Gut dabei: Ein erfolgreiches Beratungsprojekt

Positive Entwicklungen in Ihrem Unternehmen anstoßen - das versprechen Sie sich von der Beratung. Hier zeigen wir Ihnen auf, was Sie vor, im und nach dem Projektverlauf unbedingt beachten sollten.

Es geht los: Wichtige To-Dos vor dem Start Ihres Projekts

Der Starttermin des Beratungsprojekts rückt näher, Zeit für die letzten Vorbereitungen. Für einen reibungslosen Beginn sollten Sie als Kunde vorab noch folgende To-Dos erledigen:

Versorgen Sie Ihren Berater

Viele Berater wollen sich bereits vor dem Start Ihrer Arbeit ein umfassendes Bild über das Unternehmen und die im Projekt zu lösenden Fragen und Probleme machen.
© Ulrich Perrey
Hierbei können Sie ihm helfen: Erfragen Sie rechtzeitig, welche Zahlen und Unterlagen er benötigt. Je nach Art, Inhalt und Umfang des Beratungsmandats fallen die Anforderungen hinsichtlich der Gliederungstiefe, des Betrachtungszeitraums und der Rechtssicherheit selbstverständlich unterschiedlich aus.
Folgende Themen sind häufig von Interesse für den Berater:

Rechtliche Verhältnisse

Was ist interessant für den Berater?
Alle Informationen, die zur Beschreibung der aktuellen rechtlichen Verhältnisse erforderlich sind, die den Gestaltungsrahmen von Organen und Gremien dokumentieren sowie Risiken und Konflikte, Entscheidungsbefugnisse und Aufgabenverteilungen beschreiben
Benötigte Unterlagen und Informationen
  • Gesellschaftsverträge, Satzung, Gesellschafterliste, HR-Auszug
  • Organigramm des Unternehmens, Struktur verbundener Unternehmen
  • wesentliche Verträge, z.B. Kredit-, Schuld-, Beherrschungs-, Anstellungsverträge etc.

Wirtschaftliche Verhältnisse

Was ist interessant für den Berater?
Informationen, die geeignet sind, die Ertragskraft und Nachhaltigkeit des Geschäftserfolgs, der Kunden- und Lieferantenbeziehungen, des Fertigungs- oder Handelssortiments, der Innovationskraft und der finanziellen Tragfähigkeit zu dokumentieren
Benötigte Unterlagen und Informationen:
  • Fertigungsprogramm, Produktion, Sortiment
  • Fertigungsvorgaben (Richtwerte, Kalkulationsansätze)
  • Beschreibung des Wettbewerbs
  • Kunden- und Lieferantenstruktur
  • Lieferländer und -märkte
  • Kapazitäten und Auslastung, Auftragsbestand
  • Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
  • Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
  • Ermittlung der Deckungsbeiträge (DB-Analysen)
  • Personalangaben (Lohn- und Gehaltslisten)
  • Finanzplanung, Budgets, Produktions- und Absatzplanung
  • Leistungsbeziehungen verbundener Unternehmen

Organisation und Rechnungswesen

Was ist interessant für den Berater?
Informationen, die die Unternehmensstruktur, die Abläufe, die Entscheidungswege und -prozesse, die Abhängigkeiten und Steuerungsmechanismen verdeutlichen
Benötigte Unterlagen und Informationen:
  • Organigramm und Organisationsrichtlinien
  • Revisionsberichte und -strukturen
  • Geschäftsverteilungsplan, Namensverzeichnisse Geschäftsführung/Vorstand
  • Prozesshandbücher, Zertifizierungsdokumentation, Betriebsanweisungen
  • Kontenplan, Kostenstellenverantwortungen, Vollmachten, Unterschriftenregelung
  • Beschreibung der IT-Architektur und -systeme

Unterlagen zum Jahresabschluss/Geschäftserfolg

Was ist interessant für den Berater?
Auswertungen und Berichte, die die Bewertung der wirtschaftlichen Entwicklung und der finanziellen Verhältnisse von Vorperioden ermöglichen und ggf. insolvenzrechtliche Standards erfüllen müssen.
Benötigte Unterlagen und Informationen:
  • Jahresabschlüsse und Prüfungsberichte
  • vorläufiger Jahresabschluss/aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
  • Summen- und Saldenlisten
  • Anlagenspiegel, Beteiligungsspiegel, ggf. Bilanzen der Tochtergesellschaften
  • Abschreibungsverlauf und -planung
  • Kalkulationsunterlagen, Fertigstellungsgrade
  • Saldenlisten (Debitoren-, Kreditoren-, Anzahlungen)
  • Pauschalwertberichtigung (PWB)/Einzelwertberichtigung (EWB)
  • Forderungen/Verbindlichkeiten nach Fälligkeiten
  • Kreditverträge, -inanspruchnahme, -tilgungspläne
  • Aufstellung Dauerschuldverhältnisse
  • Mitarbeiterentwicklung (Durchschnitt)
  • Budget-/Ertragsplanung, Liquiditätsprognose
Hinweis: Die einzelnen Aspekte können eine gute Grundlage bilden, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Der Sachbezug und die formellen Anforderungen sind stets (insbesondere in Krisensituationen) neu zu prüfen und von Beratungsprojekt zu Beratungsprojekt unterschiedlich.

Stellen Sie Ihr Team zusammen

Für einen erfolgreichen Beratungsverlauf ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Mitarbeiter ins Boot holen. Definieren Sie bereits vor Beginn eine korrespondierende interne Projektorganisation mit einem verantwortlichen Projektleiter. Dieser bildet die Schnittstelle zwischen Berater und Mitarbeitern und dient ggf. als Ansprechpartner. Möglicherweise bietet es sich an, weitere Mitarbeiter für die Betreuung von Teilprojekten zu benennen. Zudem sollte ein Mitarbeiter für die Projektkommunikation verantwortlich zeichnen.

Planen Sie Zeit und Kapazitäten ein

Unternehmensberatung erfordert Zeit – und die muss gut geplant sein. Stellen Sie mit ausreichend Vorlauf sicher, dass für die interne Begleitung des Projekts erforderliche Zeitbudgets bei den Projektbeteiligten kalkuliert und zur Verfügung gestellt werden.

Lernen Sie sich kennen

Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht immer: Lernen Sie Ihren Berater vorab kennen. Gerade wenn Sie ein größeres Beratungsunternehmen beauftragen, sollten Sie sich darüber informieren, welcher Berater für Sie und Ihr Projekt zuständig ist.
Tipp: Lassen Sie sich alle Projektmitarbeiter vorab vorstellen. So starten Sie mit Überblick und gewinnen einen ersten Eindruck von der Kompetenz Ihrer Berater. Auch wichtig: Stimmen Sie miteinander ab, welche Kommunikationsmittel Sie im Laufe des Projekts nutzen werden und wie häufig Sie sich austauschen.
Die wichtigsten To-Dos im Überblick
  • Habe ich alle Unterlagen/Zahlen beisammen, die dem Berater bei seiner Arbeit hilfreich sein können?
  • Wer bildet unser Lenkungsteam?
  • Welche Berater arbeiten mit uns zusammen?
  • Wie kommunizieren wir mit dem Berater?
  • Sind meine Erwartungen an den Berater klar formuliert?
  • Werden die Meilensteine erfüllt?
  • Sind die Erfolgsmaßstäbe realistisch?

Mittendrin: Was Sie während des Projektverlaufs beachten sollten

Es ist soweit, das Beratungsprojekt ist angelaufen. Sie und Ihre Mitarbeiter können den Berater aktiv dabei unterstützen, dass der Verlauf erfolgreich ist und in Ihrem Unternehmen positive Entwicklungsprozesse angestoßen werden. Hier einige Tipps: 

Investieren Sie Zeit

Der wohl wichtigste Hinweis zuerst: Beratung braucht Zeit, genauer: Ihre Zeit. Während des gesamten Projektverlaufs sollten Sie also regelmäßige Zeitfenster dafür einplanen, das Beratungsprojekt zu begleiten und zu „moderieren“: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, stehen Sie dem Berater unterstützend zur Seite, beantworten Sie Fragen und klären Sie ggf. Hindernisse. 

Überprüfen Sie den Verlauf

© Ulrich Perrey
Um sicherzugehen, dass die ergriffenen Maßnahmen zielführend sind, überprüfen Sie die vereinbarten Meilensteine kontinuierlich. Setzen Sie sich regelmäßig mit dem Berater und Ihren Mitarbeitern zusammen, um Fortschritte oder ggf. Probleme zu besprechen.

Sprechen Sie miteinander

Wenn während des Projektes Probleme auftreten, ist es wichtig, dass Sie diese direkt mit dem Berater besprechen. Nur dann können die richtigen Maßnahmen getroffen werden, um das Beratungsprojekt auf Erfolgskurs zu halten. Beachten Sie, dass regelmäßige Feedbacks unerlässlich sind.

Bleiben Sie flexibel

Sie sollten offen dafür sein, die gesetzten Erfolgsmaßstäbe abhängig von Fortschritt, Problemen und Erfolgen gegebenenfalls an realistischere Ziele anzupassen. Haben Sie Verständnis dafür, wenn der Berater „unterwegs“ noch Maßnahmen ändert – im Zweifel ist das sogar positiv, da er Fehler bemerkt oder weitere Informationen erhalten hat, die eine andere Vorgehensweise erfordern als ursprünglich gedacht. 

Ein wichtiger Begleiter: Das Feedback

Unternehmensberatung bedeutet Teamarbeit – zwischen Ihnen und dem Berater. Um Missverständnisse zu vermeiden, Erwartungen abzugleichen und schließlich einen erfolgreichen Projektabschluss zu erzielen, sind regelmäßige Feedbackgespräche unerlässlich. Falls Probleme auftauchen oder Prozesse anders als erwartet verlaufen, können hier rechtzeitig Lösungen gesucht und ggf. Strategien des Beraters angepasst werden.
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Unschöne Verläufe oder Entwicklungen können so abgewendet oder verhindert werden. Und auch erfreuliche Rückmeldungen und Berichte sind wichtig, denn positives Feedback fördert die Motivation und den Mut, weiterzumachen. Grundsätzlich gibt es zwei Feedback-Methoden, auch eine Kombination aus beiden ist denkbar:

Direktes Feedback oder Ad-hoc-Feedback

Hier geben Sie oder der Berater mündlich oder schriftlich spontan Rückmeldung, wenn etwas besonders gut funktioniert – oder nicht zufriedenstellend läuft.

Strukturiertes Feedback

Verabreden Sie sich schon vor dem Projektstart mit dem Berater zu verbindlichen, regelmäßig stattfindenden Feedback-Runden. Diese können etwa vor oder während sogenannter Meilensteine sowie am Ende des Projekts stattfinden. Klären Sie mit dem Berater, in welcher Form er Rückmeldungen dokumentiert, etwa über ein standardisiertes Feedback-Formular, über das jedes Mal gleiche Aspekte abgefragt und besprochen werden. Tipp: Lassen Sie sich ggf. vorhandene Formulare bereits bei Projektbeginn zeigen, damit Sie wissen, was Ihrem Berater wichtig ist. 

Das sollten Sie vorab mit dem Berater klären:

  • Direktes und/oder strukturiertes Feedback?
  • Mündlich oder schriftlich? Per E-Mail oder Formular?
  • Welche Feedback-Termine bieten sich an?

Ein positives Fazit: Tipps zu Projektabschluss und Projektbewertung

Das Beratungsprojekt ist abgeschlossen, eine aufregende und herausfordernde Zeit in Ihrem Unternehmen geht zu Ende. Aber: War das Projekt wirklich ein Erfolg? Hat der Berater die wirtschaftlichen und inhaltlichen Ziele erreicht, die Sie zu Beginn vereinbart hatten? Und – viel wichtiger: Sind Sie „glücklich“ mit dem Ergebnis?
Kurz zur Erinnerung: wichtige Bestandteile Ihres Vertrags
So messen Sie den tatsächlichen Erfolg der Beratung:

Kaufmännisches und inhaltliches Ziel

Umsatzsteigerungen, Rückgang von Beschwerden oder eine größere Mitarbeiterzufriedenheit: Schon im Vertrag haben Sie mit dem Berater gemeinsame Erfolgsmaßstäbe gesetzt und diese so konkret wie möglich definiert. Möglicherweise wurden diese im Projektverlauf gemeinsam mit dem Berater angepasst oder abgeändert. (siehe: Feedback)
Gleichen Sie diese Maßstäbe nun mit den tatsächlich erzielten Ergebnissen ab.
Wichtig: Selbst bei klar definierten Kriterien bleibt immer ein gewisser Interpretationsspielraum, sodass es durchaus sein kann, dass Sie und Ihr Berater zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Machen Sie sich daher ein möglichst detailliertes Bild über das Erreichte, und beziehen Sie hier auch Ihre Mitarbeiter ein. Besprechen Sie die Ergebnisse dann mit dem Berater.

Übergeordnetes Ziel/Motivation

Hier geht es weniger um Zahlen und Fakten, sondern vielmehr um einen „gefühlten“ Erfolg: Sind Sie glücklich und zufrieden mit dem Ergebnis der Beratung? Hat sich das Projekt für Sie und Ihre Mitarbeiter „gelohnt“ – auch wenn ggf. andere Ergebnisse zustande gekommen sind als Sie vorab erwartet oder sich erhofft hatten? Falls nicht, ist nicht notwendigerweise der Berater dafür verantwortlich. Überlegen Sie gemeinsam mit den Berater, wo eventuelle Fehler lagen oder an welcher Stelle Sie es möglicherweise versäumt haben, die Notbremse zu ziehen oder einen anderen Weg einzuschlagen. Melden Sie dem Berater in jedem Fall zurück, wie Sie das Projektergebnis für sich bewerten. Und geben Sie ihm die Chance, Stellung zu beziehen und ggf. nachzubessern.

Abschlussgespräch und Debriefing

Nach Abschluss des Beratungsprojekts sollte Ihr Berater Sie zu einem sogenannten Debriefing einladen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen und detailliert Rückmeldungen zu geben. Der Berater hingegen bekommt die Chance,
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Ihnen nochmals zu erläutern, warum er bestimmte (auch ungeplante) Maßnahmen ergriffen hat. Und warum bestimmte Strategien zum Erfolg geführt haben – und ggf. andere nicht. Dies kann ein zu knapp bemessenes Budget oder Zeitrahmen sein. Oder aber auch Widerstände im Unternehmen gegen die vorgeschlagenen Veränderungsprozesse.
Möglicherweise empfiehlt er Ihnen auch, die Beratung fortzusetzen. Prüfen Sie, ob diese Beratungsbedarfe nachvollziehbar für Sie sind. Und ob Sie sich ein Folgeprojekt mit demselben Beratungsunternehmen vorstellen können. Tipp: Stellen Sie sicher, dass das Beratungsunternehmen auch über die notwendige fachliche Expertise verfügt, insbesondere wenn es sich um ein gänzlich anderes Gebiet handelt. Falls nicht, suchen Sie nach einer Alternative.
Hinweis: Seien Sie sich bewusst darüber, dass es auch außerhalb des Projekts viele Faktoren gibt, die bestimmte Messgrößen beeinflussen können. Selbst bei klar definierten Kriterien bleibt immer ein gewisser Interpretationsspielraum, sodass es durchaus sein kann, dass Sie und Ihr Berater zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen.
Im besten Fall konnte die Unternehmensberatung positive Entwicklungsprozesse bei Ihnen anstoßen und frischen Wind in Ihr Vorhaben und Ihr Unternehmen bringen. Wir wünschen viel Erfolg für Ihre unternehmerische Zukunft.
Hat der Hamburger Beraterlotse Ihre Erwartungen erfüllt? Wir freuen uns auf Ihr Feedback.