Rechnungswesen
Um finanzielle und wirtschaftliche Tätigkeiten korrekt zu erfassen, müssen Unternehmen einige bürokratische Pflichten erfüllen. Welche diese sind und wie Sie mit ihnen umgehen können, erfahren Sie hier.
- Buchführungs- und Bilanzierungspflichten
Um den Gewinn zu ermitteln, sieht das Steuer- bzw. das Handelsrecht entweder die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanzierung auf der Grundlage der doppelten Buchführung vor.Zur doppelten Buchführung/Bilanzierung sind folgende Personen verpflichtet:
- Kaufleute, das heißt im Handelsregister eingetragene Unternehmen, wie z. B. Einzelkaufleute (e.K.), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaft (AG) gemäß § 140 Abgabenordnung (AO) i.V.m. § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB).
- Ausnahme: Einzelkaufleute (e.K.), deren Umsatz 800.000 Euro und Gewinn 80.000 Euro in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschreitet, sind von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit. Unternehmensgründer sind befreit, wenn die genannten Schwellen am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (§ 241a HGB).
- Nichtkaufleute, d. h. Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind nach steuerrechtlichen Vorschriften zur Bilanzierung verpflichtet, wenn ihr Umsatz 800.000 Euro oder ihr Gewinn 80.000 Euro im Jahr überschreitet (§ 141 Abs. 1 AO).
Wer nicht zur doppelten Buchführung/Bilanzierung verpflichtet ist, kann trotzdem freiwillig Bücher führen und bilanzieren, ansonsten ist der Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung zu ermitteln (§ 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz, EStG). - Kaufleute, das heißt im Handelsregister eingetragene Unternehmen, wie z. B. Einzelkaufleute (e.K.), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaft (AG) gemäß § 140 Abgabenordnung (AO) i.V.m. § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB).
- Bilanzierung: Erfassung der Geschäftsvorfälle
Bei der Bilanzierung sind - soweit sich aus dem Steuerrecht nichts anderes ergibt - die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten. Das bedeutet insbesondere auch, dass sich ein sachverständiger Dritter (z.B. Steuerprüfer des Finanzamts) innerhalb angemessener Zeit anhand der Buchführungsunterlagen und Aufzeichnungen ein Bild von den Geschäftsvorfällen und der Lage des Unternehmens machen kann. Alle Geschäftsvorfälle sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen, so dass sie in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sind (§§ 238, 239 HGB, §§ 145, 146 AO).Der Gewinnermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Wirtschaftsjahr aber auch davon abweichen. Die Unterlagen zur Gewinnermittlung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre (§ 147 AO).Bei der Bilanzierung wird das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres mit dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres verglichen (Betriebsvermögensvergleich). Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn. Hierbei ist bei Buchführungspflichtigen oder bei Gewerbetreibenden, die freiwillig Bücher führen, grundsätzlich das Betriebsvermögen anzusetzen, welches nach handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ermittelt wurde. Privat veranlasste Vorgänge bleiben unberücksichtigt. Daher müssen Entnahmen hinzu gerechnet, Einlagen abgezogen werden.Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss zu Beginn seiner Tätigkeit eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Bei der Inventur sind alle Wirtschaftsgüter des Betriebes körperlich und wertmäßig zu erfassen und in ein Verzeichnis (Inventar) einzutragen. Zum Ende jedes Geschäftsjahres muss wieder ein Inventar und ein Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) erstellt werden (§§ 240, 242 HGB). Ebenso sind ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch zu führen (§§ 143, 144 AO). Alle baren Zahlungsvorgänge müssen in einem Kassenbuch festgehalten werden.Quelle: Buchführung für Gründer
- Einnahmenüberschussrechnung
Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, ermittelt den steuerpflichtigen Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG); eine Bilanzierung ist nicht erforderlich. Es genügt vielmehr eine einfache Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und -ausgaben nach dem Prinzip:Betriebseinnahmen
./. Betriebsausgaben
= Gewinn bzw. VerlustDas Einkommensteuergesetz sieht zwar in § 4 Abs. 3 EStG selbst keine Verpflichtung zur Aufzeichnung von Betriebseinnahmen und -ausgaben vor. Aufzeichnungspflichten können sich jedoch aus § 22 Abs. 1 Satz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) ergeben. Gemäß § 22 Abs. 2 UStG müssen u.a. das Nettoentgelt, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag einzeln aufgezeichnet werden. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung ergibt sich zudem aus § 146 Abs. 1 Abgabenordung (AO). Die folgenden speziellen Aufzeichnungspflichten gelten (auch) für Einnahmenüberschussrechner:- Gewerbliche Unternehmer sind verpflichtet, den Wareneingang und den Warenausgang aufzuzeichnen. Letzteres allerdings nur, wenn die Ware an einen anderen gewerblichen Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch geliefert wird (§§ 143, 144 AO).
- Für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens ist ein Inventarverzeichnis zu führen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG).
- Nicht abziehbare Betriebsausgaben müssen getrennt aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
Grundsätzlich sollte die Einnahmeermittlung nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein. Als Grundlage für die Einnahmenüberschussrechnung dienen einfache Aufzeichnungen, in denen alle im Laufe des Jahres zugeflossenen Einnahmen bzw. abgeflossenen Ausgaben in chronologischer Reihenfolge aufgrund der Buchungsbelege zu erfassen sind. Dabei ist es zweckmäßig, die einzelnen Posten beispielsweise nach Kostenarten zu sortieren (Büromaterial, Telefon, Miete usw.) und sich an dem amtlichen Vordrucks „Anlage EÜR“ zu orientieren.Nach dem sog. „Zufluss-Abfluss-Prinzip“ sind die Betriebseinnahmen in dem Wirtschaftsjahr anzusetzen, in dem sie eingegangen sind, und die Betriebsausgaben in dem Wirtschaftsjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind. Ausnahme: Bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen bzw. Ausgaben (Zinsen, Miete, Pacht) gilt das Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit und nicht das Jahr der Zahlung, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel erhalten bzw. geleistet wurde.Die Einnahmenüberschussrechnung muss grundsätzlich unter Verwendung des amtlichen Vordrucks ("Anlage EÜR") elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln werden. Der Vordruck ist unter www.elster.de abrufbar.Die Unterlagen zur Gewinnermittlung müssen - wie bei der Bilanzierung - zehn Jahre aufbewahrt werden, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 AO).Quelle: Buchführung für Gründer - Kassenführung: Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben
Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 bis 148 Abgabenordnung (AO), §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) führen. Dies umfasst auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben. Buchführungspflichtig sind alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen (Kaufleute), aber auch Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und einen Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro oder einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen.Nicht buchführungspflichtige Unternehmen, die ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist nach § 22 Umsatzsteuergesetz jedoch eine Einzelaufzeichnung, die in der geordneten, vollständigen und chronologischen Ablage von Belegen bestehen kann. Führen Einnahmenüberschussrechner auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.In bargeldintensiven Betrieben, wie dem Einzelhandel und der Gastronomie, hat die Kassenführung einen hohen Anteil an der gesamten Buchführung. Bei Betriebsprüfungen steht daher immer auch die Beweiskraft der Buchführung insgesamt auf dem Spiel. Ist diese nicht mehr gegeben, drohen regelmäßig steuerliche Hinzuschätzungen. Diese können eine Höhe von zehn Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen. Betroffene Unternehmen sollten sich daher sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinandersetzen und prüfen, ob ihre bisherigen Kassensysteme und die -organisation den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.Quelle und weitere Informationen: Anforderungen an die Kassenführung
- Melde-, Belegausgabe- und Einzelaufzeichnungspflicht bei elektronischen Kassen
Hinsichtlich des Einsatzes von elektronischen Registrierkassen, PC-Kassensystemen, Cloud-basierter App-Lösungen oder anderen elektronischen Aufzeichnungssysteme gelten folgende besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten:Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (tSE):Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassen mit einer tSE ausgestattet werden. Mit der tSE soll (technisch) verhindert werden, dass Kassendaten nachträglich und unerkannt gelöscht oder verändert werden. Die tSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Siehe auch: Information des BSI zur tSE.Meldepflicht der tSE-Kassen:Ab dem 1. Januar 2025 müssen tSE-Kassen an das Finanzamt gemeldet werden. Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme. Die Meldungen sollen über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle erfolgen.Belegausgabepflicht:Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur Ausstellung eines Kassenbons. Aus Gründen der Praktikabilität können sich jedoch Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, vom Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen.Verfahrensdokumentation:Es muss eine Verfahrensdokumentation erstellt und bereitgehalten werden, in der die wichtigsten Eckdaten dokumentiert sind. Hierzu zählen z. B. das eingesetzte Kassenfabrikat mit Seriennummer, Einsatzort und -zeitraum nebst Ausfallzeiten, Handbücher mit Bedienungs- und Programmieranleitungen, eine technische Systemdokumentation mit Programmierungen bzw. -änderungen sowie Nutzungsprotokolle mit Benennung der Anwender und Datenänderungen etc.
- Verpflichtende elektronische Rechnungen ab 1. Januar 2025
Alle Unternehmen müssen zum 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangenDa die neuen gesetzlichen Regelungen keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen enthalten, ist für den Empfang zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichend. Es bietet sich an, dafür eine eigene Rechnungsadresse anzulegen, wie Rechnung@unternehmen.de. Dann landen die Rechnungen automatisch in einem gesonderten Unterverzeichnis. Da Rechnungen zehn Jahre unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen, sollten Unternehmen sich auch über die revisionssichere Archivierung Gedanken machen. Auch eine maschinelle Auswertbarkeit für Zwecke der Betriebsprüfung muss sichergestellt sein.Auf der Rechnungsausgangsseite ist in einem nächsten Schritt zu schauen, ob das genutzte Tool die Erstellung von E-Rechnungen ab 2027 bzw. ab 2028 ermöglicht. In den Stammdaten sollten E-Mail-Adressen für den Versand von E-Rechnungen an Geschäftspartner ergänzt werden.
Diese Informationen können ebenso helfen:
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Katrin Rolof
Thorsten Kropp