BMF veröffentlicht zweites Anwendungsschreiben zur E-Rechnung

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat am 15. Oktober 2025 ein zweites Schreiben zur Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen veröffentlicht. Es präzisiert Fragen zur praktischen Umsetzung, zu Übergangsregelungen und zur technischen Ausgestaltung. Gleichzeitig wurde der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025. Unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen müssen inländische Unternehmer seither Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen. Bereits am 15. Oktober 2024 hatte die Finanzverwaltung ein erstes umfassendes Schreiben zu den neuen Regelungen veröffentlicht.
Die wesentlichen Änderungen betreffen folgende Bereiche:
  • Abgrenzung von E-Rechnungen gegenüber anderen Rechnungsarten: Als E-Rechnung gelten künftig ausschließlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (EN 16931-Konformität, keine bloßen PDFs; Rz. 24)). Alle Pflichtangaben gemäß §§ 14 und 14a UStG müssen im strukturierten Datensatz enthalten sein, Verweise auf externe Dokumente oder Links sind nicht ausreichend (Rz 35).
  • Fehlerklassen, Validierung und Vorsteuerabzug: Ein Schwerpunkt des Schreibens ist die Präzisierung der Fehlerklassen und ihrer steuerlichen Konsequenzen.
  • Formatfehler (Rz. 6a): Bei technischen Mängeln, etwa einem falschen oder nicht EN 16931-konformen Format, liegt keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ vor. Die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind nicht erfüllt, eine korrekte E-Rechnung muss nachgefordert werden.
  • Geschäftsregelfehler (Rz. 6b): Werden interne Prüfregeln verletzt, etwa durch fehlende Pflichtfelder oder widersprüchliche Werte – kann dies den umsatzsteuerlichen Charakter der Rechnung beeinträchtigen, insbesondere wenn sie Pflichtangaben betreffen.
  • Inhaltsfehler (Rz. 35a): Sachliche Fehler wie ein falscher Steuersatz oder eine fehlerhafte Leistungsbeschreibung wirken sich unmittelbar auf den Vorsteuerabzug aus. Eine berichtigte E-Rechnung ist erforderlich.
  • Das BMF empfiehlt, geeignete Validierungsverfahren einzuführen, um E-Rechnungen zu prüfen. Validierungsberichte sollen als Nachweis ordnungsgemäßer Prüfung dienen (Rz. 35a).
  • Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dennoch müssen Unternehmen auch solche Rechnungen elektronisch empfangen können (Rz. 17).
  • Aufbewahrung, Dokumentation und GoBD-Konformität: Der strukturierte Datensatz muss revisionssicher und unverändert gespeichert werden. Dabei ist sicherzustellen, dass sowohl die technische Lesbarkeit als auch die Nachvollziehbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet bleibt (Rz. 60). Das BMF weist in Rz. 61 ausdrücklich auf die GoBD hin: Unternehmen müssen also auch künftig eine Verfahrensdokumentation führen, aus der hervorgeht, wie E-Rechnungen empfangen, verarbeitet, geprüft und archiviert werden.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 sowie weiterführende Informationen und Praxishilfen zur E-Rechnung sind auf unserer Website im Artikel: Elektronische Rechnungen: Pflicht ab 2025 - IHK Hannover abrufbar.
Stand: 11.11.2025