Recht und Steuern

Kleinunternehmer im Umsatzsteuerrecht

Allgemeines

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht Erleichterungen für Kleinunternehmer vor. So brauchen diese keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Ihre Umsätze sind steuerbefreit, mit der Folge, dass sie nicht zum Vorsteuerabzug aus Eingangsleistungen berechtigt sind. Da die Kleinunternehmerregelung auch nachteilig sein kann, ist es möglich, darauf zu verzichten.
Der Gesetzgeber hat mit dem Jahressteuergesetz 2024 die Kleinunternehmerregelung ab dem 1. Januar 2025 umfassend modifiziert. Insbesondere die Umsatzgrenzen von 22.000 Euro (Vorjahr) und 50.000 Euro (laufendes Kalenderjahr) wurden auf 25.000 Euro und 100.000 Euro angehoben. Zudem gibt es innerhalb der Europäischen Union (EU) erstmals auch eine grenzüberschreitende Kleinunternehmerbesteuerung.

Wer ist Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 ist Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, dessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro (vorher: 22.000 Euro) nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro (vorher: 50.000 Euro) nicht überschreitet. Im Unterschied zur bisherigen Regelung (Brutto-Grenze) handelt es sich jetzt um Netto-Umsatzgrenzen.
Beispiel:
Unternehmerin U erwirtschaftet im Jahr 2024 einen Gesamtumsatz von 22.000 Euro. Sie erwartet, dass sie im Jahr 2025 einen Gesamtumsatz von 27.000 Euro erwirtschaften wird. Tatsächlich beläuft sich der Gesamtumsatz für 2025 auf 70.000 Euro. U ist im Jahr 2024 und im Jahr 2025 Kleinunternehmerin. Für 2026 liegen die Voraussetzungen jedoch nicht mehr vor, da sie die Vorjahresgrenze (2025) von 25.000 Euro überschritten hat.
Wichtig: Bei der “alten” 50.000 Euro - Grenze handelte es sich um eine Prognose zu Beginn des Kalenderjahres. Wurde diese Prognose nach bestem Wissen und Gewissen aufgestellt, war eine Überschreitung der 50.000 Euro während des laufenden Jahres unschädlich. Die “neue” 100.000 Euro - Grenze stellt nicht auf einen voraussichtlichen Umsatz ab. Vielmehr kommt es mit dem Überschreiten der 100.000 Euro-Grenze sofort (unterjährig) zu einem Wechsel von der Kleinunternehmer- zur Regelbesteuerung. Es ist daher wichtig, die Umsätze des laufenden Jahres im Blick zu behalten.
Beispiel:
Unternehmerin U erwirtschaftet im Jahr 2024 einen Gesamtumsatz von 22.000 Euro. Aufgrund stark gestiegener Auftragseingänge überschreitet sie am 6. Oktober 2025 die 100.000 Euro-Grenze.
2024 war U Kleinunternehmerin, da ihr Gesamtumsatz nicht mehr als 25.000 Euro betragen hat. Bis zum 5. Oktober 2025 führt sie als Kleinunternehmerin steuerfreie Umsätze aus. Ab dem 6. Oktober 2025 fällt sie aus der Kleinunternehmerregel und muss die Regelbesteuerung anwenden. Sie erbringt ab diesem Zeitpunkt steuerpflichtige Umsätze und ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für das Jahr 2026 muss sie ebenfalls die Regelbesteuerung anwenden, da sie die Vorjahresgrenze (2025) von 25.000 Euro überschritten hat.

Kleinunternehmer bei Unternehmensgründung

Bei Neugründung eines Unternehmens gibt es keinen Vorjahresumsatz. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass im Gründungsjahr die "untere Gesamtumsatzgrenze" von 25.000 Euro maßgeblich bleibt. Aus dem Wortlaut des Gesetzes ist das nicht so eindeutig zu entnehmen, da es keinen Hinweis zur Unternehmensgründung mehr enthält. Bislang war auf den voraussichtlichen Umsatz des laufenden Kalenderjahres abzustellen, der durch Prognose zu ermitteln war. Ab 2025 starten Neugründer automatisch als Kleinunternehmer, ohne eine Prognose abgeben zu müssen.
Beispiel:
Unternehmer W übt seine gewerbliche Tätigkeit seit dem 12. Mai aus. In der Zeit vom 12. Mai 2025 bis 31. Dezember 2025 erzielt er einen Umsatz von 22.000 Euro. U ist im Jahre 2025 Kleinunternehmer, da er die Umsatzgrenze von 25.000 Euro unterschreitet.
Wichtig: Der Umsatz, der im Gründungsjahr die 25.000 Euro übersteigen lässt, führt zu einer sofortigen Beendigung der Kleinunternehmerregelung und unterliegt der Regelbesteuerung. Die vorher nach der Kleinunternehmerregelung erzielten Umsätze, bleiben steuerfrei.
Beispiel:
Unternehmer W erzielt im Gründungsjahr 2025 von Mai bis November Umsätze in Höhe von 25.000 Euro und im Dezember einen Umsatz in Höhe von 5.000 Euro. Während die Umsätze bis November von der Umsatzsteuer befreit sind, unterfällt der Dezember-Umsatz der Regelbesteuerung.

Berechnung des Gesamtumsatzes

Maßgebend für die Ermittlung der Umsatzgrenzen ist der nach vereinnahmten Entgelten bemessene Gesamtumsatz (Einnahmen, nicht Gewinn). Nach § 19 Abs. 2 UStG ist für die Berechnung des Gesamtumsatzes von der Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG auszugehen. Damit gehören Einfuhren aus dem Drittland in das Inland und innergemeinschaftliche Erwerbe nicht zum Gesamtumsatz.
Berechnungsschema:
Steuerbare Umsätze
./. bestimmte steuerfreie Umsätze, §§ 4 Nr. 8i, Nr. 9 b, Nr. 11-28 UStG (z.B. Umsätze aus Vermietung)
./. bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze, §§ 4 Nr. 8 a-h, Nr. 9 a, Nr. 10 UStG (z.B. Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen)
= Gesamtumsatz
./. Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (Verkauf und Entnahme)
= Gesamtumsatz gem. § 19 Abs. 2 UstG
Wichtig: Ein Unternehmer kann im umsatzsteuerlichen Sinn nur ein Unternehmen haben. Dieses umfasst seine gesamte gewerbliche und berufliche Tätigkeit (§ 2 Abs. 1 Satz 2 UStG). Deshalb sind bei der Berechnung des Gesamtumsatzes alle Umsätze dieses einheitlichen Unternehmens einzubeziehen. Personenvereinigungen (wie GbR) und Kapitalgesellschaften (wie GmbH und UG) gelten als eigene Unternehmen.
Beispiel:
Ein Einzelhändler bietet neben seinem Weinfachhandel auch Gourmet-Kochkurse an. Darüber hinaus vermietet er mehrere Immobilien. Alle drei Tätigkeiten stellen umsatzsteuerlich das Unternehmen des Unternehmers dar und sind in die Berechnung des Gesamtumsatzes einzubeziehen.

Kleinunternehmer mit grenzüberschreitenden Leistungen

Obwohl ein Kleinunternehmer grundsätzlich nicht an der Regelbesteuerung teilnimmt, gelten bei Lieferungen und Dienstleistungen über die Grenze die folgenden umsatzsteuerlichen Vorschriften auch für den Kleinunternehmer:
  1. die Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer
  2. die Besteuerung von innergemeinschaftlichen Erwerben
  3. die innergemeinschaftliche Lieferung von Fahrzeugen
  4. die Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG (Steuerschuldumkehr) und § 25b UStG (Dreiecksgeschäft).
Zu 1.: Der Kleinunternehmer schuldet die Einfuhrumsatzsteuer für Waren, die er außerhalb der EU einkauft und bei der zuständigen Zolldienststelle zum freien Verkehr abfertigen lässt.
Zu 2.: Auch muss der Kleinunternehmer den innergemeinschaftlichen Erwerb versteuern, sofern er die Erwerbsschwelle von 12.500 Euro übersteigt oder zur Erwerbsbesteuerung optiert hat. Als zur Erwerbsbesteuerung optiert gilt auch die Verwendung einer dem Kleinunternehmer erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) gegenüber dem Lieferer. Die Option bindet den Kleinunternehmer mindestens für zwei Kalenderjahre.
Zu 3.: Die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen finden für den Kleinunternehmer grundsätzlich keine Anwendung. Diese Lieferungen sind im Inland aufgrund der Kleinunternehmerregel steuerbefreit. Im anderen Mitgliedstaat liegt kein steuerbarer innergemeinschaftlicher Erwerb vor. Daher muss der Kleinunternehmer keine Zusammenfassende Meldung abgeben und darf in diesem Fall keine USt-IdNr. verwenden. Ausnahme ist die innergemeinschaftliche Lieferung neuer Fahrzeuge.
Zu 4.: Die Regelungen zur Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG gelten ebenfalls für den Kleinunternehmer. So wird er beispielsweise zum Steuerschuldner für im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen eines im EU-Ausland ansässigen Unternehmers. Das heißt, der Kleinunternehmer muss dann die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.
Beispiel:
Der in Frankreich ansässige Innenarchitekt F plant für den in Lehrte ansässigen Kleinunternehmer K die Einrichtung seines Ladens. Die Leistung des F ist im Inland steuerpflichtig. Die Umsatzsteuer für diese Leistung schuldet K.
Wichtig: Auch bei den oben genannten Sonderfällen hat der Kleinunternehmer kein Recht zum Vorsteuerabzug.
Auch einem Kleinunternehmer wird eine USt-IdNr. auf Antrag erteilt. Ob er diese verwendet oder nicht, kann bei Lieferungen und Dienstleistungen zu weitreichenden Konsequenzen führen. Denn sobald ein Kleinunternehmer eine USt-IdNr. hat, kann er innergemeinschaftliche Leistungen erbringen oder beziehen und damit zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sein. Bei internationalen Sachverhalten ist es daher ratsam, vorab eine/n Steuerberater/-in zu konsultieren.

Folgen der Kleinunternehmerbesteuerung

Der Kleinunternehmer nicht zum Vorsteuerabzug aus Eingangsleistungen berechtigt. Das gilt auch für die Einfuhrumsatzsteuer. Ein Vorsteuerabzug ist auch in den Fällen ausgeschlossen, in denen der Kleinunternehmer einen innergemeinschaftlichen Erwerb versteuert oder Steuerschuldner im Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG ist.
Da Kleinunternehmer weder Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen müssen noch Vorsteuer geltend machen können, müssen auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden. Auch die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung ist seit 2024 nicht mehr erforderlich. Die Pflicht zur Abgabe besteht jedoch weiterhin für andere Umsätze, die nicht nach § 19 Abs. 1 UStG steuerbefreit sind, zum Beispiel für innergemeinschaftliche Erwerbe gemäß § 1a UStG, für die Steuerpflicht im "Reverse Charge“-Verfahren nach § 13b UStG oder wenn Kleinunternehmer vom Finanzamt zur Abgabe aufgefordert werden.

Rechnungsstellung des Kleinunternehmers

Die Rechnung eines Kleinunternehmers muss gemäß § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) folgende Mindestangaben enthalten:
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
  • Entgelt für die Lieferung oder Leistung und Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer,
  • bei Ausstellung der Rechnung durch Leistungsempfänger die Angabe "Gutschrift“.

Auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer muss in der Rechnung hingewiesen werden. Der Hinweis kann zum Beispiel lauten: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Ein Kleinunternehmer muss gemäß § 34a Satz 4 UStDV keine elektronischen Rechnungen ausstellen. Er kann stets eine sonstige Rechnung ausstellen (z.B. in Papierform oder im PDF-Format im Anhang zu einer E-Mail). Dies gilt auch bei inländischen B2B-Geschäften, über die grundsätzlich mit elektronischer Rechnung abgerechnet werden muss (vorbehaltlich der Übergangsfristen). Weiteres siehe IHK-Information: Elektronische Rechnungen: Pflicht ab 2025.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Da die Kleinunternehmerregelung nachteilig sein kann, hat der Unternehmer die Möglichkeit, auf deren Anwendung zu verzichten (Option zur Regelbesteuerung). Folge ist, dass er den allgemeinen Vorschriften der Umsatzsteuer unterliegt. Er versteuert dann alle seine Umsätze und kann aus seinen Eingangsrechnungen die Vorsteuer geltend machen.
Die Option zur Regelbesteuerung kann grundsätzlich sinnvoll sein, wenn der Unternehmer:
  • zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit hohe Anfangsinvestitionen hat und daher viel Umsatzsteuer an seine Lieferanten zahlen muss. Durch den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kommt er in den Genuss des Vorsteuerabzugs.

  • selbst überwiegend an andere Unternehmen und wenig an Privatkunden leistet. Durch die Option erhält der Unternehmer die Vorsteuer aus den bezogenen Leistungen erstattet, die er sonst in seine Preiskalkulation einbeziehen müsste. Die gleichzeitig in seinen Ausgangsrechnungen gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer kann von den Abnehmern ihrerseits als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Die Option zur Regelbesteuerung ist gegenüber dem Finanzamt bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Kalenderjahres formlos zu erklären. Dabei ist die Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuererklärung unter Anwendung der Regelbesteuerung als Verzicht zu werten.
Wichtig: Die Verzichtserklärung kann nicht zurückgenommen werden und bindet den Unternehmer für fünf Kalenderjahre.
Möchte der Unternehmer nach Ablauf der Fünfjahresfrist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, muss er einerseits die Umsatzgrenzen einhalten und dazu die Option bzw. den Verzicht nach Ablauf der Frist gegenüber seinem Finanzamt widerrufen. Der Widerruf kann nur im Voraus mit Wirkung zum Beginn eines folgenden Kalenderjahres erfolgen.

Grenzüberschreitende Kleinunternehmerbesteuerung in der EU

Seit 1. Januar 2025 gibt es erstmals eine Kleinunternehmerbesteuerung für EU-Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten (§ 19a UStG). Dies bedeutet, dass ein deutsches Unternehmen beispielsweise die französische Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kann, wenn er in Frankreich steuerpflichtige Umsätze erzielt. Folgende Voraussetzungen müssen dazu erfüllt sein:
  • Umsatzgrenzen: Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr und im bisher laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro betragen haben.
  • Besonderes Meldeverfahren: Der Unternehmer hat eine “Kleinunternehmer-Identifikationsnummer” beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf elektronischem Wege beantragt.
  • Der Unternehmer muss eine vierteljährige Umsatzmeldung “im besonderen Verfahren” gegenüber dem BZSt abgegeben, und er hat dieses Verfahren elektronisch beantragt.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, so unterliegt der Umsatz des deutschen Unternehmers im anderen Mitgliedstaat den dort geltenden Regeln der Kleinunternehmerbesteuerung und ist steuerfrei.
Die Europäische Kommission stellt unter dem Stichwort: KMU-Mehrwertsteuerportal Informationen zur EU-Kleinunternehmerregelung zur Verfügung.
Hinweis: Die vorstehenden Informationen wurden mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Eine Gewähr für die Richtigkeit kann dennoch nicht übernommen werden.Weitere Fragen?
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Stand: 08.05.2025