Entsendung von Mitarbeitern in Europa
Eine Arbeitnehmerentsendung liegt grundsätzlich dann vor, wenn ein Arbeitnehmer auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers (entsendendes Unternehmen) im Ausland eine Beschäftigung für ihn ausübt.
Wer Mitarbeiter ins Ausland entsenden möchte, muss diverse rechtliche und organisatorische Schritte beachten, um sicherzustellen, dass die Entsendung von Mitarbeitern rechtskonform und korrekt durchgeführt wird.
Welche wesentlichen Pflichten gibt es?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter nach den Regeln des Gastlandes korrekt angemeldet sind, dass Arbeits- und Sozialversicherungsbedingungen eingehalten werden und dass die nötigen Unterlagen und Genehmigungen vorliegen.
Wenn Sie innerhalb der EU und der EFTA Staaten Mitarbeiter entsenden, sind in der Regel folgende Dinge zu beachten:
- Nachweis der Sozialversicherung im Ausland
Beantragung A1-Bescheinigung als Nachweis für die Fortgeltung der deutschen Sozialversicherungen (Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen über die gesetzliche Krankversicherung, Selbstständige und Geschäftsführer über das SV-Meldeportal)
- Prüfung arbeitsrechtlicher Bedingungen im Ausland
- Prüfung von arbeitsrechtlichen Bedingungen im Zielland (z.B. Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Spesen, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, etc.) Bei Entsendung von Ländern mit höherem Lohnniveau ist in der Regel eine entsprechende Ausgleichszahlung erforderlich
- Prüfung, ob die Dienstleistung einer reglementierten Berufsgruppe zuzuordnen ist
Prüfung, ob die Dienstleistung einer reglementierten Berufsgruppe in dem jeweiligen Land zu zuordnen ist. In diesen Fällen sollte vor Arbeitsaufnahme die zuständige Behörde im Gastland kontaktiert werden. Diese hat dann zu prüfen, ob und gegebenenfalls welche Befähigungsnachweise erforderlich sind.
- Meldung bei den Behörden im Zielland
Meldung der Entsendung des Mitarbeiters bei der zuständigen Behörde des Ziellandes. In vielen EU-Ländern besteht eine Meldepflicht über ein Online-Meldeportal.
- Bereithaltung von notwendigen Dokumenten
Bereithaltung von notwendigen Dokumenten während des Arbeitseinsatzes im Zielland, ggf. durch einen Bevollmächtigten (z.B. Auftrag, A1-Bescheinigung, Arbeitsvertrag, etc.)
- Prüfen der steuerlichen Pflichten
Überprüfen der steuerlichen Pflichten des Mitarbeiters und des Unternehmens im Gastland, dies trifft vor allem auf längere Entsendungen zu
- Anpassung des Arbeitsvertrags
Hinweis zum Arbeitsvertrag: Die Entsendung muss aufgrund einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt werden. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht dann, wenn im Arbeitsvertrag die Entsendemöglichkeit bereits ausdrücklich vorsieht oder bei sehr kurzen Entsendungen (Dienstreisecharakter).
Unternehmen müssen für jede Entsendung sorgfältig prüfen, welche spezifischen Vorschriften und Meldepflichten in dem jeweiligen Zielland gelten, da diese von Land zu Land unterschiedlich sind und länderspezifische Besonderheiten berücksichtigt werden müssen.
Diese Informationen können ebenfalls helfen:
Einen ersten Überblick erhält man über die Länderberichte auf „Portal 21“.
Hinweis: Für das Entsenden von Fahrerinnen und Fahrern im Personen- und Gütertransportgewerbe gibt es ein zentrales Portal für alle EU-Mitgliedstaaten. Mehr Informationen finden Sie hier.
Bei Fragen zu Entsendungen wenden Sie sich bitte an den zuständigen Länderreferenten.
In diesen Beiträgen finden Sie Informationen, Hilfestellungen und weitere Details rund um Bürokratie bei der Entsendung von Mitarbeitern in Europa.