Geldwäscheprävention und Transparenzregister - Handlungspflichten für Unternehmen

Bei Verstößen gegen die geldwäscherechtlichen Vorgaben  drohen den Verpflichteten hohe Bußgelder. § 56 GwG enthält eine Auflistung der Pflichtverletzungen, die mit einem Bußgeld geahndet werden können. Erfasst sind beispielsweise Verstöße gegen die Risikoanalyse-, Sicherungs- und Sorgfaltspflichten sowie der Verstoß gegen die Pflicht zur Meldung an das Transparenzregister, d.h. wenn Meldungen überhaupt nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig vorgenommen werden.Für die meisten Fälle sieht das Gesetz bei fahrlässiger Begehung einen Bußgeldrahmen von bis zu 100.000 Euro (bei Pflichtverstößen nach § 56 Abs. 1 GwG) bzw. bis zu 50.000 (bei Pflichtverstößen nach § 56 Abs. 2 GwG) vor. Bei vorsätzlicher Begehung können entsprechend höhere Bußgelder verhängt werden, und bei schwerwiegenden, wiederholten und systematischen Verstößen sind sogar Bußgelder in Höhe von bis zu fünf Millionen Euro bzw. 10 Prozent des Vorjahresumsatzes möglich (vgl. § 56 Abs. 3 GwG).Zudem werden Bußgeldbescheide, sobald sie unanfechtbar geworden sind, für Jedermann zugänglich auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes (BVA) veröffentlicht (vgl. § 57 GwG, sogenanntes Prangerprinzip). 

Unter Geldwäsche versteht man das Einschleusen illegal erworbener Vermögenswerte (z. B. aus Steuerhinterziehung, Korruption oder Drogenhandel) in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf mit der Absicht, die wahre Herkunft der Gelder zu verschleiern. Häufig sind diese Geldwäschevorgänge sehr gut getarnt, weshalb sie äußerst schwer von anderen alltäglichen Geschäften zu unterscheiden sind und nur selten aufgedeckt werden können. Als weiteres schwerwiegendes Problem kommt hinzu, dass solche Transaktionen in vielen Fällen grenzüberschreitend stattfinden.

Die mit der Aufklärung von Geldwäschevorgängen beschäftigten Behörden sind daher auf die Unterstützung und Zusammenarbeit mit Personen und Unternehmen angewiesen. Das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz - GwG) verfolgt insgesamt zwei weitgehend miteinander verbundene Ziele. Zum einen soll die organisierte Kriminalität bekämpft werden. Um dieses Ziel verwirklichen zu können, bedarf es der Mitwirkung von Unternehmen, vorwiegend Finanzunternehmen. Diese können beispielsweise zur Überprüfung ihrer Kunden verpflichtet werden. Zum anderen gehört seit 2008 die Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung zu den verfolgten Zielen. Man versucht dabei, den schweren Straftaten im Bereich des internationalen Terrorismus die finanzielle Grundlage zu entziehen und ihre Finanzierung damit zu verhindern. 

Den geldwäscherechtlichen Vorgaben unterliegen alle Unternehmen, die in § 2 Abs. 1 GwG genannt sind (sog. Verpflichtete).

Aus dem Nichtfinanzbereich sind insbesondere folgende Branchen vom Geldwäschegesetz erfasst:Dienstleister für virtuelle Währungen (z. B. Bitcoin) (sog. Kryptoverwahr-, Kryptoverwaltungs- und Kryptosicherungsgeschäfte)Versicherungsvermittler, die Lebensversicherungsverträge, Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr, Kapitalisierungsprodukte oder Darlehen (vgl. § 1 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 KWG) vermitteln (§ 34d GewO; aber keine produktakzessorischen oder gebundenen Vermittler)Rechtsanwälte, Rechtsbeistände, Rechtsdienstleister, Patentanwälte und Notare, soweit sie an bestimmten, im Gesetz ausdrücklich genannten (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 und 11 GwG) Geschäften mitwirkenWirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und sonstige Anbieter steuerlicher Dienstleistungen, soweit sie als wesentliche geschäftliche Tätigkeit Hilfe in Steuerangelegenheiten leisten (z.B. Lohnsteuerhilfevereine)Treuhänder und Dienstleister für Gesellschaften und Treuhandvermögen, die bestimmte Dienstleistungen erbringen, welche in § 2 Abs. 1 Nr. 13 GwG aufgelistet sindImmobilienmakler (§ 34c GewO)Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen (§ 33c GewO, § 33d GewO)Kunstvermittler (z. B. Auktionatoren, Galeristen) und Kunstlagerhalter, soweit die Lagerhaltung in Zollfreigebieten erfolgt (in Deutschland: Freihäfen Bremerhaven und Cuxhaven)Güterhändler, d. h. Personen, die gewerblich mit Gütern handeln (Hersteller, Groß- und Einzelhandel).

Betroffen sind insbesondere Autohändler, Juweliere und Uhrmacher, Premium-Unterhaltungselektronikhändler, Kunst- und Antiquitätenhändler und Luxusgüterhändler, da hier häufiger Güter mit größeren Bargeldbeträgen gekauft werden und somit Unternehmen leicht zum Zweck der Geldwäsche missbraucht werden können. 

Wenn Ihr Unternehmen Verpflichteter im Sinne des § 2 GwG ist, müssen Sie bestimmte Sorgfalts-, Sicherungs- und Dokumentationspflichten befolgen:Sie müssen über ein wirksames Risikomanagement verfügen, das nach Art und Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist (vgl. § 4 Abs. 1 GwG).Das heißt, dass Sie zunächst im Rahmen einer Risikoanalyse (vgl. § 5 GwG) diejenigen Risiken identifizieren, erfassen und gewichten müssen, die im Hinblick auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung für Ihre konkrete Geschäftstätigkeit bestehen. Das Geldwäschegesetz enthält als Anlage zwei Listen, die einen Überblick über einige Faktoren für ein potenziell geringeres Risiko bzw. ein potenziell höheres Risiko geben. Dabei wird zwischen dem Kundenrisiko, dem Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko sowie dem geografischen Risiko unterschieden. Die Risikoanalyse muss dokumentiert und regelmäßig (Empfehlung: mindestens einmal jährlich) überprüft und aktualisiert werden.

Auf der Grundlage Ihrer Risikoanalyse müssen Sie dann sogenannte kunden- und geschäftsbezogene interne Sicherungsmaßnahmen (vgl. § 6 GwG) treffen, d. h. organisatorische Maßnahmen zur Steuerung und Minderung dieser Risiken. Art und Umfang der erforderlichen Maßnahmen richten sich dabei nach Ihrer konkreten Geschäftstätigkeit.Tätigt Ihr Unternehmen beispielsweise große Bargeldgeschäfte, wickelt es internationales Geschäft ab oder hat es häufig mit neuen Kunden zu tun, werden die unternehmensinternen Sicherungsmaßnahmen umfangreicher sein als bei regionalen Geschäften mit persönlich bekannten Stammkunden.

Besonderheiten für Güterhändler: Güterhändler müssen gemäß § 4 Abs. 5 GwG nur dann ein Risikomanagement einsetzen, wenn sie entweder Barzahlungen ab 10.000 Euro tätigen oder entgegennehmen, Transaktionen über bestimmte hochwertige Güter (z. B. Edelmetalle, Edelsteine, Schmuck, Uhren, Autos – siehe § 1 Abs. 10 S. 2 Nr. 1 GwG) durchführen und dabei Barzahlungen ab 2.000 Euro tätigen oder entgegennehmen, oder Transaktionen über Kunstgegenstände im Wert von mindestens 10.000 Euro tätigen. Kunstvermittler und Kunstlagerhalter müssen ebenfalls nur dann ein Risikomanagement einsetzen, wenn sie Transaktionen im Wert von mindestens 10.000 Euro tätigen. Allerdings ist zu beachten, dass bei gestückelten Zahlungen die Gesamtsumme gilt. Zudem bleiben andere Pflichten wie die Abgabe einer Verdachtsmeldung oder Sorgfaltspflichten im Falle eines erhöhten Risikos unabhängig von Schwellenwert bestehen.

Geeignete Sicherungsmaßnahmen sind gemäß § 6 GwG insbesondere:

Zu den Pflichten finden Sie hier Details: Sorgfaltspflichten

Für Ihre Geschäfte gilt das „Know Your Customer“-Prinzip: Je nachdem, wie ausgeprägt das Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung für Ihr Unternehmen ist, sind in Bezug auf Ihre Kunden allgemeine, vereinfachte und verstärkte Sorgfaltspflichten zu beachten.

Allgemeine Sorgfaltspflichten nach § 10 GwG sind insbesondere:die Identifizierung des Vertragspartners und der ggf. für ihn auftretenden Persondie Überprüfung der Vertretungsverhältnisse (falls der Vertragspartner für einen anderen handelt)die Einholung und Bewertung von Informationen über den Zweck und die angestrebte Art der Geschäftsbeziehungdie Abklärung, ob es sich um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt (§ 1 Abs. 12 GwG enthält eine Auflistung)die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehungen, einschließlich der TransaktionenBezüglich der Identifizierung ist zu beachten, dass diese vor Begründung der Geschäftsbeziehung bzw. vor Durchführung der Transaktion vorzunehmen ist.

Vereinfachte Sorgfaltspflichten (§ 14 GwG) gelten für Geschäftsbeziehungen mit geringem Risiko, darunter z.B. reduzierte Anforderungen an die Identitätsüberprüfung. Gemäß der Anlage 1 des GwG zählen beispielsweise börsennotierte Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen zur Gruppe der Geschäftspartner mit geringem Risiko.

Verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG), etwa die Einholung weiterer Informationen oder der Zustimmung der Unternehmensführung, sind zu befolgen, wenn die in der Anlage 2 des GwG genannten Anzeichen für ein potenziell höheres Risiko vorliegen. Das Geldwäschegesetz geht zudem davon aus, dass beispielsweise bei politisch exponierten Personen (PEPs) oder besonders komplexen Transaktionen ein höheres Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung gegeben ist. 

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
Sie haben eine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht (vgl. § 8 GwG) und müssen grundsätzlich alle im Zusammenhang mit Ihren Pflichten nach dem Geldwäschegesetz erlangten Informationen dokumentieren und aufbewahren.Insbesondere müssen Sie alle im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen über Vertragspartner (und ggf. Vertreter), deren wirtschaftlich Berechtigte und die Eigentums- und Kontrollstruktur sowie Informationen über die Geschäftsbeziehungen und Transaktionen dokumentieren. Auch die konkreten Maßnahmen, die Sie getroffen haben, um die wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln, sind aufzuzeichnen. Die zum Zweck der Überprüfung der Identität herangezogenen Dokumente (z.B. Ausweise, Registerauszüge) sind zu kopieren oder optisch digitalisiert zu erfassen. Die Geschäftspartner sind dabei zur Mitwirkung verpflichtet.Auch müssen Sie die Durchführung Ihrer Risikoanalyse und die getroffenen internen Sicherungsmaßnahmen dokumentieren. Falls Sie für einen Sachverhalt eine Verdachtsmeldung machen wollen (vgl. § 43 Abs. 1 GwG), müssen Sie die Erwägungsgründe und eine nachvollziehbare Begründung Ihrer Bewertung dokumentieren.Die Unterlagen müssen in der Regel fünf Jahre lang aufbewahrt werden (ausnahmsweise greifen auch längere Fristen). Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die pflichtauslösende Geschäftsbeziehung endet. Endet die Aufbewahrungsfrist, müssen archivierte Unterlagen unverzüglich vernichtet werden. 

Bestimmung eines Geldwäschebauftragten
Einige Unternehmenstypen, die im Gesetz (vgl. § 7 GwG) ausdrücklich bestimmt sind, sind verpflichtet, einen Geldwäschebeauftragten und einen Stellvertreter zu bestimmen. Die Pflicht trifft insbesondere die im Finanz- und Versicherungsbereich tätigen Unternehmen. Der Geldwäschebeauftragte ist für die Umsetzung und Überwachung der geldwäscherechtlichen Vorschriften zuständig und soll den Strafverfolgungsbehörden, der bei der Generalzolldirektion angesiedelten Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (Financial Intelligence Unit - FIU)  und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Die Bestellung oder Entlassung eines Geldwäschebeauftragten ist der zuständigen Aufsichtsbehörde vorab mitzuteilen.

Hinweis: Auf der Seite der Hamburger Aufsichtsbehörde  finden Sie detaillierte Hinweise, wie Sie eine Risikoanalyse strukturieren und erstellen können und wie die Sicherungsmaßnahmen im Einzelnen gestaltet werden sollten. Die Seite enthält auch detaillierte Informationen zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und die erforderlichen Formulare. 

Um die Einhaltung der Bestimmungen zur Prävention der Geldwäsche zu gewährleisten, sind die Strafverfolgungsbehörden auf die Erstattung von Verdachtsmeldungen angewiesen.Generell gilt: Wenn Sie die Sorgfaltspflichten bei der Überprüfung des Geschäftspartners nicht erfüllen können, dürfen Sie die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen und auch keine Transaktion durchführen.

Bestehende Geschäftsbeziehungen sind zu beenden (vgl. § 10 Abs. 9 GwG).Wenn Ihr Geschäftspartner Ihnen gegenüber nicht offenlegt, ob er die Geschäftsbeziehung oder die Transaktion für einen wirtschaftlich Berechtigten begründen, fortsetzen oder durchführen will, oder wenn Sie Tatsachen erfahren, die darauf hindeuten, dass ein Geschäftsvorfall, eine Transaktion oder ein Vermögensgegenstand im Zusammenhang mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung steht, sind sie verpflichtet, zusätzlich zur Beendigung der Geschäftsbeziehung unverzüglich und unabhängig von der Höhe der Transaktion eine elektronische Verdachtsmeldung an die Financial Intelligence Unit (FIU) vorzunehmen (vgl. §§ 43, 45 GwG).er Verdachtsmeldung wird Ihnen unverzüglich bestätigt. Transaktionen dürfen Sie erst nach der Zustimmung der FIU oder der Staatsanwaltschaft oder nach Ablauf des dritten Werktages ohne entsprechende Rückmeldung durchführen/weiterführen.

Beachten Sie unbedingt: Ihr Geschäftspartner darf nicht über die erfolgte oder beabsichtigte Anzeige informiert werden (bei Verstoß droht ein hohes Bußgeld). 

Das elektronische Transparenzregister wird von der Bundesanzeiger Verlags GmbH geführt und enthält Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten der im Geldwäschegesetz näher bezeichneten Vereinigungen (sog. transparenzpflichtige Rechtseinheiten). Die Einzelheiten sind in §§ 20, 21 GwG geregelt.

Transparenzpflichtige Rechtseinheiten sind:Juristische Personen des Privatrechts (z.B. GmbH, AG, eingetragene Vereine, rechtsfähige Stiftungen, Genossenschaften) und eingetragene Personengesellschaften (z.B. KG, GmbH & Co. KG).TrustsNichtrechtsfähige Stiftungen, wenn der Stiftungszweck aus Sicht des Stifters eigennützig istRechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechenDie transparenzpflichtigen Rechtseinheiten sind verpflichtet, dem Transparenzregister ihre(n) wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen. Wer wirtschaftlich Berechtigter ist, ist in § 3 GwG geregelt.

Wirtschaftlich berechtigt ist zunächst jede natürliche Person, die „hinter“ der Gesellschaft bzw. der Vereinigung steht und unmittelbar oder mittelbar die Kontrolle über diese ausübt. Eine solche Kontrollausübung wird angenommen, wenn die natürliche Person mehr als 25% der Kapitalanteile hält, mehr als 25% der Stimmrechte kontrolliert oder in vergleichbarer Weise Kontrolle ausübt. Lässt sich ein wirtschaftlich Berechtigter ausnahmsweise nicht ermitteln oder ist ein solcher von der Struktur der Rechtseinheit nicht vorhanden (z.B. bei Vereinen), sind die Mitglieder des Vertretungsorgans als sog. fiktive wirtschaftlich Berechtigte anzugeben.

Bei Trusts, rechtsfähigen Stiftungen und vergleichbaren Gestaltungen gelten für die Bestimmung des wirtschaftlich Berechtigten die Sonderregelungen des § 3 Abs. 3 GwG.Ursprünglich bestand eine Ausnahme von der Mitteilungspflicht, sofern sich die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen öffentlichen Registern oder Quellen ergaben und elektronisch abrufbar waren (z. B. Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Vereinsregister); in diesem Fall galt nach der alten Fassung des § 20 Abs. 2 GwG eine sog. Mitteilungsfiktion. Zum 01. August 2021 wurde das Transparenzregister vom Auffangregister zum Vollregister umgewandelt und die Mitteilungsfiktion ist vollständig entfallen, sodass nun alle Rechtseinheiten zur Meldung verpflichtet sind.

Für eingetragene Vereine im Sinne des § 21 BGB gelten gewissen Erleichterungen: Die registerführende Stelle erstellt anhand der im Vereinsregister eingetragenen Daten eine Eintragung in das Transparenzregister, ohne dass es einer gesonderten Mitteilung durch den Verein bedarf. Im Rahmen dieser Eintragung werden alle Mitglieder des Vereinsvorstands als wirtschaftlich Berechtigte registriert. Vereine sollten die im Vereinsregister eingetragenen Daten daher unverzüglich auf Vollständigkeit und Aktualität überprüfen. Eine gesonderte Meldung an das Transparenzregister ist aber u. a. erforderlich, wenn die erforderlichen Daten im Vereinsregister nicht vollständig hinterlegt sind, wenn es mindestens einen tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten gibt, der nicht Vorstand des Vereins ist, oder wenn ein wirtschaftlich Berechtigter nicht oder nicht nur die deutsche Staatsangehörigkeit hat oder seinen Wohnsitz außerhalb von Deutschland hat.Über den jeweiligen wirtschaftlich Berechtigten sind gemäß § 19 GwG folgende Angaben an das Transparenzregister zu melden:

Die erforderlichen Angaben müssen von den Verpflichteten jährlich überprüft und etwaige Änderungen unverzüglich elektronisch zur Eintragung in das Transparenzregister mitgeteilt werden. 

Die Einzelheiten der Einsichtnahme in das Transparenzregister sind in § 23 GwG geregelt.Das Transparenzregister ist für die Öffentlichkeit und damit für Jedermann gegen Gebühr einsehbar, die Einsichtnehmenden müssen sich jedoch zuvor online registrieren und erhalten lediglich Zugang zu einem beschränkten Datensatz. Anders als bisher muss aber kein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme mehr nachgewiesen werden.Darüber hinaus haben Behörden Zugang zu dem Transparenzregister, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Auch nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete haben die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen. Verpflichtete dürfen sich jedoch nicht ausschließlich auf die Angaben im Transparenzregister verlassen – je nach Risikosituation sind ggf. weitere Nachforschungen erforderlich; dem Transparenzregister kommt insoweit kein guter Glaube zu.Wenn die nach dem Geldwäschegesetz Verpflichteten sich im Transparenzregister über ihre Geschäftspartner informieren wollen und bei der Einsichtnahme Unstimmigkeiten zwischen den im Transparenzregister enthaltenen Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten und den ihnen sonst zur Verfügung stehenden Angaben und Erkenntnissen feststellen (z. B. bei Abweichungen oder fehlenden/lückenhaften Angaben), müssen sie dies der registerführenden Stelle unverzüglich melden (sog. Unstimmigkeitsmeldung, vgl. § 23a GwG).Die im Transparenzregister aufgeführten wirtschaftlich Berechtigten haben die Möglichkeit, die Einsichtnahme in das Transparenzregister vollständig oder teilweise einzuschränken. Voraussetzung dafür ist, dass ein entsprechender Antrag gestellt und besondere schutzwürdige Interessen vorgetragen werden.  Schutzwürdige Interessen sind anzunehmen, wenn der wirtschaftlich Berechtigte minderjährig oder geschäftsunfähig ist oder wenn die Gefahr der Begehung bestimmter strafbarer Handlungen besteht, z. B. Betrug, Bedrohung, Entführung, Erpressung, Nötigung. 

Mitteilungspflichtig sind gemäß §§ 20, 21 GwG die transparenzpflichtigen Rechtseinheiten selbst bzw. bei Trusts die Verwalter und Treuhänder. Die Mitteilung muss in elektronischer Form über die Internetseite des Transparenzregisters erfolgen.Anteilseigner, die wirtschaftlich Berechtigte sind, sind ihrerseits verpflichtet, der Vereinigung, an der sie die Anteile halten, die notwendigen Angaben und Veränderungen unverzüglich mitzuteilen, um die Informationsgewinnung zu erleichtern.Die Einreichung an das Register als solche ist nicht gebührenpflichtig. Für die Führung des Transparenzregisters wird jedoch eine Jahresgebühr von den meldepflichtigen Rechtseinheiten erhoben; für 2022 beträgt die Jahresgebühr 20,80 Euro.  Auch die Einsichtnahme und die Anforderung eines Registerauszugs sind gebührenpflichtig. Die Höhe der jeweiligen Gebühren ist in der Transparenzregistergebührenverordnung (TrGebV) geregelt. 

Die zuständige Aufsichtsbehörde für die Einhaltung des GwG ist in Hamburg für den sogenannten Nichtfinanzsektor die Behörde für Wirtschaft, Verkehr und Innovation (Referat Geldwäscheprävention). Unter ihre Aufsicht fallen vor allem gewerbliche Güterhändler (zum Beispiel Juweliere, Autohändler), Immobilienmakler, Versicherungsvermittler und Finanzunternehmen (ohne Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitute). 

Behörde für Wirtschaft und Inoovation

E-Mail: geldwaeschepraevention@bwvi.hamburg.de

Auf der Seite der Hamburger Aufsichtsbehörde finden Sie viele weitere Informationen, detaillierte Hinweise und Formulare zu Ihren Pflichten nach dem Geldwäschegesetz.Für den Finanzsektor, also unter anderem für Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Lebens- und Unfallversicherer, ist dagegen die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) die zuständige Aufsicht.Bitte beachten Sie außerdem, dass sich Aufsicht für die Einhaltung des GwG und zuständige Stellen für die Entgegennahme von Verdachtsmeldungen unterscheiden. Die elektronische Verdachtsmeldung muss an die Financial Intelligence Unit (FIU) erfolgen.