E-Rechnung: Weitere Klarstellungen der Finanzverwaltung
Am 25. Juni 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) einen Entwurf eines zweiten Schreibens zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich veröffentlicht. Dieser ergänzt das erste Schreiben vom 15. Oktober 2024 und enthält sowohl Änderungen daran als auch Anpassungen im Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE).
Der aktuelle Entwurf wurde auf den Internetseiten des BMF veröffentlicht und auch an die Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) sowie weitere Wirtschaftsverbände zur Stellungnahme übermittelt. Die finale Fassung des Schreibens wird für das 4. Quartal 2025 erwartet.
Der Entwurf enthält insbesondere Hinweise der Finanzverwaltung zu folgenden Punkten:
- Validierung: Die Finanzverwaltung empfiehlt den Einsatz geeigneter Tools zur Validierung von E-Rechnungen – insbesondere zur Prüfung der Format-Zulässigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Was als „geeignet“ gilt, bleibt jedoch offen. (S. 3 des Entwurfs, Abschnitt 15.2a Abs. 6 Satz 3 UStAE-E).
- Folgen von fehlerhaften Rechnungen: Formatfehler führen zur Einstufung als „sonstige Rechnung“. Inhaltliche Mängel sollen dazu führen, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Das BMF verweist dabei beispielhaft auf als „critical error“ erkannte Validierungsfehler (Abschn. 14.5 Ab.s 1 Satz 5 UStAE-E).
- Rechnungen aus mehreren Dokumenten: Sofern in Anlagen Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form übermittelt werden, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung keine ordnungsgemäße Rechnung vor (Seite 3 des Entwurfs zu Rn. 35). In Abschnitt 14.1 Abs. 1 in Satz 2 UStAE-E wird ausgeführt, dass eine „sonstige Rechnung“ auch aus mehreren Dokumenten bestehen kann, die die nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten (§ 31 Abs. 1 UStDV). Im Umkehrschluss geht die Finanzverwaltung offenbar davon aus, dass § 31 Abs. 1 UStDV auf E-Rechnungen nicht mehr anzuwenden ist.
- Änderung der Bemessungsgrundlage: Bei Änderungen der Bemessungsgrundlage nach §17 UStG – etwa wegen Streitigkeiten über die Höhe des Entgelts (z. B. Mängelrügen), ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich. Dagegen ist bei Änderungen des Leistungsumfangs oder -inhalts eine Berichtigung nötig, da die Leistungsbeschreibung angepasst werden muss (Seite 3 des Entwurfs; zur neuen Rz. 51a).
- Aufbewahrung einer E-Rechnung: Bei E-Rechnungen muss zumindest deren strukturierter Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass allein wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß vorliegt (Seite 4 des Entwurfs zu Rn 60 und Seite 24 des Entwurfs zu Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE-E).
- Rechnungen von Kleinunternehmern werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Damit vollzieht das BMF die kurzfristig mit dem Jahressteuergesetz 2024 in § 34a UStDV aufgenommene Ausnahme auch im Anwendungsschreiben nach. Werden dennoch E-Rechnungen verschickt, ist dies ohne Zustimmung des Empfängers möglich (Rn 17 und 22 des Entwurfs).
- Vertrag als Rechnung: Hierzu finden sich ausführliche Hinweise in Abschnitt 14.1 Abs. 17 ff (S. 12 des Entwurfs).
- Sammelrechnungen: In Abschnitt 14.1 Abs. 19 Satz 6 UStAE-E wird klargestellt, dass umsatzsteuerlich auch eine Sammelrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden kann (Seite 12 des Entwurfs). Im Hinblick darauf, dass die Finanzverwaltung offenbar bei aus mehreren Dokumenten bestehenden Rechnungen keine E-Rechnung annimmt, dürften auch Sammelrechnungen keine Rechnungspflichtangaben in unstrukturierten Anlagen enthalten.
Bislang ist nach Kenntnis der DIHK noch kein Format verfügbar, das Sammelrechnungen mit allen relevanten Daten im strukturierten Teil abbilden kann. Für das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung sollen zeitnah technische Lösungen angeboten werden.
Der Entwurf ist unter dem folgenden Link zu finden:
Hintergrund: E-Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen Rechnungen in maschinell auslesbaren Formaten (E-Rechnungen) empfangen können. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird bis zum 31. Dezember 2027 schrittweise eingeführt. Weitere Einzelheiten sind auf den Internetseiten der IHK Hannover unter dem folgenden Link zu finden: Elektronische Rechnungen: Pflicht ab 2025.
Stand: 08.07.2025