Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Qualifizierte Bestätigung

Mit dem Wegfall der Binnengrenzen der EG zum 1. Januar 1993 entfielen auch die Grenzkontrollen und damit die Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer. Als Ausgleich hierfür wurde zur Sicherung des Steueraufkommens das sogenannte Umsatzsteuer-Kontrollverfahren entwickelt. Dieses beruht auf einem IT-gestützten Informationsaustausch bestimmter Daten zwischen den EU-Mitgliedstaaten. In diesem Informationsaustauschverfahren kommt der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) eine Schlüsselfunktion zu. Sie dient der korrekten Anwendung von umsatzsteuerlichen Regelungen im europäischen Binnenmarkt. Unternehmerinnen bzw. Unternehmer mit gültiger deutscher USt-IDNr. haben die Möglichkeit, ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) im Bestätigungsverfahren prüfen zu lassen.

1. Sinn und Zweck der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibt Auskunft über den Status des Abnehmers einer Lieferung (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz - UStG- in Verbindung mit § 17d Abs. 1 Satz 1 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung - UStDV) bzw. einer sonstigen Leistung (§ 3a Abs. 2 UStG). In der Praxis erkennt der liefernde Unternehmer die Unternehmereigenschaft seines Abnehmers und dessen unternehmerische Verwendungsabsicht daran, dass der Kunde über eine gültige USt-IDNr. eines anderen EU-Mitgliedstaates verfügt. Diese gültige USt-IDNr. signalisiert, dass der Kunde im übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet den Gegenstand der Lieferung der Umsatzbesteuerung (Erwerbsbesteuerung) zu unterwerfen hat bzw. bei einer sonstigen Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG die Umsatzsteuerschuldnerschaft in dem anderen EU-Mitgliedstaat übernimmt, vergleiche unser § 13b UStG. Eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers ist materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerbefreiung.
Das Bestätigungsverfahren erleichtert deutschen Unternehmern die Prüfung, ob zum Zeitpunkt der Leistungserbringung die Lieferung oder sonstige Leistung an einen in einem anderen Mitgliedstaat der EU registrierten Unternehmer ausgeführt wird. Die Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers ist nachzuweisen, um eine Lieferung - bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen - als steuerfrei behandeln zu dürfen. Bei sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG ist durch Nachweis der Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger möglich.
Außerdem wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt im Zusammenhang mit der Abgabe der Zusammenfassenden Meldung (ZM) beim Bundeszentralamt für Steuern nach § 18a UStG.
Zusammenfassend gilt für deutsche Unternehmen, dass sie die USt-IDNr. ihres Leistungsempfängers benötigen, um
  • zu erkennen, ob sie steuerfrei an Leistungsempfänger in der EU nach § 6a Umsatzsteuergesetz (UStG) liefern können.
  • Um eine Leistung als steuerfrei behandeln zu können.
  • Ferner müssen sie ihre USt-IDNr. und die des Leistungsempfängers in ihrer Rechnung für eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung angeben, um den Pflichten für eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 und § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) nachzukommen.
  • Schließlich müssen sie die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an einen Leistungsempfänger unter dessen USt-IDNr. in ihrer Zusammenfassenden Meldungen nach § 18a UStG angeben.
  • Steuerliche Bedeutung hat die USt-IDNr. des Leistungsempfängers auch als Tatbestandsmerkmal der Regelung des § 3a Abs. 2 Nr. 3 Buchstabe c und Nr. 4 UStG sowie des § 3b Abs. 3 bis 6 UStG über den Ort bestimmter sonstiger Leistungen.
  • Darüber hinaus kann der Unternehmer anstatt der finanzamtsbezogenen Steuernummer die USt-IDNr. in seinen Rechnungen angeben. Mehr hierzu in unserem Merkblatt Pflichtangaben in Rechnungen.

2. Wie ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufgebaut?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bestehen aus dem Länderkennzeichen und 8 bis 12 weiteren Stellen (Ziffern und/oder Buchstaben), Länderübersicht des Bundeszentralamtes für Steuern ist als Download abrufbar in der Spalte rechts neben diesem Merkblatt.  

3. Verpflichtung zur Überprüfung der  Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die USt-IDNr. wird in das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS), eine EU-Datenbank für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen der EU, eingefügt und kann von jeder Person aus der EU eingesehen und überprüft werden. MIAS ist ein System zur elektronischen Übermittlung von Informationen über die MwSt-Registrierung (= Gültigkeit von MwSt-Nummern) von in der EU registrierten Unternehmen. Über das MIAS tauschen außerdem die Steuerverwaltungen der Mitgliedstaaten Informationen über (befreite) innergemeinschaftliche Lieferungen aus.
Unternehmerinnen bzw. Unternehmer mit gültiger deutscher USt-IDNr. haben die Möglichkeit, ausländische USt-IDNrN. im Bestätigungsverfahren zu prüfen.
Das liefernde Unternehmen ist gemäß § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" zu prüfen. Kommt der liefernde Unternehmer seiner Sorgfaltspflicht bezüglich der Überprüfung der Richtigkeit der USt-IDNr. nicht nach und stellt sich später heraus, dass die von dem liefernden Unternehmen angegebene USt-IDNr. des Empfängers der Lieferung nicht korrekt war, muss das liefernde Unternehmen mit empfindlichen Steuernachzahlungen rechnen. Um dieses Risiko zu vermeiden und der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmann" nachzukommen, empfiehlt sich eine Überprüfung der USt-IDNr. des Empfängers der Lieferung.

4. Bestätigungsverfahren für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Für die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer seines Kunden in einem anderen Mitgliedsaat der EU gibt der Unternehmer gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern seine eigene USt-IdNr. (oder ggf. Steuernummer, unter der er umsatzsteuerlich geführt wird) und die zu überprüfende, von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IDNr. an.
  • einfaches Bestätigungsverfahren: Das Bundeszentralamt für Steuern teilt ihm daraufhin mit, ob die angegeben USt-IDNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist oder nicht.
    Eine einfache Bestätigung muss zwingend vor einer qualifizierten Bestätigung durchgeführt werden.
  • qualifiziertes Bestätigungsverfahren: Der anfragende Unternehmer kann zusätzlich zu der zu überprüfenden USt-IDNr. auch den Firmennamen (einschließlich der Rechtsform), Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen. 
Die Nutzung der einfachen und/oder der qualifizierten Bestätigung über das Internet ist kostenfrei. Es entstehen lediglich die Verbindungsentgelte Ihres Internetanbieters.
Die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann neben der Online-Bestätigungsanfrage auch postalisch, telefonisch, per Telefax oder E-Mail beim
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
Ludwig-Karl-Balzer-Allee 2
66740 Saarlouis
Tel.: +49-(0)228-4061222
Fax: +49-(0)228-4063801
erfolgen.
Hinweis: Die Kontaktinformationen und das Kontaktformular finden Sie außerdem auf der Webseite des BZSt.
Telefonisches Bestätigungsverfahren: Montag- Freitag: 7.00- 16.00 Uhr
Internet-Bestätigungsverfahren: täglich 5.00 bis 23.00 Uhr.
Unternehmen haben die Möglichkeit, sich in der Zeit von 5:00 Uhr bis 23:00 Uhr auch auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern unter www.bzst.de die Gültigkeit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch qualifiziert bestätigen zu lassen.
Sollten über die Online-Bestätigung zu einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mehrere Anfragen an einem Tag gestellt werden und zu jeder Anfrage eine Bestätigungsmitteilung gewünscht werden, wird lediglich das Ergebnis der zeitlich letzten Anfrage schriftlich mitgeteilt. Für Unternehmen mit besonders vielen Anfragen besteht die Möglichkeit die Abfrage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern über eine XML-RPC-Schnittstelle in die eigenen Systeme zu integrieren. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Webseite des BZSt.

5. Beantragung einer USt-IDNr.? 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) kann schriftlich beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Bei der erstmaligen Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit (Neugründung) kann die Erteilung der USt-IDNr. beschleunigt werden, wenn dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), Dienstsitz Saarlouis, eine schriftliche Bestätigung des Finanzamtes über die umsatzsteuerliche Erfassung des Antragstellers vorgelegt wird. In eiligen Fällen sollte man das BZSt vorab anrufen und dann schriftlich (Post, Fax, E-mail) die USt-IDNr. beantragen.
Adresse:
Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis
Tel.: +49-(0)228-406-1222
Fax: +49-(0)228-406-3801
In dem formlosen Antrag sind Name und Anschrift des Antragstellers sowie die Steuernummer, unter der der Antragsteller umsatzsteuerlich geführt wird, anzugeben und das für die Umsatzbesteuerung zuständige Finanzamt zu bezeichnen (§ 27a Abs. 1 Sätze 5 und 6 UStG).
Bei der erstmaligen Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit kann eine USt-IDNr. erst erteilt werden, wenn dem zuständigen Finanzamt der Beginn der unternehmerischen Tätigkeit angezeigt und mitgeteilt wurde, dass für die Teilnahme am innergemeinschaftlichen Handelsverkehr eine USt-IDNr. benötigt wird. Der Unternehmer muss sich deshalb zuerst an das für ihn zuständige Finanzamt wenden. Bei der steuerlichen Neuaufnahme kann er gleichzeitig die Erteilung einer USt-IDNr. beantragen. Diese Angaben werden automatisch an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet. Die Beantragung dauert zur Zeit bis zu zwei Monate. Um das Verfahren abzukürzen, sollte sich ein Existenzgründer in eiligen Fällen von seinem zuständigen Finanzamt Name, Anschrift, Firmierung sowie die aktuelle Steuernummer, die für die Umsatzsteuer gültig ist, auf einem Schreiben bestätigen lassen und mit diesem Schreiben die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer per Fax (0228/ 406-3801) beim Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, beantragen. Nach spätestens drei Tagen sollte er vom Bundeszentralamt für Steuern die USt-IDNr. erhalten.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann auch online beim BZSt beantragt werden. Hierbei wird über das Formular-Management-System (FMS) des Bundes ein entsprechendes Internet-Formular zur Verfügung gestellt, über das eine vollautomatisierte Beantragung ermöglicht wird. Dazu muss der Antragsteller - je nach Rechtsform des Unternehmens - unterschiedliche Identifikationsmerkmale in das Formular eingeben. Diese werden nach der Übermittlung sofort mit dem vorliegenden Datenbestand des BZSt verglichen und auf Übereinstimmung geprüft. Im Ergebnis erhält der berechtigte Antragsteller unmittelbar und ohne Medienbruch einen entsprechenden Online-Bescheid hinsichtlich der automatisierten Bearbeitung.
Die Bekanntgabe einer neu zugeteilten oder der bereits bestehenden, gültigen USt-IDNr. erfolgt in diesem Verfahren jedoch ausschließlich auf dem Postweg an die Anschrift des jeweils betroffenen Unternehmers, die dem Bundeszentralamt für Steuern zur Verfügung steht. Dadurch soll Missbrauch mit der USt-IDNr. vermieden werden, der dadurch entstehen könnte, dass sie einem nicht berechtigten Antragsteller unmittelbar bekannt gegeben wird. Steuerliche Vertreter können die USt-IDNr. für ihre Mandanten beantragen. Die schriftliche Bekanntgabe der zugeteilten USt-IDNr. erfolgt jedoch auch in diesen Fällen unmittelbar an den Unternehmensinhaber bzw. das Unternehmen selbst. Achtung: Dieser Online-Dienst steht in der Zeit von 23:00 Uhr bis 05.00 Uhr nicht zur Verfügung. Für die Online-Beantragung sind folgende Daten einzugeben (bitte bereithalten):
  • Finanzamt, das für die Umsatzbesteuerung des Unternehmens zuständig ist.
  • Steuernummer, unter der das Unternehmen umsatzsteuerlich geführt wird (bei Organgesellschaften die Körperschaftsteuernummer).
  • Rechtsform des Unternehmens.
  • bei Einzelunternehmen sind Name, Vorname und Geburtsdatum des steuerpflichtigen Unternehmensinhabers anzugeben.
  • bei allen anderen Rechtsformen sind Namen des Unternehmens (Firma, ohne Rechtsformbezeichnung), Postleitzahl und Ort (Unternehmenssitz) anzugeben.
Bitte beachten Sie, dass das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zur Verhinderung von missbräuchlicher Beantragung einer USt-IDNr. verpflichtet ist, die in das Formular eingegebenen Daten nach dem Absenden mit dem vorhandenen Adressdatenbestand auf Übereinstimmung zu vergleichen. Das BZSt erhält gemäß § 27a Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes von den zuständigen Landesfinanzbehörden (Finanzämter) die für die Erteilung der USt-IDNr. erforderlichen Daten über die bei ihnen umsatzsteuerlich geführten natürlichen und juristischen Personen und Personenvereinigungen. Um einen größtmöglichen Erfolg bei der Übereinstimmungsprüfung zu erzielen, sollten Sie daher Ihren letzten Steuerbescheid oder die Mitteilung der Steuernummer vom zuständigen Finanzamt hinzunehmen und die dortigen Adressdaten vergleichen.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige IHK. Welche IHK für Ihr Unternehmen zuständig ist, können Sie über den IHK-Finder ermitteln.
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt
Stand: Februar 2020

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