Außenhandel

Tipps für die Import- und Exportpraxis

Außenwirtschaftsberatung

Der Import und Export von Waren und Dienstleistungen ist mit besonderen Risiken verbunden. Diese können jedoch bei sorgfältiger Vorbereitung vermindert werden.
Unsere Handelskammer berät Sie unter anderem zu den Themen Warenein- und Warenausfuhren, Zollrecht, Ausfuhrkontrolle, internationales Marketing,  Beschaffung, Zahlungsabwicklung, Finanzierung und Risikoabsicherung.
Wertvolle Tipps aus der Praxis und viele Checklisten enthält die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie herausgegebene Broschüre "GründerZeiten Nr. 12: Import/Export".
In unserer Commerzbibliothek finden Sie zahlreiche Fachbücher zum Thema Außenhandel, von der allgemeinen Einführung bis hin zur vertiefenden Literatur zu zahlreichen Fachfragen, wie z.B. Vertragsgestaltung, Zahlungsabwicklung, internationales Marketing, Kontaktanschriften.
Der Bildungsservice der Handelskammer Hamburg HKBiS bietet alljährlich regelmäßig praxisorientierte Tagesseminare zu Spezialfragen des Außenhandels an. Die Seminare geben grundlegende und weiterführende Einblicke in die Themen präferenzielles und nichtpräferenzielles Ursprungsrecht und das richtige Austellen von Ursprungszeugnissen.
Des Weiteren empfehlen wir, die nachfolgend genannten Quellen für die Vorbereitung und Durchführung von Außenhandelsgeschäften regelmäßig zu nutzen:
Für eine individuelle Beratung stehen Ihnen unsere Außenwirtschaftsberater für ein praxisorientiertes Beratungsgespräch gerne zur Verfügung.

Wichtige Informationen

Formularvordrucke

Importeure, Exporteure, Transithändler, Lagerhalter, Spediteure und andere Dienstleister, die im internationalen Warenverkehr tätig sind, müssen, abhängig von ihrer Rolle in der internationalen Lieferkette, unterschiedliche Zollformalitäten erfüllen und eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften beachten.
Die Abwicklung der Einfuhr-, Ausfuhr- und Transitformalitäten setzt die Kenntnis unterschiedlicher Formulare voraus und wirft folgende Fragen auf:
  • Ist für mein Vorhaben ein bestimmtes (amtliches) Formular vorgeschrieben?
  • Wo bekomme ich das Formular?
  • Wie wird das Formular ausgefüllt? Gibt es hierzu ein Merkblatt?
Beispiele:
  • Ursprungszeugnis
  • Warenverkehrsbescheinigung (EUR.1, EUR-MED, A.TR.)
  • Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft
  • Carnet A.T.A.
  • EU-Einheitspapier
  • ...
Unsere Handelskammer stellt im Service-Center Ursprungszeugnisse und Carnets A.T.A. aus.
Zahlreiche Zollformulare und Anträge können im Formularcenter der deutschen Zollverwaltung heruntergeladen werden. Hier finden Sie eine Auflistung der Kontaktdaten der Formularfachverlage. Formulare, die im Rahmen der Ausfuhrkontrolle erforderlich sind, sind auf der Internetseite des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle zu finden.
Zollformulare (auch amtliche Vordrucke) für den Import und Export erhalten Sie bei den einschlägigen Fachverlagen für den Außenhandel.

Praktische Arbeitshilfe Export/Import

Basisinformationen und Hinweise zu Formularen bietet die „Praktische Arbeitshilfe Export/Import“. Durch systematische Darstellung, Erläuterung und das Ausfüllen der Formulare direkt am PC wird die Abwicklung von Ex- und Importgeschäften für Ungeübte und Profis erleichtert.
Umfassende Informationen zu dieser Publikation finden Sie hier.
Die "Praktische Arbeitshilfe Export/Import" ist ein Gemeinschaftswerk einer Arbeitsgruppe der nordrhein-westfälischen Industrie- und Handelskammern. Sie wendet sich an diejenigen Mitarbeiter in Unternehmen, die mit Außenwirtschaftsformularen umgehen müssen und informiert über die Verwendung der am häufigsten verwendeten Formulare.
Die "Praktische Arbeitshilfe Export/Import" können Sie über den Buchhandel beziehen.

Angebote erstellen

Was ist bei der Erstellung eines professionellen Angebots im Außenhandel zu beachten?

Ein erster Schritt zur Herstellung von Geschäftskontakten im Außenhandel ist häufig ein Standardschreiben, das im Massenversand verschickt wird. Die Gefahr, dass es im Papierkorb landet ist jedoch groß. Sie sollten es daher so interessant und praxisnah wie möglich formulieren. Ein Hinweis auf die Bereitstellung weiterer Informationen sollte nicht fehlen. Ein beigefügter Prospekt oder Produktbeschreibungen im pdf-Format runden das Standardangebot ab.
Im Falle einer Rückmeldung des ausländischen Unternehmens oder einer spezifizierten Anfrage, die eine gewisse Ernsthaftigkeit an einer Kaufvereinbarung erkennen lässt, ist ein individuelles Angebot erforderlich. Ihre Antwort sollte die Vorteile Ihres Angebots für den (zukünftigen) Auslandskunden herausstellen, ohne dabei mehr zu versprechen, als im Auftragsfall erfüllt werden kann. Er soll eine klare Aussage über die Punkte enthalten, die Gegenstand des Kaufvertrages werden sollen.
Typische Negativ-Beispiele, die bei E-Mails immer wieder vorkommen:
  • Allgemeine Anfragen nach dem Muster "Hallo, ich will zur Entwicklung der deutsch-russischen Wirtschaftsbeziehungen beitragen, kannst Du mir helfen? Karl-Heinz".
  • Seitenlange E-Mails mit verschiedenen Schriftgrößen und -farben und Anlagen mit mehr als 5 MB. Am Ende fragt man sich aber immer noch, was die Anfrage überhaupt bezweckt.
  • Fehlen wichtiger Angaben, wie Firmenname, Anschrift, Telefon, Telefax, Internet, Name des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin, Angaben zum Handelsregister, Funktion und Geschlecht des Verfassers des E-Mails (letzteres ist bei Korrespondenz mit Firmen in anderen Kulturkreisen nicht immer erkennbar).
Die nachfolgende Checkliste enthält die unverzichtbaren Bestandteile Ihres Angebots zur Vermeidung unnötiger Rückfragen:
  1. Das Angebot bzw. die Pro-Forma-Rechnung sollte nur schriftlich auf dem offiziellen Firmenbriefbogen abgegeben werden (Branchenzugehörigkeit, Postfach- und Straßenadresse, Telekomdaten, Bankverbindung, MwSt-Identifikationsnummer)
  2. Korrekte Empfängeradresse angeben (vollständige Firmierung, Bezugsperson, Länderangabe)
  3. Unmissverständliches Datum angeben (Tagesziffer, Monatsbuchstaben)
  4. Angebotsform und Gültigkeitsdauer des Angebots klarstellen (verbindlich / unverbindlich, Datum)
  5. Sachliche Warenbeschreibung (handelsübliche Warendeklaration, Zolltarif-Nr., Aufmachung, Markenzeichen)
  6. Hinweise zu Besonderheiten des Angebots (Qualitätsmerkmale, Einsatzmöglichkeiten, vergleichende Werbung)
  7. Hinweise zur speziellen Umverpackung (CIF-Daten, Containerbestückung)
  8. Verkaufspreis in Verbindung mit der Lieferklausel (Währung, Verkaufseinheit, INCOTERMS)
  9. Lieferfristen und/oder -termin unter Berücksichtigung der Produktionskapazität (Werktage ab Auftragsbestätigung)
  10. Internationale Zahlungsbedingung (Bonitätsprüfung, Risikobeurteilung, Kreditversicherung)
Ergänzende Hinweise zum erfolgreichen Aufbau von Außenhandelsgeschäften finden Sie in dem Ratgeber für kleine und mittlere Unternehmen "Weltweit Aktiv" des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie, zu beziehen über www.bmwi.de.
Hier finden Sie weitere Informationen zu den Deutschen Auslandshandelskammern.

Wichtige Adressen

Informations- und Beratungsstellen
Zollinformationen
Europäische Kommission
Exportfinanzierung/Exportkreditversicherung
Ländervereine