Gesetzliche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen beachten

Bestimmte Angaben auf Geschäftsbriefen und in E-Mails sind nicht nur rechtlich vorgeschrieben, sondern auch zweckmäßig und fair potenziellen Vertragspartnern und Dritten gegenüber. Die Angaben sollen Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon bei Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des jeweils anderen Unternehmens zu informieren.

So ist es durch die rechtlich vorgeschriebene Mitteilung der Handelsregisternummer für einen neuen Geschäftspartner beispielsweise einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über die betreffende Firma einzuholen. Diese Pflichtangaben sind unabhängig von der verwendeten Form des Geschäftsbriefes anzugeben. Das bedeutet konkret, dass auch E-Mails, die das Geschäftspapier ersetzen, unter die Definition des Geschäftsbriefes fallen und die sog. „Fußleistenpflicht“ erfüllen müssen.

Aber auch die - rechtlich nicht verpflichtende - Angabe einer Telefon- oder Faxnummer ist sinnvoll und ermöglicht es Geschäftspartnern kurzfristig Kontakt aufzunehmen und etwaige Rückfragen ohne längere Bearbeitungszeiten zu klären.

Weitere Informationen zu dem Thema und den von der Rechtsform abhängigen Pflichtangaben enthält ein Merkblatt der IHK Hannover.

Stand: 28.04.2026