist und sein Arbeitslohn € 12,-- pro Stunde und € 72,-- pro Tag nicht übersteigt (vgl. § 40 a Absatz 1 EStG).
Weitere Informationen sind auch auf der Webseite der Minijob Zentrale zu finden.

2. Wie kann man Studenten beschäftigen?

Die Beschäftigung von Studenten als Aushilfen und insbesondere in den Semesterferien ist schon eher an der Tagesordnung und für die Arbeitgeber auch weniger problematisch, weil Studenten regelmäßig volljährig sind, so dass hier im Wesentlichen nur die sozialversicherungsrechtlichen Aspekte eine Rolle spielen.

2.1 sozialversicherungsrechtliche und lohnsteuerliche Aspekte

Bei Studenten gibt es mit Blick auf die Sozialversicherung unterschiedliche Regelungen, je nachdem, ob die Tätigkeit in die vorlesungsfreie Zeit fällt oder nicht.
Beschäftigung während des Studiums
Während des laufenden Studiums sind Studenten als Beschäftigte von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit, wenn die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden pro Woche nicht überschreitet.
Von der Rentenversicherungspflicht sind Studenten dagegen nur dann befreit, wenn die Beschäftigung kurzfristig oder geringfügig entlohnt ist.
Sind Studenten unbefristet tätig, stellt sich ihre Beschäftigung aber als geringfügig entlohnte Beschäftigung dar (Entgelt nicht mehr als € 450,-- pro Monat), gelten die allgemeinen Regelungen zu geringfügigen Beschäftigungen. Der Student ist zwar versicherungsfrei; der Arbeitgeber zahlt jedoch Pauschalbeiträge in Höhe von 31,29 % des Verdienstes.
In den 31,29 % Pauschalbeitrag ist eine Pauschalsteuer von 2% enthalten, die an die Bundesknappschaft abzuführen sind. Alternativ dazu kann eine Besteuerung nach Lohnsteuerkarte erfolgen. Dann ist für die Steuer das Betriebsstättenfinanzamt zuständig.
Semesterferien
In der vorlesungsfreien Zeit (Semesterferien) sind Studenten als Beschäftigte von der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung komplett befreit, und zwar unabhängig von der wöchentlichen Arbeitszeit oder der Höhe des Entgelts (Werkstudentenprivileg nach § 6 I Nr. 3 SGB V).
Von der Rentenversicherungspflicht sind sie dagegen nur dann befreit, wenn die Beschäftigung kurzfristig oder geringfügig entlohnt ist. In den Semesterferien dürften die kurzfristigen Beschäftigungsverhältnisse die größere Rolle spielen.
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn und weil die Tätigkeit im Voraus vertraglich oder nach ihrer Eigenart zeitlich auf nicht mehr als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres angelegt ist.

2.2 Tipp

Soll eine Beschäftigung wegen Kurzfristigkeit versicherungsfrei bleiben, muss die Befristung im Voraus vertraglich – aus Nachweisgründen möglichst schriftlich – vereinbart sein. Dabei müssen Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses im Vertrag fixiert sein, es sei denn, die Beschäftigung ist nach ihrer Eigenart von vornherein begrenzt (z. B. Urlaubsvertretung).
Wichtig!
Um eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Beurteilung vornehmen zu können, sollte sich der Arbeitgeber vom Studenten das Fehlen bzw. die Dauer und den Umfang vorangegangener Beschäftigungsverhältnisse schriftlich und mit Unterschrift belegen lassen.

3. Zusammenfassung und Praxistipp

Bei regelmäßiger Beschäftigung von Schülern und Studenten als Aushilfe sollte der Arbeitsvertrag als sog. geringfügiges Beschäftigungsverhältnis ausgestaltet werden, weil der Arbeitgeber sich hier auf bekanntem Terrain bewegt und die Sozialversicherungsrechtlichen und steuerlichen Folgen auch für den Schüler und Studenten unproblematisch sind.
Bei echten Ferienjobs bietet sich an, den Arbeitsvertrag als sog. kurzfristige Beschäftigung auszugestalten.
Ein umfangreiches Informationsblatt der baden-württembergischen Landesregierung zum Jugendschutzgesetz finden Sie unter www.gaa.baden-wuerttemberg.de, dort unter Merkblätter – Jugendarbeitsschutz.