Elektronische Aufzeichnungssysteme /-registrierkassen

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt. Als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten auch elektronische Vorsysteme mit externer Geldaufbewahrung. Welche dieser elektronischen Aufzeichnungssysteme zusätzlich die besonderen Anforderungen des § 146a AO erfüllen müssen (Pflicht zur Aufzeichnung anderer Vorgänge, Schutz durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) bestimmt sich nach § 1 KassenSichV.

Die ordnungsgemäße Kassenführung ist ein wichtiger Bestandteil des deutschen Steuersystems, um anhand der Dokumentation Steuerhinterziehungen zu vermeiden bzw. aufzudecken. Sie dienen der Transparenz von Geschäftsabläufen und der Einhaltung der steuerlichen Vorgaben.

Hinweis: Das folgende Merkblatt soll Ihnen einen ersten Einstieg in das Thema geben. Ergänzend lesen Sie bitte auch das DIHK Info-Blatt: Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen.

Es besteht keine allgemeine Registrierkassenpflicht für Unternehmen, allerdings gilt eine Pflicht zur Führung einer Registrierkasse grundsätzlich für alle gewerbetreibende Unternehmen, die buchführungspflichtig i.S.d. § 238 ff. HGB sind. Die Aufzeichnungspflicht ergibt sich aus § 22 UStG und §§ 140 f. AO. Zudem besteht gem. § 141 AO eine Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger, deren Buchführungspflicht sich nicht aus § 140 AO ergibt. Das Gesetz nennt in § 141 Abs. 1 Nr. 1 AO beispielsweise gewerbliche Unternehmer, die einen Gesamtumsatz i.S.d. § 19 Abs. 3 S. 1 des UStG von mehr als 600 000 € im Kalenderjahr erwirtschaftet haben.
Die Aufzeichnungspflichten entfallen bei Vorliegen der Voraussetzungen nach § 22 Abs. 3 UStG.

Unternehmer, die ihren Gewinn durch eine sog. Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind nur zur Einzelaufzeichnung i.S.d. § 22 UStG verpflichtet (geordnete, vollständige und chronologische Ablage von Belegen). Sofern auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch geführt wird, sind die gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang einzuhalten.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet.

Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno-Buchungen.

Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit, d. h. zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt u. U. auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem.

Grundsätzlich ist es möglich, dass die Einzelaufzeichnungspflicht aus Gründen der Zumutbarkeit entfällt. Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, AEAO zu § 146 Nr. 2.2.1. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen.
Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt laut AEAO zu § 146 Nr. 2.2.2 die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO, vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4). Bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen des § 146 Abs. 1 Satz 3 AO ist die Zumutbarkeit nicht gesondert zu prüfen. Wird hingegen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO unabhängig davon, ob das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach § 146a Abs. 3 AOi. V. m. der KassenSichV mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen sind.

Neben den elektronischen Registrierkassen gibt es zudem noch die Form der offenen Ladenkasse. Dabei werden die Geschäftsvorfälle manuell (Bareinnahmen/Barausgaben) in einer physischen Kasse erfasst. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sind dabei in den Kassenbüchern zu erfassen. Diese Form der Erfassung eignet sich für Unternehmen, deren Transaktionen überschaubar sind.

Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt und deshalb auch „Schubladenkasse“ genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen, siehe AEAO zu § 146 Nr. 3.3. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.

Beispiel eines Kassenberichts:

Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
./. sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen

Zu weiteren Details der Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse siehe AEAO zu § 146 Nr. 3 ff.

Seit dem 1. Januar 2020 müssten Steuerpflichtige ihr elektronisches Aufzeichnungssystem (Kassensysteme/Registrierkassen) nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung grundsätzlich auch an das für sie zuständige Finanzamt melden. Grundlage ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen („Kassengesetz“). Die Mitteilungspflicht gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV.

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. (Zu den Einzelheiten der Mitteilung siehe § 146a Abs. 4 AO sowie den Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a, Nr. 9).

Grundsätzlich soll diese Meldung mittels eines amtlich vorgeschriebenen (Papier-) Vordrucks erfolgen. Das für die Mitteilung vorgesehene elektronische Übermittlungsverfahren steht jedoch noch nicht zur Verfügung; eine entsprechende Meldung nach § 146a Absatz 4 AO ist für die betroffenen Steuerpflichtigen daher gegenwärtig noch nicht möglich. Der Zeitpunkt des Einsatzes des Übermittlungsverfahrens wird noch gesondert bekannt gegeben.

Ende 2016 wurde das neue Kassengesetz beschlossen, das unter anderem die Umstellung von elektronischen Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System vorsah. Sogenannte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen durch zertifizierte Sicherheitseinrichtungen, bestehend aus einem Sicherheitsmodul, einem Sicherheitsmedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle geschützt werden, so dass eine Löschung von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Die technischen Anforderungen definiert und zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI). Die Aufzeichnungen sind auf einem Speichermedium zu sichern und verfügbar zu halten (§ 146 Abs. 1 AO). Neue Registrierkassen werden in der Regel bereits mit integriertem tSE angeboten.

Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des BS I.

Zur steuerlichen Behandlung der Kosten der erstmaligen Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung siehe Schreiben des BMF vom 21. August 2020.

Hinsichtlich elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten in einem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 festgelegt.

Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Dieses betrifft Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler.

Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig 10 Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann. Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen i. S. von § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufzubewahren.

Hinweis: Weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen finden Sie auf unserem Merkblatt Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen.

Vorzuhalten ist auch eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthält.

Mit dem Kassengesetz wurde zum 1. Januar 2020 zudem die Belegausgabepflicht eingeführt. Jeder Unternehmer, der mit der elektronischen Kassenführung arbeitet, ist grundsätzlich dazu verpflichtet, seinen Kunden einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszuhändigen. Dies soll der Transparenz dienen und Steuerbetrug vorbeugen.

Befreiung von der Belegausgabepflicht: Gemäß § 146a Abs. 2 AO kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Die Möglichkeit der Befreiung besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen. Eine Befreiung i. S. d. § 148 AO kann nur für den jeweiligen Einzelfall beantragt und gewährt werden. Eine Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar. Die Befreiung von der Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entbindet den Unternehmer nicht von dem Anspruch des Kunden auf die Ausstellung einer Quittung nach § 368 BGB.

Weitere Informationen zur Belegausgabepflicht finden Sie in der Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a AO und der KassenSichV sowie im AEAO zu § 146a Abschn. 6

Die Finanzverwaltung ist gem. einer sog. Kassen-Nachschau (§ 146b AO) berechtigt, die Kassensysteme in den Geschäftsräumen des Betriebsinhabers ohne vorherige Ankündigung zu überprüfen. Dabei kann eine Einsichtnahme in kassenrelevante Aufzeichnungen, Bücher und sonstigen Organisationsunterlagen verlangt werden. Die Finanzverwaltung ist zudem befugt, diese Unterlagen und Belege zu scannen und zu fotografieren. Ein Prüfungsbericht ist nicht zu fertigen. Steuerpflichtige, deren gesetzliche Vertreter bzw. rechtlich befugte Mitarbeiter sind zur Mitwirkung verpflichtet. Bei möglichen Beanstandungen kann zu einer Außenprüfung gem. § 193 AO übergegangen werden.

Weitere Details und Informationen zur Kassennachschau finden Sie in AEAO zu § 146b.

Die Einhaltung der Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung der Registrierkassen ist notwendig, um Sanktionen wie Bußgelder bzw. Strafverfahren zu vermeiden. Die Finanzbehörden können sowohl im Rahmen einer Betriebsprüfung als auch unangekündigt die Aufzeichnungen aus den Registrierkassen einsehen und die ordnungsgemäße Dokumentation prüfen. Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden einen besonderen Fokus auf Registrierkassen bzw. Kassensysteme und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Erfahrungsgemäß sind Beanstandungen bei Kassenprüfungen nicht selten. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Bei Fragen und Problemen sollten Sie Ihren Steuerberater bzw. Kassenfachhändler ansprechen.

Der Anwendungserlass zu § 146a der Abgabenordnung (AO) wird ab dem 1. Januar 2024 neu gefasst. Einzelheiten finden Sie hier: Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO

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Stand: Januar 2024