Schwarz auf weiß: Der Vertrag als wichtigste Basis

Honorarhöhe, Projektdauer, Leistungsumfang: Welche Punkte in keinem Vertrag zwischen Unternehmen und Berater fehlen dürfen und welche Fallstricke hier auf Sie lauern, erfahren Sie hier.

Vertrag und Honorar: Das sollten Sie beachten

Der Vertrag zwischen Kunde und Berater bildet die wichtigste Grundlage für ein erfolgreiches Beratungsvorhaben. Prüfen Sie, welche Vertragsart für das geplante Projekt und Ihr Unternehmen besonders gut geeignet ist. Lassen Sie sich von dem Berater die entsprechenden Effekte erläutern. Voraussetzung für eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit ist, dass sich beide Seiten mit dem vereinbarten Vertrag wohlfühlen.

Art des Vertrags: Werkvertrag oder Dienstvertrag?

  • Bei einem Dienstvertrag wird eine bestimmte Arbeitsleistung vergütet. Es wird nicht ein Erfolg bezahlt, sondern die Arbeitszeit des Beraters.
  • Wird ein Werkvertrag abgeschlossen, so einigen sich Berater und Kunde im Vorhinein auf eine sogenannte Werkherstellung, also einen bestimmten Erfolg, den der Berater schuldet. Wird dieses Ergebnis nicht erzielt, so gibt es ggf. keine oder eine reduzierte Vergütung. Es handelt sich um eine einmalige Leistung, bei der der Auftragnehmer, also der Berater, das Risiko trägt.

Inhalte des Vertrags

Informieren Sie sich gut, was genau der Vertag beinhalten soll. Dabei können Sie sich an dem Angebot des Beraters und den entsprechenden Hinweisen dazu orientieren.
Weitere Informationen zu dem Thema Erstgespräch und Angebot finden Sie hier
Folgende Bestandteile sollten im Vertrag nicht fehlen:
Projektbeschreibung
  • Ausgangssituation und Problemstellung
  • Geplante Maßnahmen und Vorgehensweise
  • Möglichst konkrete Festlegung der Beratungsinhalte und Aufgaben des Beraters
Projektbewertung
  • Vereinbarung von Meilensteinen zur Bewertung des Fortschritts
  • Vereinbarung regelmäßiger Feedbackgespräche über die Fortschritte und ggf. Probleme
Projektdauer
  • Festlegung der Beratungslaufzeit: zeitlich begrenzt oder sobald das Ziel erreicht?
Vergütung
  • Bestimmung von Zahlungsmodalitäten und Zahlungsfristen
  • Klare Regelungen zu Nebenkosten wie z.B. Reisekosten, Übernachtungskosten, Schriftwechsel etc.
Organisatorisches
  • Vereinbarung von Dienstzeit und Dienstort
  • Festlegung von Dokumentation der Beraterleistungen (Tipp: Bei Leistungen, die der Berater in Ihrer Abwesenheit erbringen wird, sollten Inhalte und zeitlicher Rahmen vorab schriftlich fixiert werden)
  • Benennung der Hauptverantwortlichen und Ansprechpartner auf beiden Seiten
  • Regelung zu Urlaubstagen und bei Krankheitseintritt sowie Vertretungen
 Rechtliches
  • Kündigungsmodalitäten wie Kündigungsfristen, Ausstiegsmöglichkeiten o.ä.
  • Vereinbarungen zu Schweigepflicht, Datenschutz, Urheberrecht o.ä.
  • Regelung zu Aufbewahrung und Rückgabe von Unterlagen, Schlüsseln, Zugangspapieren o.ä.
  • Haftungsfragen
Tipp: Manchmal bietet es sich an, mit dem Berater Teilprojekte/Teilprojektziele zu definieren. Jeweils nach Abschluss dieser Abschnitte können Sie hinterfragen, ob die Zusammenarbeit mit dem Berater zielführend war und Sie zufrieden sind.

Honorarmodell

Welches Honorarmodell bietet sich für das von Ihnen in Auftrag gegebene Beratungsprojekt an? Folgende Vergütungsarten sind gängig – wählen Sie die Form, die am besten zu Ihrem Projekt passt:
Aufwandsbezogene Vergütung
  • Dienstvertrag: Projekt wird nach Zeitaufwand vergütet
  • Leistungsnachweis erforderlich
  • Vorteil: Sie können noch während des Projekts Ziele und Umfang anpassen
  • Besonders geeignet bei klaren Aufgaben
Festpreis/Pauschalvergütung
  • Werkvertrag: Berater und Kunde definieren vorab Leistungsumfang und Arbeitsergebnis sowie pauschale Vergütung
  • Vorteil: relative Kostenplanungssicherheit
Erfolgsabhängige Vergütung
  • Bonuszahlungen bei Erreichen einzelner Ziele (eventuell als Zusatz zu Basishonorar)
  • Wichtig: regelmäßige Evaluierung und eine klare Vereinbarung, woran Erfolg gemessen wird 

Honorarhöhe

Sicherlich ist Ihnen aufgefallen, dass Beratungsleistungen am Markt zu sehr unterschiedlichen Preisen und Vergütungsmodellen angeboten werden. Die Spannbreite der Tagessätze für Beratungen bei KMU liegt derzeit etwa bei 800 bis 1.500 Euro. Ein Personentag wird üblicherweise mit einer Arbeitszeit von acht bis zehn Stunden für den Berater veranschlagt.
Das Preisniveau der einzelnen Beratung hängt von verschiedenen Aspekten ab:
  • Art und Inhalt der Beratung: Wie umfangreich und anspruchsvoll ist das Beratungsprojekt? Zum Beispiel ist eine klassische Management-Beratung in der Regel teurer als eine IT-Beratung.
  • Erfahrung im Allgemeinen: Wie viele Berufsjahre kann der Berater vorweisen? Ist er Junior- oder Senior-Consultant? Welche Studien und Weiterbildungen hat er abgeschlossen?
  • Erfahrung im Speziellen: Hat der Berater bereits Erfahrungen mit Ihrer konkreten Aufgabenstellung? Welche Referenzen kann er vorweisen?
  • Bedeutung und Bekanntheitsgrad des Beratungsunternehmens am Markt: Wie etabliert ist die Unternehmensberatung am Markt?
  • Branche Ihres Unternehmens: Auch hier gibt es Preisunterschiede. zum Beispiel zahlen Pharma-Unternehmen in der Regel mehr für Beratungen als Telekommunikationsfirmen.
  • Zahlungsfähigkeit und Größe des Kundenunternehmens
Die Tagessätze der Berater können auf Sie auf den ersten Blick sehr hoch wirken. Beachten Sie hier, dass der Berater viele Ausgaben hat, die mit dem Honorar abgedeckt werden müssen. Neben den allgemeinen Kosten für Marketing, Akquise, Bürofixkosten, Mitarbeiter und Equipment fallen bei seriösen Beratern ggf. auch erhöhte Kosten durch die Teilnahme an Fachseminaren und Fortbildungen an.
© Ulrich Perrey
Ebenso wird die fachliche Vorbereitung der Beratungstermine oftmals nicht separat abgerechnet.
Wichtig ist es, einen Tarif zu finden, mit dem sich beide Seiten wohlfühlen. Das ist Voraussetzung für eine angenehme und erfolgreiche Zusammenarbeit. Um hier zu einem für beide Seiten zufriedenstellendes Ergebnis zu kommen, kann es durchaus mehrere Gesprächs- und Verhandlungsrunden erfordern. Wenn Sie das erste Mal mit einem Berater zusammenarbeiten, kann es sinnvoll sein, sich vorab zu überlegen, welche Summe Sie bereit sind „zu verlieren“ – im Falle eines Misserfolgs der Beratung. Noch hilfreicher ist allerdings die Überlegung, was Ihnen die Lösung des Problems wert ist.
Tipp: Bestehen Sie darauf, dass Regelungen zu Spesen, Unterkunft, Verpflegung und Reisekosten eindeutig getroffen werden. So vermeiden Sie böse Überraschungen oder versteckte Kosten bei der Gesamtrechnung.
Bitte beachten Sie: Dieses Dokument erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und bietet keinerlei Ersatz für eine Rechtsberatung!

Vorsicht, Fallstricke: Hier sollten Sie aufpassen

Besonders wenn Sie zum ersten Mal einen Berater engagieren, können im Laufe des Beratungsprojekts unerwartete Probleme und unangenehme Überraschungen aufkommen. Aufgepasst: Diese Fallstricke lauern bei Vertragsgestaltung und Projektvorbereitung:
  • Unklare Absprachen: Probleme können besonders gut dann entstehen, wenn Sie als Auftraggeber Ihre Erwartungen und Ziele nicht von Anfang an klar formuliert haben. Auch wenn Sie diese im Verlauf des Beratungsprojekts ändern, sollten Sie sich hierzu unbedingt rechtzeitig mit dem Berater abstimmen.
    © Ulrich Perrey
  • Zu wenig Zeit: Ja, auch Sie als Kunde müssen Zeit in ein Beratungsprojekt investieren. Planen Sie also rechtzeitig und ausreichende Zeitfenster ein, um sich etwa regelmäßig mit dem Berater kurzschließen zu können. Sie sollten zudem unbedingt darauf achten, dass Sie Ihr Projekt gründlich vorbereiten. Berufen Sie Mitarbeiter in das Projektteam, die sich auskennen, Verantwortung tragen und einen guten Überblick über die zu lösenden Probleme haben. Sorgen Sie dafür, dass Absprachen zwischen Berater und Auftraggeber eingehalten werden können.
  • Versteckte Kosten: Zusätzlich zu den Beraterkosten fallen häufig noch weitere Nebenkosten an, wie z.B. Übernachtungs-, Fahrt- oder Telefonkosten. Darum ist es auch hier besonders wichtig, bereits während der Vertragsverhandlungen klare und eindeutige Regelungen zu treffen.
  • Anspruch „Erfolgsgarantie“: Auch wenn Sie sicher sind, den passenden Berater für Ihr Unternehmen gefunden zu haben: Eine Erfolgsgarantie gibt es nie. Beachten Sie, dass ein hohes Honorar und eine große Erfahrung seitens des Beraters nicht automatisch das Gelingen des Projekts bedeuten. Der Erfolg eines Beratungsprojekts hängt vielmehr von verschiedenen Faktoren ab: Ausgangssituation, Größe des Problems, Situation im Unternehmen. Tipp: Versuchen Sie nicht, sich mit anderen Unternehmen zu vergleichen – die Hebelwirkung von herbeigeführten Veränderungen ist häufig eine andere. Besonders wichtig für Projekte bei KMU ist, dass der Berater schnell die richtigen Stellschrauben findet und die Erwartungen des Unternehmens realistisch sind.
  • Zu hohe Versprechungen: Einige Berater neigen dazu, ihren Erfahrungsschatz und ihre Expertise zu schönigen, um so ggf. höhere Tagessätze zu erreichen. Tipp: Lassen Sie sich vorab die Lebensläufe des oder der Berater zeigen, und holen Sie sich Referenzen von anderen Unternehmen ein, bei denen sie bereits im Einsatz waren.
Hat der Hamburger Beraterlotse Ihre Erwartungen erfüllt? Wir freuen uns auf Ihr Feedback.