Das Digitale Berichtsheft ist für alle IHK-Ausbildungsberufe entwickelt und ist die erste Anwendung innerhalb des bundesweiten Serviceportals Bildung. Es steht allen Ausbildungsunternehmen unserer Handelskammer zur Verfügung. Alle offiziellen Berufsbilder sind erfasst und werden vom System unterstützt. Die Berichtsheftführung für die Umschulung ist mit diesem Tool nicht möglich.
Hinweis zur Prüfungsanmeldung: Im Serviceportal Bildung können die Azubis aus ihrem digitalen Berichtsheft ein pdf-Dokument erzeugen. Dieses Dokument müssen die Azubis dann im Rahmen der Anmeldung zur Abschlussprüfung in einer anderen Online-Anwendung (dem Azubi-Infocenter) wieder hochladen. Eine direkte Verknüpfung zwischen dem Serviceportal Bildung und dem Azubi-Infocenter besteht nicht.
Wie registriere ich unser Ausbildungsunternehmen für das Digitale Berichtsheft?
In 5 Schritten können Ausbildungsverantwortliche die Nutzung des Digitalen Berichtshefts innerhalb Ihres Unternehmens vorbereiten. (Es ist aus Gründen der Nutzerverwaltung wichtig, dass die Registrierung und Aktivierung des Unternehmens nicht durch Azubis vorgenommen wird.)
Legen Sie zunächst Ihr persönliches Nutzerkonto unter meine.ihk.de/an.
Neues Unternehmen anlegen. Haben Sie Ihr persönliches Nutzerkonto erfolgreich angelegt, müssen Sie nun für die Nutzung des Digitalen Berichtsheftes zusätzlich Ihr Unternehmen registrieren. Hinweis: Diese erstmalige Unternehmensregistrierung ist technisch zwingend erforderlich! Dies gilt auch, falls Sie bereits für andere Online-Portale innerhalb unserer Handelskammer Unternehmenszugänge besitzen.
Dafür nehmen Sie bitte folgende Schritte vor:
Loggen Sie sich über meine.ihk.demit Ihrem Nutzerkonto ein.
Wählen Sie unter dem Bereich „Funktionen“ die Kachel „Neues Unternehmen anlegen“ aus und geben die Unternehmensdaten ein. Für eine eindeutige Zuordnung ist es wichtig, dass Sie unbedingt die offizielle Firmenbezeichnung des Ausbildungsbetriebes eintragen.
Durch Absenden des Formulars wird der Registrierungsantrag an uns zur Prüfung übermittelt. Hinweis: Es können von uns nur solche Unternehmen freigeben werden, die in unserer Handelskammer den Status “anerkannter Ausbildungsbetrieb” besitzen.
Zugangsdaten abwarten Der Ausbildungsbetrieb erhält an die allgemeine Unternehmensadresse postalisch einen Brief von uns mit dem Aktivierungskennwort.
Hinweis: Falls der Brief mal nicht ankommt, kann man in meine.ihk.de einfach “neues Unternehmenspasswort anfordern” auswählen. Dadurch wird der Brief erneut verschickt.
Unternehmen aktivieren und Auszubildende sowie Ausbilder/innen freischalten Sobald Ihnen der Brief mit den die Zugangsdaten vorliegt, melden Sie sich erneut unter meine.ihk.dean und wählen im Bereich „Funktionen“ die Kachel „Unternehmen aktivieren“ aus. Geben Sie in der Eingabemaske neben dem postalisch übermittelten Aktivierungskennwort Ihre Unternehmens-Mitgliedsnummer sowie unsere Kammernummer (131) ein. Nach Klick auf „Aktivieren“ ist die Unternehmensregistrierung abgeschlossen. Sie haben dadurch automatisch die Rolle des/der Unternehmens-Administrators/in. Mit dieser Rolle haben Sie nun die Möglichkeit weitere Nutzer einzuladen und ihnen die entsprechenden Nutzerrollen innerhalb des Serviceportals Bildung zuzuweisen. Denken Sie daran, sich selbst ebenfalls die notwendigen Nutzerrollen (Ausbildungs-Administrator/in und ggf. Ausbilder/in) zu geben.
Die unterschiedlichen Nutzerrollen im Digitalen Berichtsheft:
a Unternehmensadministrator/in Aufgabe: Unternehmensregistrierung, Nutzer dem Unternehmen hinzufügen und freischalten, optionale Unternehmens-Einstellung (ja/nein) vornehmen (Zuordnung von Berichtshefteinträgen zu den Berufsqualifikationen, Zuordnung der Ausbildungsstunden, Verwendung des Azubi-Planers, Nutzung des zweistufigen Freigabeprozesses)
b Ausbildungsadministrator/in Aufgabe: Zuordnung der Auszubildenden zu ihren Ausbilder/innen und Ausbildungsbeauftragten, Verwaltung von Ausbilder/innen und Ausbildungsbeauftragten
c Ausbilder/in Aufgabe: Überprüfen, Kommentieren und Freigeben der Berichtshefte der zugeordneten Auszubildenden
d Ausbildungsbeauftragte/r Aufgabe: Überprüfen, Kommentieren und Freigeben der Berichtshefte der zugeordneten Auszubildenden für einen festgelegten Ausbildungsabschnitt
e Auszubildende/r Aufgabe: Erstellung und Freigabe des Berichtsheftes
Hinweis: Ausbilder/innen und Azubis müssen bei der Registrierung unbedingt auf die exakte Namensübereinstimmung mit den bei der Handelskammer vorliegenden Daten achten. Wenn man also z.B. im Ausbildungsvertrag zwei Vornamen angegeben hat, muss man sich auch bei meine.ihk.de mit beiden Vornamen registrieren. Auch Umlaute (ä, ö, ü) dürfen nicht verändert werden.
Das Digitale Berichtsheft über die Website des Serviceportals Bildung bildung.ihk.de nutzen. Hinweis 1: Azubis und Ausbilder/innen müssen bei der erstmaligen Anmeldung im Serviceportal Bildung ihre persönliche Ident-Nummer bei der Handelskammer angeben. Azubis finden diese Nummer auf der Eintragungsbestätigung, die sie von der Handelskammer erhalten haben; Ausbilder/innen finden ihre Nummer in der “Ausbilderübersicht”, die jeder Ausbildungsbetrieb von der Handelskammer automatisch erhält. Hinweis 2: Jede Person muss sich mindestens einmal im Serviceportal Bildung (bildung.ihk.de) angemeldet haben, damit Azubis, Ausbilder/innen und Ausbildungsbeauftragte innerhalb der Anwendung einander korrekt zugeordnet werden können.
Anleitungen
Im Hilfebereich des Serviceportals (bildung.ihk.de) finden Sie das aktuelle Nutzerhandbuch für das digitale Berichtsheft, eine Einstiegshilfe sowie eine Übersicht der häufigsten Fragen und Antworten
