Drittes BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft die Behandlung von Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen. Diese müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden, wenn sie vor Eintritt der jeweiligen E-Rechnungspflicht ausgestellt wurden. Darüber hinaus verlängert das BMF die bislang geltende Erleichterung für Endrechnungen erheblich: Die vereinfachte Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte kann nun bis zum 30. Juni 2030 genutzt werden. Unternehmen dürfen dabei weiterhin entweder die Felder BT-113 („Paid amount“) und BT-22 („Invoice note“) verwenden oder die erforderlichen Detailangaben in einer eingebetteten Anlage darstellen.

Für Unternehmen mit langfristigen Projekt-, Anlagen- oder Bauverträgen bedeutet dies zusätzliche Planungssicherheit und mehr Zeit für die vollständige technische Umsetzung in ERP- und Fakturierungssystemen.

Besondere Bedeutung hat das Schreiben für die Bauwirtschaft. Das BMF erkennt ausdrücklich an, dass umfangreiche Leistungsverzeichnisse derzeit nicht vollständig im strukturierten Kern-Datenmodell der E-Rechnung abgebildet werden können. Deshalb wird es vorerst nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil lediglich die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen ausgewiesen werden, während die detaillierte Aufschlüsselung als eingebettete Anlage beigefügt wird.

Damit greift die Finanzverwaltung ein zentrales Problem der praktischen Umsetzung auf. Gleichzeitig stellt sie klar, dass ein eindeutiger Verweis auf die eingebettete Anlage erforderlich bleibt.

Während das Schreiben an vielen Stellen Erleichterungen schafft, verschärft beziehungsweise konkretisiert es die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung. Künftig müssen insbesondere Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort im strukturierten Datensatz enthalten sein. Die Angaben müssen so konkret sein, dass die steuerliche Einordnung des Umsatzes und die grundsätzliche Berechtigung zum Vorsteuerabzug nachvollzogen werden können.

Nach Auffassung des BMF genügt es daher nicht, wesentliche Informationen ausschließlich in PDF-Anlagen oder anderen Anhängen bereitzustellen. Für viele Unternehmen dürfte dies Anpassungen bei Stammdaten, Rechnungsvorlagen und ERP-Systemen erforderlich machen.

Positiv für die Praxis ist die Klarstellung zu Entgeltminderungen. Das BMF akzeptiert künftig einen allgemeinen Hinweis auf schriftliche Bonus-, Rabatt- oder Skontovereinbarungen, sofern die entsprechenden Unterlagen kurzfristig vorgelegt und eindeutig geprüft werden können. Zudem muss eine Rechnung nicht allein deshalb berichtigt werden, weil sich eine solche Vereinbarung nach Ausstellung der Rechnung ändert.

Gerade Unternehmen mit komplexen Rahmenvereinbarungen und nachträglichen Bonusabrechnungen werden hiervon profitieren.

Für viele Unternehmen besonders bedeutsam ist die Klarstellung zur Abgrenzung zwischen technischen und steuerlichen Fehlern. Nach Auffassung des BMF führt ein technischer Geschäftsregelfehler innerhalb des EN-16931-Standards nicht automatisch dazu, dass umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße E-Rechnung mehr vorliegt. Entscheidend bleibt vielmehr, ob die Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG vollständig und zutreffend enthalten sind.

Diese Differenzierung erhöht die Rechtssicherheit beim Vorsteuerabzug und verhindert, dass jeder technische Validierungsfehler automatisch steuerliche Konsequenzen auslöst.

Bemerkenswert ist auch die ausdrückliche Aussage des BMF, dass die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer verpflichtenden E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG darstellt. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bleibt zwar bestehen, das Schreiben reduziert jedoch die Sorge vor unmittelbaren Bußgeldrisiken.

Das BMF-Schreiben löst einige praktische Umsetzungsfragen und berücksichtigt an mehreren Stellen die technischen Grenzen bestehender ERP- und Fakturierungssysteme. Besonders positiv sind die verlängerten Übergangsregelungen, die Erleichterungen für Bauleistungen, die Klarstellungen zu Bonusvereinbarungen und die Differenzierung zwischen technischen und steuerlichen Fehlern zu bewerten.

Kritisch bleibt hingegen die neue Konkretisierung der Leistungsbeschreibung. Die Anforderungen sind teilweise einzelfallabhängig und lassen weiterhin Interpretationsspielräume offen. Für Unternehmen wird deshalb entscheidend sein, die Anforderungen frühzeitig in ihren Rechnungs- und ERP-Prozessen umzusetzen und die befristeten Übergangslösungen als Vorlauf für dauerhafte technische Lösungen zu nutzen.

Quelle: Aus dem Steuer-Newsletter der DIHK (Ausgabe Nr. 10/2026)